Directum (СЭД/ECM-система)

Основная статья: СЭД (подробнее)

DIRECTUM – российская масштабируемая ECM-система с готовым межкорпоративным документооборотом и вовлечением всех сотрудников от топ-менеджера до конечного исполнителя.

Позволяет организовать сквозные процессы внутри холдингов и межкорпоративный документооборот, стыкуя между собой учетные системы, СЭД и сервисы обмена. Единая точка входа исключает необходимость работы в нескольких системах и обеспечивает полностью безбумажное юридически значимое взаимодействие:

Бизнес-решения DIRECTUM

Закрывает широкий спектр бизнес-задач за пределами классического делопроизводства.

Управление документами

Обеспечивает полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Деловые процессы

Полноценно решает задачи организаций, обеспечивает оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам. Обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов.ИТ-директор «Роснефти» Дмитрий Ломилин выступит на TAdviser SummIT 28 ноября

Канцелярия

Оптимизирует рутинные операции по обработке бумажных документов: ведение номенклатуры дел, работу с корреспонденцией, контроль исполнения поручений и резолюций, возврат документов, подготовку отчетов.

Управление закупками

Автоматизирует внутренние закупочные процессы : от планирования и проведения закупок до контроля соблюдения условий заключаемых договоров.

Управление проектами

Предоставляет инструменты управления полным жизненным циклом проекта и портфелем проектов, календарного и ресурсного планирования, статистики и анализа проектной работы.

Управление договорами

Закрывает все этапы договорной работы: подготовка и согласование документов, контроль возврата оригиналов и исполнения всех обязательств, оперативный поиск и формирование отчетности.

Финансовый архив

Обеспечивает подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, поддержку внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, сверки операций по первичным документам, ведение претензионной деятельности.

Управление совещаниями

Обеспечивает организацию совещаний и подготовку к ним, формирование повестки и протокола, исполнение принятых решений, создание аналитических отчетов.

Управление претензиями

Закрывает задачи управления взаимоотношениями с участниками претензионно-исковой работы, контроль сроков работы по претензиям и искам, согласование и автоматическую регистрация документов.

Кадровые процессы

Оптимизирует процесс подбора кадров, позволяет организовать прием, увольнение, перевод и назначение персонала, поддержку кадрового документооборота.

Проектный документооборот

Позволяет контролировать соблюдение процедур управления проектами, планировать и управлять рисками, оценивать качество и эффективность управления, вести архив проектной документации.

Управление услугами

Автоматизирует процессы оказания сервисных услуг, например, связанных с поддержкой ИТ-инфраструктуры или хозяйственным обеспечением. Включает управление каталогом услуг, сервисными договорами, обращениями потребителей услуг.

Преимущества системы DIRECTUM

Быстрый старт внешнего документооборота

DIRECTUM обеспечивает быстрый запуск и удобную работу по юридически значимому обмену с контрагентами:

• Готовая функциональность для встраивания обмена в процессы для пользователей всех уровней: сотрудники, руководители среднего звена, директора.
• Полный переход с бумажного на электронный документооборот – не нужно распечатывать документы для «живой» подписи директором, все документы согласуются в электронном виде с применением электронной подписи, в том числе в мобильных приложениях.
• Поддержка всех видов документов: электронные и бумажные, формализованные (счет-фактура, УПД, акт и т.д.) и неформализованные (договор, спецификация и т.д.);

DIRECTUM поддерживает обмен через разных операторов:

• единая точка входа для работы с любым оператором
• возможность смены операторов
• настроенный роуминг с ключевыми операторами

Предусмотрено надежное корпоративное локальное хранилище юридически значимых электронных документов и сканов бумажных.

Компания и партнеры имеет уникальные компетенции по консалтингу и внедрению внутреннего и внешнего электронного документооборота. Предусмотрены специальные предложения и скидки при подключении к оператору обмена Synerdocs.

Производительность и масштабируемость

Платформа DIRECTUM обеспечивает одновременную работу десятков тысяч пользователей и хранение более 20 000 000 документов на каждом сервере организации. Регулярные аудиты производительности распределенных систем позволяют оптимизировать загрузку и соблюсти требуемое время длительности пользовательских операций.

Работа в территориально распределенной среде

Система позволяет настроить сквозные процессы в холдингах и компаниях со сложной структурой. Службы взаимодействия систем предназначены для обмена данными между предприятиями холдинга, использующими разные версии системы. Интеграция с системами обмена служит для подключения контрагентов к обмену юридически значимыми электронными документами.

Выделение как SQL-серверных, так и файловых хранилищ документов позволяет гибко управлять распределением нагрузки на сервера организации при доступе к документам.

Импортонезависимость и импортоопережение

Продукты DIRECTUM включены в единый реестр отечественного ПО при Минкомсвязи России. Система поддерживает 100% стандартов российского делопроизводства и соответствует всем требованиям безопасности в России. Разработка системы DIRECTUM 5 ведется отечественными специалистами на территории РФ.

Интеграция с широким набором ПО

DIRECTUM встраивается в ИТ-инфраструктуру предприятия и становится центральным элементом в работе с корпоративным контентом. Обеспечивается совместная работа ECM-системы c множеством классов корпоративных систем:

Учетными системами (1С: Предприятие, SAP, Microsoft Dynamics AX и т.д.) Системами обмена документами (Synerdocs, Диадок) Офисными пакетами и приложениями (Microsoft Office, LibreOffice, Apache OpenOffice.org, МойОфис)

Продуманная архитектура

Система DIRECTUM построена на базе многоуровневой архитектуры. Её основными функциональными элементами являются СУБД, файловые хранилища, клиентские приложения (в т.ч. веб и мобильные), интеграционные и сервисные компоненты. Вместе они позволяют работать с неограниченными объемами данных и пользователей в распределенных структурах.

Гибкие возможности адаптации

В основе платформы DIRECTUM – собственный предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Он обеспечивает открытость ECM-системы для ИТ-специалистов заказчика.

Многовариантность доступа

Работа пользователей в DIRECTUM может осуществляться через десктоп, веб-клиент или нативные мобильные приложения.

Десктоп-клиент – привычен для основной массы офисных работников. Его использование снижает порог вхождения и затраты на обучение.

Веб-клиент – обеспечивает удобство удаленной работы и выполнение всех основных операций с контентом.

Мобильные приложения – закрывают основные сценарии работы в ECM-системе вне офиса. Позволяют передавать данные в офлайн-режиме.

Удобный быстрый ввод и обработка документов

Службы ввода обеспечивают простоту и скорость занесения документов из любых источников: со сканеров, МФУ, факсов, из файловой системы, электронной почты и т.д. Службы преобразования документов отвечают за гибкость и скорость обработки документов в форматы, принятые в качестве стандарта в компании и удобные для работы максимального количества пользователей (PDF, TIFF и т.д.), а также за извлечение из документов полезной информации (например, содержания для полнотекстового поиска).

Надежное хранение документов

В зависимости от объема контента и потребности в нем, используются разные типы хранилищ:

• Офисные документы небольшого объема, необходимые для оперативной работы, хранятся в СУБД.
• Медиаданные (видео), к которым необходим потоковый доступ, находятся в файловых хранилищах.
• Для организации долговременного архива документов используются файловые хранилища, настраивается автоматический перенос данных из оперативного SQL-хранилища в архивное.

Комфорт и удобство работы

Интерфейс системы DIRECTUM разработан в соответствии с рекомендациями ведущих производителей ПО и построен по принципам работы стандартных приложений. Сотрудникам проще осваивать систему благодаря привычному внешнему виду и продуманной системе обучения: доступна подробная документация, подсказки к объектам системы, обучающие видеоролики.

Для наиболее частых и однотипных операций предусмотрена группировка заданий в единую управляемую папку. При развитии мобильных клиентов учитываются особенности работы пользователей с разными устройствами.

Консалтинг и обучение

Компания DIRECTUM придерживается принципа разумной адаптации системы и бизнес-процессов. Разрабатывая новое, нужно бережно относиться к существующему. Необходимо организовать новые процессы таким образом, чтобы они органично влились в ECM-систему, а она сама стала ключевым звеном инфраструктуры и бизнеса заказчика:

• изучение, анализ и описание модели «как есть» («as is»);
• определение «узких мест» и разработка оптимизирующих решений;
• разработку модели «как будет» («to be»);
• подготовку регламентов и документации для внедрения ECM-системы.

При моделировании применяется современная нотация BPMN, которая разработана специально для описания бизнес-процессов и понятна и бизнесу, и ИТ-специалистам.

По итогам консалтинга разрабатываются проектные решения, предложения по организационным изменениям и применению технических средств с учетом предметной области и особенностей бизнеса заказчика.

Обучение и сертификация специалистов

Курсы обучения помогают сотрудникам быстро адаптироваться к повседневному взаимодействию с ECM-системой, минимизируют риски саботажа работы, а также позволяют создать в компании собственную компетентную команду консультантов на поддержке и развитии системы.

Вы можете пройти обучение онлайн или на территории центров сертифицированного обучения. Опытные преподаватели на основе оригинальных методических материалов проведут подготовку пользователей, администраторов и программистов DIRECTUM.

Каждое обучение завершается аттестацией и сертификацией.

Directum Архив страховой документации

Одно из главных нареканий от сотрудников страховых компаний, ответственных за наполнение архива, — это сложность внесения такого большого количества документов в систему. Под сложностью, как правило, подразумевается необходимость заполнения множества полей в карточках документов, дублирование этих данных в страховых учетных системах, а также сложность прикрепления к заведенной карточке документа его сканированного образа.

Для исключения вышеописанных сложностей мы предлагаем использовать механизмы интеграции и штрихкодирования, которые заложены в системе хранения страховых документов DIRECTUM. Для этого нужно на все документы, которые поступают от клиентов (например, договор КАСКО с сопутствующими документами), наносить штрих-код, содержащий уникальный номер документа (ID), а также вид этого документа. Иногда компании хотят для простоты проставлять штрихкод стразу на комплект документов, это также допустимо, но тогда исчезает возможность автоматически контролировать комплектность документов и фиксировать фактическое местонахождение оригинала, изъятого из бумажного архива документов. Маркировать документы штрихкодом можно различными способами:

• наклейкой этикетки со штрихкодом на документ. В данном случае предполагается, что этикетки могут печататься заранее (в рулонах) или на месте с помощью принтера этикеток;
• печатью штрихкодов прямо на документы с помощью обычного принтера, если есть свободное место на лицевой стороне или на обратной документа;
• печатью отдельного листа со штрихкодом;
• изначальной печатью штрихкода вместе с бланком документов, таких, например, как полис КАСКО.

После того как все документы промаркированы штрихкодами, сотрудники страховых компаний вносят данные о договоре страхования или страховом случае в учетную систему страховой компании так же, как делали это всегда. Далее необходимо, чтобы часть заведенных сотрудником данных была автоматически перенесена в новую систему хранения страховых документов DIRECTUM. Для этого понадобится лишь два дополнительных нажатия кнопки: первое — в страховой учетной системе для старта переноса заведенных данных и второе — на сканере штрихкодов при их считывании с документов (сканер штрихкодов выглядит аналогично сканерам штрихкодов в магазинах, когда вы покупаете одежду или продукты). После вышеперечисленных действий в системе хранения страховых документов DIRECTUM появляются все необходимые данные, включая уникальный номер документа, заключенный в штрихкоде.

Затем на станции сканирования документов ответственный сотрудник сканирует документы на обычном сканере, сохраняющем их в специальную папку, из которой специальная служба системы хранения страховой документации DIRECTUM забирает файлы и, разделяя их на отдельные документы по штрихкоду, прикрепляет к соответствующим карточкам, которые были автоматически заполнены из учетной системы. Таким образом без ручного труда документы со сканера автоматически попадают в систему хранения страховой документации DIRECTUM с заполненными реквизитами в карточках. Более того, также автоматически происходит фиксирование времени/даты сканирования документа и подразделения/фио сканирующего сотрудника.

Далее на отсканированный документ попадает в специальную папку сотруднику, ответственному за верификацию отсканированных документов, который проверяет качество отсканированных документов и, если оно неудовлетворительное, может отправить документ повторно на станцию сканирования.

Заносить в архив изначально небумажные документы, например электронные фотографии с места ДТП, можно после занесения всех бумажных документов также единым нажатием кнопки `фотографии`. Они сохранятся как многостраничный документ, их можно будет легко сравнить, например, с предстраховыми фотографиями автомобиля.

Таким образом, формируется архив страховых документов, который можно открыть из страховой учетной системы нажатием кнопки (для этого могут быть использованы различные механизмы интеграции системы DIRECTUM, такие как com.-объекты либо web-services). Теперь любой документ клиента можно быстро найти. При необходимости нужным сотрудникам могут приходить различные напоминания, например об окончании сроков договоров или о некомплектности какого-либо пакета документов. Использование сканера штрихкодов также облегчает жизнь архивариусу в случае необходимости фиксировать изъятие-возврат оригиналов документов в бумажный архив — для этого необходимо лишь отсканировать штрихкод выдаваемого/возвращаемого документа и указать, кому он выдается и на какой срок.

Ну а после того как в компании организован удобный архив страховой документации, можно уже задумываться и о движении документов между сотрудниками, и об автоматизации различных процессов, например урегулирования убытков. В этом случае процесс урегулирования убытков будет прозрачен для сотрудников и соответственно клиентов, т. е. появится возможность видеть, на какой стадии и у кого находится заявление клиента. Можно в процесс согласования включить `постоянных контрагентов`, таких как независимые эксперты и станции ремонта и ТО, предоставляя им доступ к документам через web-интерфейс либо выгружая их на специальный портал. Можно также вести реестр типовых повреждений с целью сбора статистики и принятия управляющих действий с учетом этой статистики и т. п.

Все вышеописанное легко реализуется на базе системы DIRECTUM и ограничивается только фантазией сотрудников страховых компаний, которые в награду получат четко настроенный механизм работы с документами и, как следствие, довольных клиентов, сулящих финансовую стабильность их компании.

Directum – Extra ECM

В контексте наиболее актуальных ИТ-трендов технологии Enterprise Content Management активно развиваются, придавая новый смысл возможностям управления корпоративной информацией. Ведущие эксперты рынка сходятся во мнении, что наиболее влиятельными трендами в области управления контентом сегодня являются развитие гибкости и адаптивности ECM-платформ для решения все более специфических задач бизнеса, расширение возможностей совместной работы и социализация, а также мобильность. Все эти факторы, определяющие облик современных ECM-систем, нашли свое отражение и в новой стратегии развития системы DIRECTUM – Extra ECM.

Стоит заметить, что ни одна из указанных тенденций не является революционной и имеет свои корни в истории развития ECM. Так и стратегия Extra ECM начинает свою историю в ранних концепциях развития системы DIRECTUM. Первая из них – «Легче, быстрее, доступнее» – была призвана сблизить механизмы работы с бумажными и электронными документами, максимально упростить работу руководителя с системой и увеличить доверие к системам электронного документооборота со стороны рядовых пользователей. Основными направлениями развития системы тогда стали снижение барьеров, мешающих простому и естественному вводу значимой информации в систему, обеспечение обмена документами в электронном виде, призванного ускорить документооборот между территориально распределенными офисами, в партнерских структурах или между контрагентами, а также особое внимание к автоматизации работы руководителя.

С развитием концепции упрощения перехода на электронный документооборот была реализована новая стратегия – «Сфокусированных на бизнес-задачах ECM-решений». Ее ключевая идея – предложение заказчикам готовых бизнес-решений, каждое из которых является программно-консалтинговым продуктом, ориентированным на достижение качественного эффекта при решении бизнес-задач, в т.ч. выходящих за пределы классической СЭД. Постановка любой бизнес-задачи подразумевает ориентацию на потребности конкретных бизнес-заказчиков и достижение определенных результатов, влияющих на качество процессов, а, следовательно, – на прибыль, издержки или стоимость компании. Благодаря возможности решения широкого класса задач компании с помощью бизнес-решений при последовательном внедрении ECM-системы, позволяет выстроить целостную систему управления бизнесом.

Концепция «DIRECTUM Everywhere» как очередной шаг развития системы объединила тенденции, ознаменовавшие проникновение ECM-технологий в различные рыночные отрасли, для решения широкого круга задач и процессов, обеспечения удобной работы руководителей и исполнителей, профессионалов и новичков ECM-сферы, с применением всевозможных ИТ-приложений и оборудовании. В первую очередь это подразумевает работу с корпоративной информацией с помощью различных устройств (настольные приложения (desktop), ноутбук, мобильные устройства и планшеты) через различные браузеры, а также возможности системы подстраиваться под любое ИТ-окружение и эффективно взаимодействовать с ним.

Новая стратегия Extra ECM призвана расширить рамки традиционного понимания работы в ECM-системе (от лат. «extra», «вне, снаружи» – нечто добавочное, дополнительное, выходящее за границы, большее, чем привычное) и объединяет в себе наиболее перспективные наработки, появившиеся в ходе развития системы DIRECTUM. Стратегия включает в себя четыре составляющих: Extra User, Extra Business Task, Extra Access, Extra Corporation, – каждая из которых включает в себя не только программный комплекс, но и определенную методологию, позволяющую повысить эффективность внедрения ECM-системы.

Extra User: расширение возможностей пользователей

Социализация – по-настоящему глобальный тренд, влияющий как на характеристики самого продукта, так и подход к внедрению и обучению пользователей.

Продолжая курс на упрощение работы в ECM-системе, новая стратегия включает в себя развитие встроенной подсистемы обучения, благодаря которой пользователи вовлекаются в процесс изучения базовых возможностей. Новая система способна предугадывать возможные запросы пользователя, в нужный момент предлагая необходимые сведения об актуальном функционале.

В целом социализация направлена на повышения интереса пользователей к работе с системой, повышения частоты обращения к ней и получения социального отклика на свои действия в виде «лайков», баллов за различные достижения и пр. Подобная «социализированная» ECM-cистема будет содержать расширенную информацию о пользователях, их достижениях, накопленном опыте, участии в проектах и в целом станет более человечной, открытой, нацеленной не только на выполнение бизнес-функций, но и на межличностное общение.

Пользователи за последнее время тоже сильно изменились. Они в своей массе уже не боятся компьютеров, а наоборот - активно используют их в различных целях дома и на работе. Поэтому СЭД тоже приходится меняться, чтобы идти в ногу со временем и поддерживать новый стиль общения, сформированный под влиянием социальных сетей.

"Вертикаль власти" в организациях все еще сохраняется, но адаптивные бизнес-процессы требуют более интенсивного общения всех участников, и здесь традиционные иерархические барьеры, когда документ из подразделения в подразделение передается только через руководителей, могут сильно навредить. Во многих ситуациях гораздо лучше функционируют схемы горизонтального взаимодействия исполнителей, и Directum поддерживает эти личные коммуникации.

Другая решаемая задача состоит в сокращении необходимости обучения пользователей. Ведь для того, чтобы начать пользоваться Facebook или "ВКонтакте", не требуется специальное обучение. Так почему необходимо учить людей пользоваться СЭД? Лучше изменить саму систему так, чтобы работать с ней можно было без обучения.

Еще одно веяние времени — геймификация, т. е. использование игровых элементов в деловых приложениях. Это отнюдь не встраивание игр, например, в СЭД, чтобы занять пользователей в свободное время. Это просто другой подход к проектированию ПО, направленный на вовлечение пользователей в рабочий процесс.

Extra Business Task: увеличение спектра решаемых задач

С развитием ECM-системы, расширяется и спектр решаемых с ее помощью бизнес-задач. Начинают затрагиваться все более узкие и специфичные для каждой компании процессы: управление проектами, командировками, кадровые процессы, service desk. К работе в системе вовлекается все большее количество сотрудников, повышается их удовлетворенность новым уровнем взаимодействия. Таким образом, охватывая все большее количество процессов внутри компании, ECM-система выступает полноценным инструментом повышения эффективности в масштабе всей компании.

Естественно, все вышеупомянутые архитектурные и функциональные новшества вводятся не с целью демонстрации компетенции инженеров Directum. За этим стоят потребности заказчиков в решении новых, расширенных бизнес-задач и повышении отдачи от инвестиций.

Компания Directum развивает концепцию упрощения перехода на электронный документооборот в различных областях деятельности организаций и совместно со своими партнерами реализует стратегию сфокусированных на бизнес-задачах ECM-решений. С 2010 года было разработано более полутора десятка решений, не считая специального ПО, заточенного под конкретного заказчика. По оценке компании, ее бизнес-решения – это не отдельные кубики и комплекты настроек для системы, они сами могут служить строительными блоками для более крупных продуктов.

Так, например, "Управление качеством" подразумевает совместное использование нескольких решений: "Классическое делопроизводство", "Управление взаимодействием с клиентами", "Согласование счетов на оплату", "Проектный документооборот", "Управление договорами" и "Управление совещаниями".

Extra Access: разнообразие вариантов доступа

Современные требования пользователей к ECM-системе требуют не только возможности обращения к корпоративным данным из любого места и с любых устройств (настольные приложения (desktop) для офиса, смартфоны и планшеты для мобильной работы и т.д.), но и возможность использования специализированных приложений, адаптированных под выполняемые сотрудником функции (руководителю, делопроизводителю, продавцу с разъездным характером работы). Более того, расширение границ использования корпоративной информации и удобства доступа к ней дополняются интеграционными механизмами с другими корпоративными системами (такими как ERP, CPM или BPM), а также различными вариантами размещения системы в частных или публичных облачных сервисах.

Несколько последних лет ИТ развиваются под знаком трех глобальных тенденций — "облака", мобильность и социальные сети. О влиянии феномена соцсетей на стиль коммуникаций пользователей мы уже говорили. Рассмотрим теперь, как на развитие СЭД влияют остальные две ключевых тенденции — "облака" и мобильность.

В первую очередь это проявляется в многообразии устройств разной степени мобильности, при помощи которых сотрудники желают получать доступ к своим корпоративным данным. Сегодня эта линейка простирается от довольно примитивных мобильных телефонов до смартфонов, планшетов, ноутбуков и настольных компьютеров на работе и дома.

Пользователи больше не признают физических границ офиса - они умеют работать в любом месте и на собственных устройствах, поскольку не готовы ждать, пока компания закупит планшеты на всех.

Это явление получило название BYOD – сокращение от фразы Bring Your Own Device и означает использование на работе разнообразных личных гаджетов. (Кстати, у этого явления есть и другая сторона — если компания все же выдает своим сотрудникам мобильные устройства, они используют их также и в личных целях. Смартфон или планшет - это как зубная щетка, вещь личного пользования по своей сути.)

Directum совместно с компанией iDecide предоставляет своим клиентам мобильные решения на платформе iPad.

Другой важный тренд текущей революции в ИТ – это "облака". При всей очевидности концепции влияние перехода к облачным вычислениям на отрасль ИТ в целом может оказаться драматическим. Дело в том, что меняется «точка сборки»: раньше в центре внимания были приложения и их конкретные функции, а данные были вторичны. При переходе к "облакам" меняется не только место хранения данных, но и вся парадигма ПО в целом. Теперь данные занимают центральное место. Феномен взрывного интереса к "Большим данным" только подчеркивает эту тенденцию, затрагивающую все секторы коммерческого ПО, и СЭД в том числе.

Лояльность пользователей к приложениям и брендам будет падать, главным для них станет доступ к данным, удобство использования и унификация функций одновременно. Борьба за «облачного» потребителя уже началась.

К счастью для разработчиков, пользователи пока достаточно консервативны и все еще приглядываются к "облакам". Первое и самое очевидное использование СЭД в "облаке" связано с выполнением пилотных проектов и прототипированием. Directum уже сейчас предоставляет для этого облачный вариант развертывания системы и готов поставлять лицензии по модели SaaS, что делают еще не все отечественные вендоры СЭД.

Extra Corporation: межкорпоративное взаимодействие

Для крупных и динамично развивающихся компаний одной из наиболее актуальных задач сегодня является электронный обмен юридически значимыми документами, в отношении которого не так давно были сняты многие правовые ограничения. ECM-система, выступающая в качестве хранилища юридически значимых документов, должна эффективно интегрироваться с сервисами межкорпоративного обмена, избавляя предприятия от «бумажного» барьера во взаимодействии.

Говоря в общем о господствующих на рынке трендах, можно заметить, что ECM-решения точно так же, как и другие ИТ-комплексы движутся в сторону развития семантических технологий, обеспечивающих интеллектуальность работы с информацией. Подобные трансформации в области управления контентом требуют перестройки в отношении к информации уже на уровне корпоративной культуры. И чем выше ECM-зрелость компании – тем проще становится осуществление такого перехода.

Документооборот сегодня выходит за пределы одной организации, чтобы поддержать сквозные бизнес-процессы. Текущая ситуация выглядит абсурдно: все документы создаются в электронном виде, распечатываются на бумаге, отсылаются в другую организацию, где они чаще всего после сканирования снова преобразуются в электронный вид. Всего таким образом создается более 1 трлн документов в год, причем почти 90% - практически мусор, они выбрасываются сразу после распечатки.

На повестке дня — юридически значимый электронный документооборот между организациями. Законодательных ограничений на текущий момент в целом нет: почти все документы можно использовать в электронном виде. Дело за технологиями, и они уже появились на рынке.

Synerdocs, разработанный компанией Directum, позволяет компании за считанные минуты обмениваться с контрагентами важными юридически значимыми документами, такими как договоры, товарные накладные, акты, счета-фактуры и другие электронные документы. Передаваемые документы подписываются электронной подписью и являются юридически значимыми. Ответственность за их целостность в процессе доставки берет на себя Synerdocs, который фактически выступает третьей доверенной стороной. И главная задача Synerdocs – обеспечить быструю, гарантированную доставку, сохраняя целостность и неизменность юридически значимых документов. Сервисом можно воспользоваться через веб-клиент или встроить его функционал в другие бизнес-приложения, что позволяет партнерам строить свои собственные решения.

Сервис обмена Synerdocs уже интегрирован с системой Directum, и на основе этой связки построено решение «Финансовый архив» для обмена первичными бухгалтерскими документами и их хранения.

Внедрение и бизнес-консалтинг

Услуги бизнес-консалтинга включают анализ существующих бизнес-процессов клиента, обоснование перспектив развития и использования технических и организационных инноваций с учетом предметной области и особенностей бизнеса. Также большое внимание компания DIRECTUM уделяет качественному и полноценному внедрению системы. Разработана и развивается собственная технология бизнес-консалтинга и внедрения, включающая в себя:

• библиотеку типовых проектных решений;
• моделирование бизнес-процессов с использованием современной нотации BPMN;
• четкую организацию управления проектом в соответствии с Уставом проекта;
• проведение курсов обучения по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;
• расчет эффективности по итогам внедрения;
• методические рекомендации по оптимизации и постановке процессов;
• консалтинг в области информационной стратегии предприятия и пр.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения: от самостоятельного выполнения работ заказчиком (на основании методических рекомендаций) до внедрения «под ключ» специалистами ком-пании DIRECTUM или ее партнерами.

Бизнес-решения на базе DIRECTUM

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, нацеленных на построение эффективно системы управления бизнесом.

Бизнес-решение – это программно-консалтинговый продукт, ориентированный на достижение заданного эффекта при решении определенной бизнес-задачи. Отличительные особенности бизнес-решения:

• Фокус на бизнес-задачах. Целью бизнес-решения является удовлетворение потребностей конкретных бизнес-заказчиков и решение конкретной бизнес-задачи.
• Измеряемый бизнес-эффект. Для каждого бизнес-решения определяется перечень показателей эффективности, которые позволяют измерить эффект от его внедрения в организации.
• Методики и бизнес-консалтинг. Бизнес-решение кроме технического решения включает также методические материалы, технологию внедрения, услуги бизнес-консалтинга.

Бизнес-решения дают заказчикам новые возможности в реализации проектов, связанных с электронным документооборотом, управлением бизнес-процессами и взаимодействием. Благодаря проработанности бизнес-решений и ориентации их на конкретные бизнес-задачи внедрение проходит с минимальными рисками. Проекты реализуются в целом быстрее и результативнее.

При этом различные бизнес-решения построены на одной основе – системе DIRECTUM. Это позволяет обеспечить их последовательное внедрение в организации и строить из отдельных бизнес-решений целостную информационную систему.

Среди бизнес-решений на базе системы DIRECTUM выделяются:

• DIRECTUM: Управление договорами
• DIRECTUM: Финансовый архив
• DIRECTUM: Классическое делопроизводство
• DIRECTUM: Обращения граждан
• DIRECTUM: Управление совещаниями
• DIRECTUM: Управление взаимодействием с клиентами
• DIRECTUM: Проектный документооборот
• DIRECTUM: Согласование счетов на оплату
• ФИНЭКС: поддержка СМК
• Акелон: IT.Now
• DIRECTUM: Управление тендерами
• Проекты и решения: Управление жилищным фондом
• DIRECTUM: Управление качеством
• DIRECTUM: Кадровые процессы

DIRECTUM Bel

Архитектура системы DIRECTUM Bel позволяет организовать территориально распределённую работу центрального аппарата и региональных подразделений. Гибкость настройки и адаптации платформы даёт возможность внедрить систему в короткие сроки с максимальной эффективностью. Масштабируемость системы DIRECTUM Bel рассчитана на тысячи рабочих мест. СЭД соответствует законодательству Республики Беларусь в области документооборота и делопроизводства, а также удовлетворяет требованиям Министерства в области безопасности информации.

Сертификаты и лицензии

Качество и надежность DIRECTUM подтверждается сертификатами и лицензиями от ведущих мировых компаний и орга-нов сертификации. Система менеджмента качества сертифицирована на соответствие требованиям международного стандарта ISO 9001.

Партнеры

Партнерская сеть DIRECTUM охватывает все основные регионы России. Партнеры компании DIRECTUM предоставляют спектр услуг для успешного внедрения системы: исследование особенностей организации-заказчика, настройка и адаптация системы, обучение и консультации пользователей и администраторов, организационно-методическая поддержка, бизнес-консалтинг и внедрение бизнес-решений.

Центры Сертифицированного Обучения (ЦСО) делают более доступным качественное обучение и аттестацию для получения статуса сертифицированного специалиста DIRECTUM.

Каталог проектов внедрения ECM-системы Directum,
известный TAdviser, доступен по этом адресу.

2020: Совместимость Directum версии 5.8 с JaCarta

27 апреля 2020 года компании «Аладдин Р.Д.» сообщила, что совместно с Directum завершили тестовые испытания на совместимость своих продуктов.

По результатам тестирования были подписаны сертификаты совместимости, подтверждающие корректность работы электронных ключей линейки JaCarta с системой Directum версии 5.8 и Directum RX версии 3.3. Подробнее здесь.

2019

Directum 5.8

19 сентября 2019 года компания DIRECTUM выпустила обновленную версию продукта DIRECTUM 5.8.

По информации компании, в обновленной версии акцент сделан на интеллектуальных сервисах и возможностях для обмена с контрагентами. За счет автоматизации рутинных операций пользователи выполняют меньше действий в системе: реквизиты контрагента заполняются в два клика, а отчеты по командировке — вообще без участия человека. Кроме того, с версией 5.8 увеличилось количество продуктов из Единого реестра российских программ, cовместимых с DIRECTUM.

У организации может быть несколько десятков тысяч контрагентов. Заносить в систему информацию по каждому из них вручную трудоемко. Автоматическое заполнение основных реквизитов компании — функция, доступная в DIRECTUM 5.8. Достаточно ввести ОГРН, ИНН или наименование организации и нажать на кнопку. Так же легко получить оценку надежности контрагента: информацию о владельцах, участии в государственных контрактах и арбитражных делах.

Часто используемые действия можно вынести на панель предпросмотра, чтобы они всегда были под рукой. Например, при обработке сообщений из систем обмена пользователь может в одно нажатие отказать в подписании или перенаправить документ другому сотруднику. За счет этого ускоряется обработка входящих, что актуально для компаний с большим документопотоком.

Отправить документ по почте через контекстное меню теперь возможно и в веб-клиенте. Поддерживаются почтовые клиенты для Windows, Linux и macOS.

Интеграция с офисными приложениями может работать с несколькими системами DIRECTUM. Это упрощает работу в территориально-распределенной среде, когда используются отдельные экземпляры DIRECTUM для разного вида документации или для головного офиса и филиалов.

С помощью интеграции пользователь может выполнять действия с объектами системы прямо из открытого документа: например, скопировать ссылку или найти связанные документы.

Для удобства документы связываются с записями справочников и другими документами системы — так проще найти информацию по интересующему вопросу. С данной версии в истории работы с объектом можно увидеть, кто и когда создал или удалил связь.

Добавлять или удалять связи может только пользователь c правами на изменение документов — это снижает риск случайного связывания объектов. Дополнительно можно запретить изменять связи после проведения документа в учетной системе или отправки его на рассмотрение.

Изменения коснулись и мобильного приложения DIRECTUM Solo. Теперь оно доступно и на смартфонах под управлением iOS и Android. Если ранее вы работали на планшете, то при установке приложения на телефон вам не придется приобретать дополнительную лицензию.

DIRECTUM предлагает готовое решение для электронного обмена документами с контрагентами. Сразу после внутреннего согласования и подписания документы отправляются адресату через нужный сервис ЭДО, при этом система контролирует их возврат.

В версии 5.8 поддерживается хранение электронных транспортных накладных. Работая в электронном формате, каждый участник грузоперевозки оперативно получает доступ к необходимой информации, экономит ресурсы на печать и пересылку документов. При этом потеря накладных в дороге полностью исключается.

Компании, работающие с транспортными накладными в сервисе Synerdocs, могут использовать все преимущества системы DIRECTUM: удобный поиск, разграничение прав доступа, выгрузка для отчетности. На любом этапе виден статус документа и информация об электронных подписях.

Доступна выгрузка документов для ФНС с сохранением структуры папок. Согласно правилам, налогоплательщик должен не только выгрузить документы, но и указать, к какому пункту требований относится каждый из них. В DIRECTUM 5.8 пользователь может сформировать нужную структуру папок с документами в системе, назвать их сообразно пунктам требований и выгрузить с сохранением структуры. В таком виде их удобно передавать в налоговую службу по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Реализован полный цикл работы с универсальными передаточными документами (УПД) обновленного формата. Поддерживается формат версии 5.02 для документов о передаче товаров (ДПТ), документов о передаче результатов работ (ДПРР), универсальных передаточных документов (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД).

Все форматы утверждены ФНС России и учитывают изменения в законодательстве.

Интеллект в ECM — одно из основных направлений развития системы. Вместе с данной версией появились решения, расширяющие возможности DIRECTUM Ario.

«Сравнение документов» сопоставляет две версии и формирует отчет с удобной визуализацией отличий. Документы без текстового слоя (скан-копии) сначала передаются сервисам Ario — они извлекают текст, необходимый для выявления различий. В результате снижаются трудозатраты и риск ошибок при сравнении редакций договора или других важных документов.

«Комплектование и верификация документов» автоматически определяет и отделяет комплекты документации друг от друга. Сотруднику остается только проверить правильность их состава.

Решение «Командировки и авансовые отчеты» оптимизирует оформление, согласование деловых поездок и отчетов по авансовым выплатам, а также формирование комплекта документов по ним. В случае аудиторских или налоговых проверок документы можно быстро выгрузить из системы.

Заявка и приказ на командировку согласуются и утверждаются в системе по регламентам компании, а для отчета по командировочным расходам сотруднику больше не нужно заполнять кипу бумаг. Теперь ему достаточно сфотографировать на телефон документы, подтверждающие траты, и отправить фото на электронный ящик компании.

Остальную работу за человека выполнят сервисы Ario — извлекут и сохранят в системе данные из электронных чеков, авиа- и железнодорожных билетов: даты отправления и прибытия, маршрут, ФИО персоны, информацию о стоимости.

По возвращении из деловой поездки сотруднику будет достаточно проверить уже заполненный электронный авансовый отчет и отправить его на согласование.

Работать с авансовыми отчетами можно в рамках любого другого бизнес-процесса организации, который предусматривает авансовые выплаты.

Совместимость с Ред ОС

16 августа 2019 года компания Directum сообщила, что после успешных испытаний ECM-системы DIRECTUM и операционной системы РЕД ОС получены данные о полной корректности их совместной работы, что позволяет рекомендовать использование системы DIRECTUM российским компаниям и государственным структурам. Так, предприятия могут снизить стоимость владения ИТ-инфраструктурой, а государственные органы получают больше возможностей продвинуться в исполнении приказа Минкомсвязи России № 96 «Об утверждении плана импортозамещения программного обеспечения».

2018

Отчет «Журнал выполненных модификаций» от «МайТэк»

27 декабря 2018 года компания МайТэк представила отчет для разработчиков DIRECTUM, который позволяет увидеть все модификации по системе в любом временном разрезе с момента ее существования в организации. Подробнее здесь.

Directum 5.6

19 июня 2018 года компания Directum объявила о выпуске DIRECTUM версии 5.6. С версией 5.6 элементы искусственного интеллекта значительно упрощают работу пользователей при распределении потока входящих документов, их регистрации и при создании поручений. В сквозных процессах между компаниями холдинга смогут участвовать разные классы систем, а обмен с контрагентами ведется прямо из интерфейса DIRECTUM.

Сквозные процессы холдинга — через разные классы систем

Как отметил разработчик решения, система DIRECTUM помогает наладить стабильное и эффективное взаимодействие между компаниями холдинга. Для организации сквозных бизнес-процессов внутри группы используется механизм межсистемного взаимодействия (DCI).

К DCI можно подключать разные инсталляции DIRECTUM (начиная с версии 5.4) и другие классы системы (ERP, CRM и пр.). Для этого был разработан универсальный шаблон адаптера, на основе которого создаются адаптеры к каждой новой подключаемой системе. А если в компании уже используется корпоративная шина данных для взаимодействия между системами, то ее также можно использовать в связке с механизмами DCI.

Разработан веб-интерфейс мониторинга межсистемных процессов, упрощающий и ускоряющий устранение проблем или ошибок администратором.

Межкорпоративный обмен документами, не выходя из системы

В DIRECTUM благодаря готовым коннекторам к сервисам ЭДО и учетным системам все решения максимально интегрированы, а сам пользователь работает только в интерфейсе ECM-системы.

Разработан коннектор к сервису обмена СБИС. Пользователи могут обмениваться с контрагентами договорами, первичной учетной документацией, письмами и другими документами прямо из интерфейса ECM-системы.

Папки с дополнительными колонками и действиями помогут организовать реестры документов для массовой обработки: рассмотрения, согласования, подписания. Сотруднику достаточно отсортировать и отфильтровать список и затем выбрать действие, например, подписание. В результате все отобранные документы будут подписаны. Интерфейс реестра схож с внешним видом учетной системы, поэтому будет привычен для бухгалтеров.

Внешний вид штампа электронной подписи стал более информативным. Часто налоговые органы требуют приложить к электронному документу в формате XML его PDF-копию с информацией о подписях. В штампе содержатся данные о подписантах, сертификатах и дате подписания, а также сообщается о достоверности подписи и сервисе обмена.

Интеллект в ECM снижает количество рутинных операций

С помощью Directum Ario поток входящих документов распределяется автоматически по видам, журналам регистрации и ответственным. Регистрация документов также стала еще проще. Directum Ario распознает реквизиты документа, извлекает их и заполняет регистрационную карточку. Для каждого типа документов, как структурированных, так и неструктурированных (договоров, писем), правила поиска и извлечения реквизитов настраиваются индивидуально. Не открывая сам документ, делопроизводитель сверяет реквизиты в области предпросмотра РКК, при необходимости дозаполняет или корректирует их.

Автоматизировано создание поручений из протокола совещания. Как правило, тексты поручений набираются вручную на основе встречи. Если совещания проводятся регулярно и выдается не одно-два поручения, а целый перечень, то на подготовку заданий уходит много времени. С DIRECTUM 5.6 секретарю нужно только заполнить протокол по заданному формату и нажать одну кнопку. Система сама создаст поручения, остается их проверить и отправить в работу.

Также доступно вынесение резолюций по документам в графическом виде, например, с помощью стилуса, или в печатном виде. Помощник получает резолюцию в виде PDF-документа и выдает на ее основе поручения сотрудникам.

Возможна одновременная работа с разными системами DIRECTUM для контроля бизнес-процессов в независимых филиалах компании с одного устройства руководителя.

Большое внимание уделено обеспечению мобильной безопасности при работе с корпоративной информацией. При утере планшета администратор сможет удалить все конфиденциальные данные, оставшиеся на устройстве в Directum Solo. Также можно полностью запретить работать в приложении с определенными видами информации, например, персональными данными или коммерческой тайной.

Другие возможности версии

Веб-клиент из «коробки» включает модуль «Финансовый архив». С его помощью автоматизируется полный цикл работы с первичными учетными документами: создание, согласование, подписание, отправка контрагенту, хранение и подготовка к налоговым проверкам.

Появились обложки веб-модулей со всеми доступными пользовательскими сценариями. Сотрудник может настроить интерфейс под свои рабочие функции — на панели действий появятся нужные кнопки, а в дереве папок отобразятся ссылки на часто используемые компоненты.

Согласно заявлению разработчика, повысились показатели быстродействия системы, чтобы скорость отклика на действия была минимальной, даже при большом количестве одновременных пользователей:

• Полнотекстовые поисковые запросы выполняются быстрее, благодаря масштабируемой службе поиска. Если в системе DIRECTUM работают тысячи пользователей и объемы хранимой информации огромны, то на серверы компании устанавливается несколько экземпляров службы, и запросы от пользователей распараллеливаются. Также повысилась релевантность результатов поиска.
• Ускорена работа коннектора к 1С. Загрузка и выгрузка данных из DIRECTUM выполняются в 2,5-3 раза быстрее.
• При массовом обновлении пользовательских мест возрастает нагрузка на корпоративную локальную сеть, поэтому размер программы установки был уменьшен в 6 раз. А появившиеся инструменты мониторинга обновления клиентских мест позволяют администратору полностью контролировать процесс.

Улучшены механизмы работы со штампами времени. Они подтверждают, что в определенный момент времени ЭП существовала и была достоверной, даже если позднее сертификат был отозван. Для установки и проверки штампов времени не нужно устанавливать на рабочие места дополнительное платное ПО, это значительно сократит расходы на организацию работы с ЭП, отметили в компании Directum.

Появилась возможность программно устанавливать ЭП в форматах CAdES-XL и CAdES-А, которые обеспечивают юридическую значимость документов при длительном хранении. На базе этого механизма компания выпустила решение «Долговременный Архив», предназначенное для централизованного хранения электронных и бумажных документов компании с обеспечением их юридической значимости.

Продление сертификата ФСТЭК России

Компания Directum в марте 2018 года сообщила о продлении ФСТЭК России сертификата соответствия требованиям безопасности для СЭД Directum. Согласно документу, система Directum версии 5 отвечает требованиям федеральных законов по защите информации от несанкционированного доступа.

В частности, сертификат Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) удостоверяет:

• По классификации руководящего документа ФСТЭК РФ «Защита от несанкционированного доступа к информации» Directum соответствует требованиям четвертого уровня контроля.
• Система может применяться для защиты персональных данных до 1 (наивысшего) уровня включительно. Обработка ИСПДн ведется по правилам, которые предусмотрены для этого уровня в приказе ФСТЭК РФ, и исключает какие-либо недокументированные возможности в программном продукте.
• Защищенность конфиденциальных сведений в системе подтверждена до класса 1Г включительно.

Требования государства к информационной безопасности меняются соизмеримо с появлением новых видов угроз. Получение сертификата ФСТЭК России на систему Directum 5 подтверждает использование в продуктах компании современных и надежных методов защиты данных, — подчеркнул Сергей Мезрин, руководитель отдела технического обеспечения компании Directum.

2017

Directum 5.5

13 октября 2017 года компания Directum объявила о выпуске Directum версии 5.5. По словам разработчиков, обновленная ECM-система помогает выстроить сквозные процессы между разными системами в группе компаний и обеспечивает быстрый переход от внутреннего документооборота к внешнему обмену с контрагентами. Взаимодействие сотрудников становится удобнее благодаря обновленному интерфейсу настольного и веб-клиента, а также мобильных приложений.

Взаимодействие систем в разных организациях холдинга

В Directum 5.5 появилось решение для взаимодействия разных систем внутри одной группы компаний — Directum Cross-System Interchange (DCI), или Механизмы межсистемного взаимодействия. Они позволяют организовать единый процесс между несколькими инсталляциями системы Directum (в будущих версиях планируется подключение и других систем):

Механизмы взаимодействия встраиваются в Workflow внутри каждой ECM-системы и связывают их в сквозной бизнес-процесс на уровне группы компаний. DCI обеспечивает синхронизацию задач, заданий, записей справочников, а также документов любого формата и размера.

Решение обеспечивает возможность организации межсистемного взаимодействия на уровне бизнес-процессов, при этом:

• Прикладному разработчику не нужно думать об организации выгрузки данных, их передаче и загрузке в другую систему. DCI берет это на себя. Разработчик выполняет адаптацию решения под особенности компании, сосредоточившись только на прикладном процессе.
• Администратору предоставляются инструменты, чтобы обнаружить неполадки до возникновения проблем у пользователей, выявить и оперативно устранить причины.
• Взаимодействие систем организовано с учетом требований безопасности. При передаче данных через DCI вся информация шифруется. Кроме того, скорость обмена между системами соизмерима со скоростью процесса внутри одной ECM.

От внутреннего документооборота к обмену с контрагентами

Directum 5.5 позволяет организовать сквозной процесс межкорпоративного документооборота, стыкуя между собой учетные системы, СЭД и сервисы обмена. Единая точка входа исключает необходимость работы в нескольких системах и обеспечивает полностью безбумажное взаимодействие:

Система версии 5.5 оптимизирована таким образом, чтобы весь процесс по внутреннему и внешнему документообороту был непрерывным и удобным на каждом этапе:

• Создавать формализованные первичные документы в новом модуле Directum «Финансовый архив» можно из учетной системы, а при отсутствии интеграции — загружать из XML-файла в формате, установленном законодательством.
• Процессы внутреннего согласования оптимизированы и вписаны в общую схему работы, которая предполагает отправку и контроль возврата. Для повышения удобства работы сотрудников и исключения ошибок в задания встроены подробные инструкции по выполнению. Процесс межкорпоративного обмена учитывает и мобильных пользователей: согласование и подписание формализованных документов доступны в приложениях Directum Jazz и Solo.
• Процесс отправки любых видов документов через сервис обмена стартует автоматически после завершения согласования, если при старте задачи на согласование была указана электронная отправка.
• Контроль возврата также стал единым для всех видов документов, как бумажных, так и электронных. Задания на контроль формируются автоматически вместе с отправкой и заносятся в отдельную управляемую папку. Только возврат электронных документов отслеживается автоматически, а бумажных — вручную.
• Рассмотрение входящих документов теперь занимает меньше времени. Уполномоченный сотрудник с помощью одной кнопки принимает их или отказывает в подписании, после чего ответ уходит контрагенту через сервис обмена. При необходимости документ можно предварительно отправить на внутреннее согласование.
• Последующее хранение юридически значимых учетных документов осуществляется в электронном архиве, откуда их можно легко извлечь в нужном формате, например, для представления в налоговые органы в бумажном или электронном виде.

Таким образом, тесная интеграция внутренних процедур согласования и электронного обмена с контрагентами обеспечивает непрерывность процессов межкорпоративного документооборота. Directum отвечает требованиям законодательства в области обмена электронными документами. Поддерживается работа со следующими форматами: документы о передаче результатов работ и товаров, УПД и УКД.

Возможности для работы через веб-клиент

В версии 5.5 обновлен и улучшен UI/UX веб-клиента, в частности:

• часто используемые действия отделены от второстепенных, полезного пространства в проводнике стало больше;
• увеличены шрифты для лучшей читаемости текста;
• в истории папок теперь отображается факт вставки или удаления ссылки;
• появился быстрый доступ к созданию, запуску и поиску объектов;
• оптимизирован состав и отображение контекстного меню:

В версии 5.5 поддерживается работа веб-клиента Directum на MacOS. С помощью веб-агента пользователи могут редактировать документы в нативных приложениях-редакторах, а также подписывать их с помощью СКЗИ КриптоПро и сертификатов ГОСТ и RSA.

Доработка веб-модулей под конкретных заказчиков стала проще, появились инструменты для решения типовых задач. За счет доработок платформы большая часть модификаций для пользователей настольной версии теперь будет автоматически доступна при работе через веб, например, видимость и доступность элементов формы, фильтрация данных, работа с событиями. Также объектные модели веб-клиента и настольного приложения сблизились.

В результате снизились требования к компетенциям прикладных программистов, уменьшилось количество сред, в которых ведется работа. Это упрощает модификацию модулей под особенности заказчика и в итоге снижает стоимость проектов внедрения.

Больше возможностей в мобильных приложениях

Android-версия решения Directum Solo для руководителей высшего звена подверглась внутренним доработкам, которые помогли перевести обе версии приложения на единую кодовую базу. Это позволило повысить стабильность и быстрее добавлять новые возможности. Одной из них стал обновленный интерфейс Solo для Android.

В Solo для iOS появились следующие функции: подписание сертификатами, выданными удостоверяющим центром Microsoft, и с помощью токенов, настраиваемый поиск, создание документов с камеры или из файла и многое другое. Также повышено удобство интерфейса за счет пометки объектов цветными статусами, пользовательской сортировки списков и предпросмотра любых вложений.

Развитие по плану импортозамещения и другие изменения

В версии 5.5 расширилось число поддерживаемых операционных систем на базе Linux: помимо ALT Linux и Ubuntu, веб-клиент Directum теперь также поддерживает и Astra Linux.

Кроме того, в механизме преобразования документов в PDF и предпросмотре из тонкого клиента больше не используется объектная модель Microsoft Office. Это повышает удобство работы без использования платных офисных пакетов и в операционных системах на базе Linux.

В то же время, в обновленной системе Directum повысились стабильность и быстродействие работы:

• в службе Workflow появилась возможность обрабатывать заблокированные документы, а сервер сеансов теперь восстанавливает клиентские сессии после перезагрузки или пропадания связи. Это повышает надежность работы;
• после оптимизации работы службы интеграции с системами обмена (Directum Interchange System Integration, DISI) как минимум на 50% снизилась нагрузка на SQL-сервер;
• повысилась стабильность и скорость преобразования документов в PDF, что особенно важно при пакетной обработке.

Для обращения к учетной системе 1С из Directum применяется коннектор интеграции. В версии 5.5 реализован коннектор, использующий универсальный механизм обмена данными в формате XML. Это позволило увеличить максимальный объем передаваемых данных из 1С в Directum в несколько раз.

Кроме того, обновился интерфейс настольного клиента. Дерево папок теперь можно настроить под себя. А измененный дизайн схемы типовых маршрутов повышает наглядность настройки деловых процессов.

Планы

В следующих версиях Directum планируется дальнейшее развитие в направлении цифровой трансформации с вовлечением в электронное взаимодействие всех сотрудников и всех категорий пользователей.

Интеграция с Information Leaks Detection

Компании «ЭвриТег» и Directum объявили 17 августа о заключении соглашения о технологическом партнерстве.

Первым совместным решением компаний стала интеграция системы ILD (Information Leaks Detection) с ECM-системой Directum. В целом интегрированное решение компаний позволяет обнаруживать источники утечки информации через бумажные документы.

Так, решение «ЭвриТег» отвечает за выявление каналов утечки данных на бумажных носителях, а при несанкционированном доступе к данным помогает легко обнаружить злоумышленника. Благодаря интеграционному механизму при каждом обращении к конфиденциальному документу в ECM-системе создается уникальная копия, которая в случае утечки позволит установить дату и конкретного пользователя.

Мы знаем, насколько для наших коллег из Directum важно обеспечить полностью безопасную информационную среду в тех компаниях, где внедрены их решения в сфере электронного документооборота. Directum задает высокие корпоративные стандарты в области работы с документами и работает даже на защищенных российских компьютерах «Багет Р2А». Мы уверены, что в рамках нашего партнерства сможем разработать целый ряд качественных продуктов», — заявил Антон Самойлов, генеральный директор «ЭвриТег».

Компания Directum ориентируется, в первую очередь, на решение ключевых бизнес-задач заказчиков, таких как информационная безопасность работы с документами, особенно в крупных компаниях. Познакомившись с решениями коллег из «ЭвриТег» по защите конфиденциальных данных при работе с гибридной электронно-бумажной формой документов, мы на практике убедились, что совместные решения будут востребованы и станут органичной частью ECM-окружения наших клиентов», — отметил Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum.

Сотрудничество даст возможность «ЭвриТег» и Directum объединить экспертизу в области управления корпоративным контентом и оптимизировать системы защиты конфиденциальной информации от умышленных утечек. В планы партнеров также входит участие в отраслевых выставках, конференциях и семинарах, организация совместных образовательных проектов.

Directum 5.4

14 марта 2017 года компания Directum объявила о выпуске версии 5.4 ECM-системы.

В Directum 5.4 улучшена масштабируемость системы для крупных территориально распределенных компаний, включена поддержка работы в операционных системах на платформе Linux, межкорпоративный документооборот по новым требованиям законодательства.

В версии появилась встроенная служба асинхронной обработки событий, она сокращает время отклика на действия пользователей. Событийный механизм вместо регулярных запросов об изменении данных помогает снизить нагрузку на систему, обеспечить ее отказоустойчивость и увеличить скорость реакции.

Администратор получил возможность определения серверов, где будут обрабатываться те или иные события. Использование службы обработки событий обеспечивает основу при автоматизации сквозных процессов в рамках концепции управляемой распределенной архитектуры.

В Directum 5.4 развиты способы работы с Microsoft SQL Server. Рекомендуемые параметры соединения с SQL-сервером дают возможность включить принудительную параметризацию и настроить фильтрованные индексы, что снижает нагрузку на сервер СУБД на 10-15%. Эффект зависит от характера нагрузки.

Directum включен в единый реестр отечественного ПО. В этой версии ПО развита поддержка работы в ОС на базе Linux - теперь пользователи веб-клиента на операционных системах Альт Линукс и Ubuntu могут прозрачно редактировать документы из проводника, подписывать электронной подписью.

В десктоп- и веб-клиентах можно формировать отчеты и генерировать документы из макетов с помощью бесплатных офисных пакетов LibreOffice и Apache OpenOffice. Добавлена поддержка российского набора офисных приложений МойОфис.

В модуле «Интеграция с системами обмена» реализован прием передаточных учетных документов в новых форматах в соответствии с требованиями законодательства:

Поддержка форматов позволяет:

• принимать исправленные акты, накладные, УПД и УКД;
• вместо комплекта документов отправлять один УПД, включающий в себя, например, счет-фактуру и накладную;
• отображать ответную информацию о принятии работ и получении услуг в более удобном виде: к примеру, наглядно показаны данные получателя;
• отображать сразу два титула (покупателя и продавца) в программе для просмотра формализованных документов DPAD Viewer.

В версии поддерживается аннулирование входящих документов, реализованное в сервисах обмена.

Бухгалтеру теперь проще готовиться к сдаче отчетности в налоговые органы. Отчет поможет быстро найти документы, по которым не завершен документооборот.

В Directum 5.4 получила развитие функциональность мобильных приложений для iOS. В Directum Solo для iOS руководителям доступны возможности, расширяющие функциональность и удобство работы с приложением:

• согласование документов, подписание с помощью СКЗИ КриптоПро и добавление шаблонов сообщений в тексты задач;
• выдача поручений и контроль их исполнения;
• старт задач и подзадач по типовому маршруту;
• шифрование документов, хранящихся на устройстве, средствами СКЗИ КриптоПро по ГОСТ‑алгоритмам.

В Directum Jazz для iOS в дополнение к базовым действиям добавлены возможности:

• подписание документов с помощью СКЗИ КриптоПро;
• старт задач по типовому маршруту и сохранение черновиков.

В версии нашел отражение наш опыт работы с крупным бизнесом. Directum 5.4 позволяет компаниям закрывать задачи, наиболее важные для реализации комплексной ECM-стратегии: повышение масштабируемости, межкорпоративный документооборот, мобильность для руководителей разного уровня. В рамках курса на импортозамещение появилось еще больше возможностей работы со свободным ПО, что помогает нашим клиентам быть конкурентоспособными на рынке и не зависеть от западных систем. Константин Истомин, исполнительный директор Directum

2016

Directum и ЗАО "Аладдин Р.Д." подписали сертификаты совместимости своих продуктов

Сертификат технологического партнерства подтверждает корректность работы системы электронного документооборота DIRECTUM версии 5.3 с USB-токенами и смарт-картами линейки JaCarta. Они обеспечивают защиту СЭД и безопасность документооборота в течение всего жизненного цикла документов.

Сертификатом взаимной совместимости также подтверждается совместимость электронных ключей JaCarta и мобильного приложения DIRECTUM Solo версии 1.3.0.10 для операционной системы Android версии 4.0.3 и выше.

Рутокен-идентификаторы совместимы с Directum 5.3

23 сентября 2016 года компания Directum сообщила о завершении тестирования Directum 5.3 на предмет совместимости с USB-токенами и смарт-картами Рутокен.

Тестовые испытания электронных идентификаторов Рутокен и системы Directum, а также мобильного приложения Directum Solo, показали совместимость этих продуктов и стабильность работы совместного решения.

Возможности системы Directum 5.3 и мобильного решения Directum Solo для Android помогут распределенным компаниям связать в едином информационном пространстве комплекс внедренных корпоративных систем через сквозные бизнес-процессы. А носители квалифицированной электронной подписи – токены и смарт-карты Рутокен – поддержат переход на юридически значимый внутренний электронный документооборот, обеспечат защиту информации и повысят уровень безопасности авторизации при входе в ОС и систему Directum. Василий Бабинцев, директор по маркетингу, DIRECTUM

Сотрудничество с компаниями, разрабатывающими системы электронного документооборота (ЭДО) – приоритетное для нас направление. Мы рады работе с компанией Directum, которая развивает и делает доступными технологии электронного документооборота. Такие системы повышают эффективность работы и приносят пользу заказчику, а использование Рутокен помогает повысить уровень безопасности. Кирилл Мещеряков, технический директор, Актив

Directum 5.3

12 августа 2016 года компания Directum сообщила о выпуске релиза версии Directum 5.3. В ней реализованы технологии управления распределенными системами крупных холдинговых компаний.

Продукт помогает связать в единое информационное пространство системы, предназначенные для решения разных задач.

Мы решили выпускать версии чаще, чтобы быстрее доносить новые возможности системы до наших заказчиков и получать обратную связь. В версии Directum 5.3 получили развитие наиболее актуальные для крупных предприятий направления: новые возможности для централизованного управления распределенными системами, работа над производительностью системы, улучшения UX (User eXperience, опыт взаимодействия) для ключевых пользователей, мобильность и межкорпоративный обмен. Константин Истомин, исполнительный директор компании Directum

Управляемая распределенная архитектура

В Directum 5.3 сделаны значительные шаги к созданию управляемой распределенной архитектуры. Ее функционал позволит перевести управление системами на другой уровень в том случае, когда создание централизованной масштабируемой системы невозможно по историческим, юридическим и другим бизнес-причинам. В этой версии реализованы возможности единого администрирования служб, федеративного поиска по нескольким системам Directum. Они обеспечивают удобство работы с отдельными системами, как с точки зрения пользователя, так и администратора. Поддерживается работа с разными версиями Directum, распределение процессов по юридическим лицам или территориально удаленным филиалам.

Центр администрирования служб

В крупной организации может использоваться 5-10 выделенных серверов для различных служб Directum:

• серверы сеансов,
• службы Workflow,
• файловые хранилища,
• серверы веб-приложений,
• сервисы ввода и преобразования и т.д.

Раньше администратору приходилось следить за работоспособностью каждой из них в отдельности, при этом часть настроек хранилась в базе данных, а часть — в конфигурационных файлах. При использовании нескольких систем Directum количество служб возрастало многократно, что усложняло администрирование.

Начиная с версии 5.3 администратор наблюдает за работой одного или нескольких экземпляров системы в интерфейсе центра администрирования служб. С его помощью он оценивает работоспособность служб, меняет настройки и локализует сбои. Для всех настроек доступны подсказки с рекомендациями по заполнению и справочной информацией.

Федеративный поиск

Для сквозного поиска данных по всем системам Directum компании/холдинга создан механизм — федеративный поиск. Посредством его использования возможно искать документы и задачи одновременно во всех системах, в том числе файловых хранилищах. Вывод результатов с учетом прав пользователя. Максимальный эффект от использования федеративного поиска получат организации, которые в своей работе используют три и более систем (например, управляющие подразделения холдинговых компаний).

На сайте поиска есть необходимые возможности для работы с его результатами:

• сортировка и фильтрация по системам;
• возможность поделиться ссылками на результаты поиска с коллегами;
• средства для дальнейшей работы с найденными объектами в веб-клиенте.

Удобство работы с входящим потоком

В Directum 5.3 разработчики уделили внимание организации работы руководителей и делопроизводителей — пользователей, получающих десятки заданий в системе. Теперь, в зависимости от специфики предприятия, администратор настраивает деление всех входящих на потоки посредством управляемых папок. К примеру, в отдельный поток выделяется согласование документов или задания, переданные в работу другим исполнителям и временно не требующие внимания.

Централизованная настройка управляемых папок помогает ввести единые стандарты оптимизации процессов, распространять принятые в компании практики работы с входящими заданиями.

Прозрачная работа с поручениями

В версии 5.3 вся информация и кнопки для основных действий, необходимых исполнителю и автору поручения, содержатся в карточке задания. Для контролеров настроен отдельный интерфейс, он помогает корректировать, прекратить поручение, подключить дополнительных исполнителей или запросить промежуточные результаты. Всем участникам работ доступна краткая сводка в виде дерева, которая позволит узнать текущую ситуацию по всем связанным поручениям.

Быстрый переход к межкорпоративному документообороту

В версии 5.3 получил развитие модуль интеграции с системами обмена электронными документами, входящий в базовую поставку Directum.

Упрощена настройка интеграции с сервисами обмена документами: после установки Directum можно практически сразу начать обмен юридически значимыми документами с внешними контрагентами. Если документ контрагенту отправляется впервые, система автоматически отправит запрос для получения разрешения на обмен. Подписание служебных документов, необходимых по протоколам межкорпоративного обмена, стало безопаснее — сертификаты ключей подписи могут храниться на e-token на компьютере пользователя.

Расширение возможностей веб-клиента

В Directum 5.3 функционал этого ПО максимально приближен к десктоп-версии, включая базовые модули и модуль «Канцелярия». Помимо этого, в веб-клиенте появилась возможность совершать массовые операции, например, экспорт, преобразование и подписание нескольких документов одновременно.

В это релиз системы вошли более 130 различных улучшений.

2015

Directum 5.1

Компания DIRECTUM объявила в январе 2015 года о выходе версии системы DIRECTUM 5.1. Функциональные возможности и существенные изменения позволят сократить трудоемкость проектов внедрения и затраты на аппаратное обеспечение при пользовании системой.

Улучшения инструмента разработчика ускорили написание кода в 2 раза. По статистике почти 25% трудоемкости на проектах автоматизации приходится на разработку. Развитие инструмента разработчика сокращает временные затраты команды внедрения DIRECTUM 5.1, что соответствующим образом отражается на стоимости проекта.

Гибкая настройка и легкое развитие системы силами компании-клиента – отличительная черта и преимущество платформы DIRECTUM. Для удобства разработки в редакторе IS-Builder появились подсказки:

• по методам и свойствам объектов;
• по реквизитам справочников и документов;
• по параметрам методов;
• по типам переменных.

При групповой разработке полезна новая возможность защиты элементов программного кода от одновременного изменения несколькими разработчиками.

Гораздо проще теперь найти неоптимальный и медленный код, так как в отладчике реализована возможность профилирования. С помощью этого механизма можно оценить время выполнения каждой строки программы.

Проекты внедрения DIRECTUM охватывают большое количество бизнес-процессов, соответственно, велико и число пользователей, одновременно работающих в системе. Повысить производительность удалось за счет оптимизации нагрузки на SQL Server, сжатия схем задач и стабилизации работы службы Workflow.

Снижение нагрузки на процессор и уменьшение размера базы данных позволят сократить до 30% затрат на приобретение аппаратного обеспечения серверов.

В версии Directum 5.1 изменился механизм импорта пользователей из Active Directory. Теперь данные из Active Directory можно синхронизировать периодически. Появилась возможность создавать новые записи в справочниках «Работники» и «Подразделения» на основе данных из Active Directory.

В Directum 5.1 разработчикам не придется прописывать программный код для настройки вычисляемых ролей в типовых маршрутах. Специально для этого создан справочник «Правила вычисления ролей», администраторам достаточно лишь создать в нем новые записи.

Постоянно развиваются интеграционные возможности DIRECTUM. Совсем недавно успешно сертифицирован коннектор к SAP Process Integration. А для того чтобы администраторы без лишних усилий смогли быстро настроить обмен данными между DIRECTUM и 1С, разработаны стандартные шаблоны, которые содержат готовые настройки для синхронизации справочников.

Обновленная «Канцелярия»

Отказаться от бумажных документов пока невозможно, но максимально упростить их обработку поможет модуль «Канцелярия». В версии 5.1 пользователей ждет ряд улучшений, и начинаются они с обложки – появилась удобная форма поиска регистрационно-контрольных карточек (РКК). Теперь найти необходимый документ можно в два счета – никаких лишних действий и дополнительных диалоговых окон.

Новые возможности появились и у самой РКК. Описать содержание документа в поле карточки теперь можно с помощью шаблонных фраз – автотекстов. Механизм особенно удобен, если компания работает постоянно с одними и теми же видами документов.

Среди задач, решаемых модулем, стоит выделить работу с поручениями. Ей было уделено особое внимание, и, как результат, появилась возможность формировать несколько поручений для разных исполнителей в рамках одной вынесенной резолюции. Причем можно выдавать и такие поручения, которые требуют периодического исполнения.

Все новшества направлены на минимизацию действий со стороны пользователя и максимальный комфорт при работе с модулем.

Управление показателями эффективности

Невозможно принимать правильные управленческие решения без объективных оценок работы компании. Оценить качество бизнес-процессов можно с помощью модуля «Управление показателями эффективности». Новая версия приятно удивит руководителей – полностью переработан внешний вид сайта контрольной панели для более удобной работы в привычным интерфейсе системы DIRECTUM.

Каждый показатель можно представить в различных разрезах, например, по категории или подразделению, и опуститься до детализированных значений. Это облегчает контроль деятельности и снижает риски и позволяет избегать финансовых потерь.

Коннектор Directum 5.0 к SAP PI сертифицирован как «Powered by SAP NetWeaver»

Коннектор Directum 5.0 сертифицирован в качестве решения по интеграции с SAP Process Integration. Сертификат подтверждает надлежащее качество и соответствие технических характеристик коннектора требованиям SAP. 12 декабря 2014 года версия 3.0 Коннектора Directum к SAP Process Integration technology 7.1 получила официальный статус «Сертифицировано SAP». Техническое решение предназначено для обмена данными между ECM-системой Directum и международно признанным лидером среди систем управления предприятием SAP ERP. Коннектор связывается с интеграционной платформой SAP NetWeaver и позволяет синхронизировать справочную информацию между системами Directum и SAP ERP.

Центр Интеграции и Сертификации SAP (SAP ICC) подтвердил, что характеристики пакета обмена Directum 5.0 для интеграции с SAP ERP 6.0 соответствуют требованиям SAP. Использование коннектора позволяет оперативно отправлять документы из Directum в SAP, связывать объекты SAP и документы Directum , открывать карточки объектов системы SAP из Directum .

Решения, построенные на платформе SAP NetWeaver, быстрее и легче интегрируются с приложениями SAP. Улучшенная совместимость с решениями на платформе SAP NetWeaver обеспечивает качественный обмен данными между системами. Выбирая решение, сертифицированное SAP, потребитель может значительно сократить риски и расходы, связанные с инвестициями в ИТ-сферу своей компании.

Коннектор к SAP Process Integration, базирующийся на платформе SAP NetWeaver, позволяет настроить интеграцию систем SAP и Directum , обеспечивая максимально удобную и прозрачную работу с объектами обеих систем. Возможности интеграции позволяют ускорить обработку данных на предприятии, устранить дублирующие процессы, повысить скорость получения отчетов.

Directum 5.2

14 декабря 2015 года компания Directum сообщила о выходе версии системы Directum 5.2. Модернизирована обработка исторических данных, доработаны прикладные модули, веб-клиент и инструментарий прикладной разработки.

Работа с историческими данными

Для повышения быстродействия при большом объеме информации в Directum 5.2 документы, задачи, задания, записи справочников, к которым редко обращаются пользователи, могут быть отнесены к архивным объектам. По умолчанию они не будут отображаться в папках поиска и справочниках. Дополнительно для удешевления хранения исторические данные могут быть перенесены из SQL-хранилища в файловые архивные хранилища, в том числе на медленные диски.

Поддержка такой схемы работы позволяет:

• уменьшить размер базы данных SQL-хранилища
• показывать пользователям только необходимые в работе объекты
• ускорить выполнение поисков и открытие справочников
• ускорить выполнение операций по обслуживанию баз данных

Правила работы с историческими данными для разных объектов системы настраиваются исходя из потребностей предприятия. К примеру, историческими могут признаваться документы, к которым не обращались более заданного количества лет, или задачи, работы по которым завершены определенное время назад. При поиске документов, задач и заданий можно учитывать или не учитывать исторические данные. Пользователи сами выбирают вариант отображения записей в списках справочников. Все эти улучшения прежде всего призваны повысить качество работы системы в крупных компаниях, где автоматизированы сотни пользователей и накоплены данные за три года и более.

Модернизация прикладных модулей

В модуле «Канцелярия» в реализована новая функциональность для работы со служебными записками. Упрощен мастер действий «Оформление служебных записок».

Доработан типовой маршрут «Согласование служебной записки». Созданные в системе записки могут легко согласовываться с неавтоматизированными сотрудниками — маршрут будет включать задание секретарю распечатать и передать на подпись служебную записку. За счет улучшения механизмов работы со служебными записками ускоряется и упрощается взаимодействие на уровне «подчиненный-руководитель». В модуле упрощен механизм делегирования — при делегировании поручения можно указать, нужно ли выполнить ведущее поручение после выполнения подчиненного.

Расширены возможности модуля «Управление совещаниями и заседаниями». Тесная интеграция с Microsoft Exchange позволяет автоматически синхронизировать совещания, созданные в Outlook. Типовые маршруты модуля гибкие, поэтому пользователи могут пропускать и менять местами этапы работы с совещанием. Это позволяет, например, автоматизировать стихийно проведенное совещание или пропустить этап подготовки протокола, если в нем нет необходимости.

Модуль стал универсальным и позволяет подходить к рабочим встречам без лишнего формализма. Например, любой сотрудник может организовать встречу непосредственно в Outlook, а потом синхронизировать совещание в Directum, чтобы оформить и согласовать протокол, проконтролировать исполнение решений и так далее.

Модуль «Управление договорами» в Directum 5.2 стал удобнее благодаря автоматической синхронизации данных в карточках договорных документов и в соответствующих записях справочника, что позволяет не тратить время на двойной ввод и перепроверку информации. В любой момент можно быстро определить статус договора — для этого в карточку записи справочника добавлено поле «Статус».

Веб-клиент

• Появилась интеграция документов Microsoft Office с Directum в вебе — теперь заполняемые поля документов автоматически обновляются, и в документы можно вставлять штрихкоды
• Улучшены отчеты в веб-клиенте
• Появились предопределенные фильтры папок задач и заданий в проводнике.
• Данные карточек и справочников, представленные в виде таблиц, отображаются проще и удобней.
• Внутри таблиц доступна полноценная навигация с клавиатуры.
• Разработан новый веб-модуль «Управление договорами».
• Упрощена разработка веб-модулей.
• Реализована поддержка имеющихся в десктоп-клиенте диалогов.

По заявлению компании Directum в вебе доступна вся функциональность десктоп-клиента, плюс есть дополнительные возможности по формированию соглашений, просмотру этапов договора, изменению сроков из карточки.

Инструментарий прикладной разработки

• Появилась возможность добавлять различные кнопки на ленты, в контекстные меню — в те места, где это максимально удобно пользователям для решения конкретных задач.
• Добавлен новый элемент разработки — диалоги, что позволяет создавать удобные пользовательские интерфейсы даже в сложных сценариях использования.

2014

Directum 5.0

17 февраля 2014 кода компания Directum объявила о выходе системы Directum 5.0.

Современный интерфейс, система встроенного обучения, улучшенный веб-клиент, простота администрирования - в Directum 5.0.

Общее представление

В данной версии СЭД переработан состав и компоновка действий в панелях инструментов и контекстных меню всех форм. Графическое оформление, крупные значки, элементы управления – новый интерфейс стал более привычным для большинства пользователей. Простота и функциональность современного интерфейса поможет освоить систему.

Начиная с версии 5.0 можно без предварительного обучения приступать к работе в системе. Система Directum ориентируется на действия пользователя, предугадывает их и запускает видеоролики с подсказками в нужный момент. Пользователь поэтапно получает представление о системе и может самостоятельно начинать работать в ней.

Улучшенный веб-клиент

Мобильность рабочих мест - естественная потребность развития бизнеса. Повторяя логику работы и функционал desktop-клиента, усовершенствованный веб-клиент Directum 5.0 соответствует потребностям пользователей.

В обновленном веб-клиенте легче работать с документами. Привычно открывается документ и начинается его редактирование. Все изменения автоматически сохраняются в системе - нет нужды заботиться об этом. Удобство работы значительно повысилось при работе со справочниками. Подписание электронной подписью и шифрование документов и задач теперь доступны во всех поддерживаемых браузерах.

Улучшены возможности разработки веб-модулей. Появилась клиентская объектная модель веб-клиента, которая предоставляет средства модификации и управления элементами страниц веб-клиента и доступа к данным Directum.

Доработан веб-модуль «Канцелярия», полностью соответствующий возможностям desktop-модуля.

Улучшена мобильная версия веб-клиента. Посредством предварительного просмотра пользователь быстро ознакомится с любым документом, без его загрузки и установки специальных программ на смартфон.

Масштабируемость и стабильность

Разработчики уделили внимание масштабируемости системы - она востребована со стороны крупных компаний с большим штатом сотрудников. Реализована поддержка Microsoft SQL Server 2012 и режима AlwaysOn, что позволяет распределять запросы между несколькими серверами, таким образом снижается нагрузка на основной сервер.

Значительно возросла скорость приема данных при репликации. Ранее каждый объект обрабатывался отдельно, теперь часть объектов обрабатываются массово. На больших объемах данных репликация работает в 3 раза быстрее.

Повышена стабильность работы службы взаимодействия системы (DICS), доработан функционал.

В версии 5.0 поддержаны новые возможности сервисов обмена юридически значимыми документами, повышена стабильность службы интеграции с системами обмена (DISI).

Улучшения интеграции и администрирования

Для упрощения процесса установки системы Directum разработана новая единая программа установки всех компонентов. Достаточно выбрать компоненты, соответствующие роли компьютера, однократно ввести запрашиваемые параметры и далее просто следить за ходом установки.

В версии 5.0 получила развитие интеграция Directum с Microsoft Office 2013 и последними версиями OpenOffice.org, LibreOffice. В Microsoft Outlook появился новый пункт меню, позволяющий вложить в письмо документ системы Directum, не открывая ее.

Развивается интеграция Directum с внешними системами: разработан новый коннектор к SAP, расширены возможности веб-сервисов интеграции, в Directum Integration Toolset возможно настроить обмен с интегрируемыми системами - не только справочниками, но и документами.

2013

Веб-расширение для SkyDrive

7 октября 2013 года компания DIRECTUM сообщила о выпуске нового технического решения «Веб-расширение для SkyDrive».

Программный модуль предназначен для обеспечения работы в системе DIRECTUM через веб-клиент. Если до настоящего времени посредством веб-клиента DIRECTUM нельзя было занести в систему документ с мобильных устройств, не имеющих доступа к файловой системе (например, устройства с iOS), то техническое решение «Веб-расширение для SkyDrive» поддерживает экспорт документов в SkyDrive, где с ними можно работать средствами облачного сервиса, впоследствии импортируя обратно в DIRECTUM.

Процесс создания документов из сервиса ничем не отличается от обычного создания документов из файлов, только файлы выбираются не из файловой системы, а из папок облачного сервиса SkyDrive. Редактирование и рецензирование документов не требует установки дополнительного ПО на мобильное устройство.

Directum 4.9.1

В феврале 2013 года вышла версия ECM-системы DIRECTUM 4.9.1. В рамках новой редакции релиза внимание уделено масштабируемости и средствам администрирования для крупных компаний, а также развитию модуля интеграции с системами обмена юридически значимыми документами.

В DIRECTUM 4.9.1 продолжение получили те направления развития, которые 4 месяца назад были представлены в рамках версии 4.9. Помимо работы над модулем Интеграции с системами обмена (DISI), разработчики новой версии усовершенствовали внутренние механизмы, влияющие на работу всех категорий пользователей. Развитие модуля DISI

Начиная с версии 4.9.1, пользователи систем обмена юридически значимыми документами могут воспользоваться встроенным в DIRECTUM приложением для просмотра первичных учетных документов DPAD Viewer, которое дает возможность ознакомиться с содержанием документа из карточки задания, а также просматривать файлы с расширением *.dpad на диске. DPAD Viewer доступен как в desktop- так и в веб-клиенте.

Для удобства взаимодействия с организациями-партнерами, имеющими разветвленную структуру, в обновленном DISI реализована поддержка работы с подразделениями и филиалами. Помимо этого отправлять документы через DISI теперь могут разные пользователи, подписывая документы своими сертификатами. Модуль дополнился и новыми отчетами.

Инструменты администрирования и масштабируемость

В DIRECTUM 4.9.1 произошли изменения в работе с правами доступа пользователей. Теперь пользователям и группам могут назначаться привилегии, определяющие их права в рамках всей системы. В частности, в качестве привилегий могут выступать права на удаление объектов, настройку системы, администрирование пользователей и т.д. Таким образом, в новой версии существенно увеличена гибкость в разграничении полномочий конкретных сотрудников.

Благодаря серьезной работе над повышением масштабируемости платформы также были решены следующие задачи:

• оптимизация структуры индексов базы данных;
• оптимизация хранимых процедур и триггеров и клиентских запросов;
• оптимизация работы через веб-клиент;
• устранение «узких мест» при блокировке данных;
• ускорение работы репликации, оптимизация алгоритмов.

Кроме того, в новой версии теперь более подробно ведется история работы с компонентами администратора, а также реализована возможность ограничения отправки задач большому количеству пользователей. Эти и некоторые другие нововведения расширили возможности администрирования системы.

Дополнительные улучшения

Теперь пользователи, обладающие полными правами на документ, могут разрешить другим пользователям передавать свои права доступа. Например, пользователи с правами на изменение могут назначать права другим пользователям на просмотр и изменение документа. Эта возможность помогает гибко управлять правами доступа в крупных организациях, где нельзя изначально четко назначать права доступа на документ.

2012

Directum 4.9

В версии Directum 4.9 нашли свое отражение основные направления стратегии Extra ECM: Extra Corporation, Extra Access, Extra User, Extra Business Task, отметили в компании. Работа над продуктом в течение девяти месяцев также позволила оптимизировать базовые механизмы работы, влияющие на быстродействие и масштабируемость Directum.

По словам разработчиков, новый модуль «Интеграция с системами обмена документами» обеспечивает комплексную инфраструктуру для эффективного взаимодействия Directum с системами обмена юридически значимыми документами в электронном виде (например, Synerdocs, «Диадок» и другие).

Новый модуль позволяет согласовывать, подписывать и отправлять документы в другие организации через системы обмена непосредственно из системы Directum. Также обеспечивается автоматический прием входящих документов в Directum и организация архива электронных юридически значимых документов. При этом соблюдаются все нормы и правила по регистрации и контролю перемещения документов в электронной форме на всем их жизненном цикле, подчеркнули в компании.

Возможности системы расширились с точки зрения предугадывания запросов пользователей. Так, в desktop-клиенте появились подсказки к объектам системы, которые настраиваются администратором. Например, подсказки для пользователей системы позволяют при наведении курсора отображать фотографию, должность, номер телефона сотрудника и другие данные.

При вводе данных в поле «Маршрут» задачи также отображается подсказка с хронологически упорядоченным списком пользователей, групп и типовых маршрутов, которые ранее были введены пользователем.

Изменения произошли и в критериях поисков объектов. Добавлена возможность ввода в критериях поиска специального значения «Я», а также возможность добавлять в справочник реквизиты других справочников для более удобного поиска данных.

Механизм настройки прав доступа дополнился пунктом «Избранное», куда помещаются наиболее часто используемые пользователи и группы.

В то же время, веб-клиент Directum был значительно доработан для повышения удобства работы сотрудников через веб. В обновленном веб-клиенте появились функции, раньше доступные только в desktop: предпросмотр документов, подсказки к объектам системы, поиск по дополнительным реквизитам, а также обложки для папок. Значительно доработан и список записей справочника — добавлены фильтры по колонкам и группировка записей. Трафик веб-клиента оптимизирован, повышена скорость работы.

В то же время, доработаны механизмы служб интеграции Directum Integration Toolset: в частности, более чем в 3 раза увеличена скорость выгрузки данных из Directum во внешнюю систему, сообщили в Directum.

Также за девять месяцев пополнился и список решений компании, реализующих направление Extra Business Task: «Акелон: управление проектами», «Библиотека функций склонения», «Гарант-Чебоксары: ИПО «Гарант» и другие. Во многом это стало возможным благодаря усилиям партнерской сети Directum.

При этом внутренние механизмы не остались без внимания. Основные изменения были нацелены на расширение возможностей работы крупных компаний с большим штатом сотрудников. Полностью переработаны сервисные службы (workflow и сервер сеансов), повысилась их надежность и скорость при работе большого количества пользователей. Появилась возможность репликации текстов документов, находящихся в файловых хранилищах, а также реализована полноценная работа пользователей вторичных серверов на главном сервере, рассказали в компании.

Соответствие требованиям в области защиты информации

По результатам исследования системы DIRECTUM 4.9 на корректность встраивания средств криптографической защиты информации (СКЗИ) компания DIRECTUM получила положительное заключение ФСБ России.

Разработчики ECM-систем ориентируются не только на требования заказчиков по части функционала. Важнейшими задачами автоматизации бизнес-процессов становятся обеспечение юридической значимости документов и защита электронного документооборота. Особенно актуально это для организаций, которые осуществляют обработку данных различной степени конфиденциальности.

Ранее компания DIRECTUM уже получила сертификат Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК), согласно которому система электронного документооборота DIRECTUM 4.9 соответствует требованиям руководящего документа «Защита от несанкционированного доступа к информации». На настоящий момент и ФСБ России дала положительное заключение о корректном встраивании СКЗИ «КриптоПРО CSP» версии 3.6 в DIRECTUM 4.9.

СКЗИ «КриптоПРО CSP» относится к вспомогательным программам – криптопровайдерам, которые используются для генерации электронных подписей, шифрования и расшифровки документов. Практика показывает, что главная угроза для информации – это человек, который с ней работает. По крайней мере, всегда существует риск принять ошибочное решение – например, дать доступ к информации посторонним лицам.

Специальные свойства СКЗИ в DIRECTUM 4.9 отвечают установленным нормам и предназначены для защиты информации по классам КС1/КС2. Класс средства КС1 предназначен для защиты данных от внешнего пользователя, а КС2 – для защиты от внутреннего. Работа с электронными документами в DIRECTUM адаптирована под нужды территориально распределенных предприятий и ведомственных организаций. Применение сертифицированных средств защиты информации обеспечивает надежную протекцию конфиденциальным данным в системе.

2011

Нагрузочное тестирование

• В феврале 2011 года в технологическом центре Microsoft специалистами компании DIRECTUM было проведено нагрузочное тестирование ECM-системы DIRECTUM. Результаты тестирования показали, что все основные службы DIRECTUM 4.7 способны выдерживать нагрузку и обрабатывать запросы 10 000 одновременно работающих пользователей.
• В августе-сентябре 2009 года система DIRECTUM проходила тестирование и успешно подтвердила работу под нагрузкой, оказываемой 5 000 одновременно работающих пользователей. В условиях роста компаний клиентов и появления новых крупных заказчиков назрела необходимость проверки поддержки системой одновременной работы 10 000 пользователей на одном сервере. Поэтому в феврале 2011 года компаниями DIRECTUM и Microsoft была проведена работа по оценке работоспособности системы в условиях таких особо крупных бизнес-структур.
• Для тестирования системы в технологическом центре Microsoft был развернут стенд, который состоял из сервера баз данных SQL Server 2008 R2, четырёх систем хранения данных, сервера сервисных служб, контролер нагрузочного тестирования и 11 нагрузочных станций. Оборудование для тестирования было предоставлено компанией HP в рамках партнерской программы Microsoft Technology Centers. Для тестирования была подготовлено тестовое хранилище документов, соответствующее по объему 2 годам работы 10 000 пользователей (это почти 15 млн. документов, 20 млн. записей справочника «Регистрационно-контрольные карточки», 41 млн. заданий и 19 млн. задач). Для имитации нагрузки на основании статистических данных был составлен профиль нагрузки — перечень тестовых кейсов, максимально приближенных к реальным ситуациям и включающих основные пользовательские операции с учетом частоты их выполнения: создавались и открывались документы, осуществлялась маршрутизация бизнес-процессов, выполнялись задания. Тесты системы включали:
  • Имитацию обращений 10 000 пользователей к серверу сеансов для определения способности серверов и служб DIRECTUM 4.7 обслуживать высокую нагрузку.
  • Обработку задач службой Workflow для определения возможности работы службы на нескольких процессорах и ее производительности (количество обрабатываемых задач в час).
  • Имитацию нагрузки на СУБД SQL Server 2008 R2 при работе 10 000 пользователей для выявления длительности выполнения серверных операций при высокой нагрузке.

Результаты тестирования подтвердили, что система DIRECTUM 4.7 на СУБД SQL Server 2008 R2 способна выдерживать нагрузку и обрабатывать запросы от 10 000 одновременно работающих пользователей.

Directum 4.8

В версии ECM-системы Directum 4.8 особое внимание уделено внутренним механизмам, направленным на повышение удобств интерфейса, а также масштабируемости системы. Система DIRECTUM, развиваясь в рамках концепции «Настроен на бизнес – удобен в работе», в новой версии стала еще более ориентированной на конечного пользователя. За год работы над версией было учтено большое количество пожеланий клиентов, непосредственно работающих с системой DIRECTUM, а также приняты во внимание основные тренды ИТ-отрасли.

Работа системы на крупных предприятиях

В новой версии проведены значительные работы по развитию масштабируемости. Теперь DIRECTUM может работать с практически неограниченным объемом данных, увеличивая свою производительность пропорционально возрастанию ресурсов у клиентов. Реализована возможность установки нескольких служб Workflow, благодаря которой задачи ставятся на обработку и равномерно распределяются между всеми процессами служб.

Получили развитие сервисы взаимодействия с независимыми системами DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services). Теперь такие системы могут обмениваться значительно увеличенными объемами данных.

Развитие механизмов интеграции В DIRECTUM были значительно расширены возможности интеграции и разработан новый механизм веб-сервисы интеграции, который позволяет:

• обмениваться данными между интегрируемой системой и DIRECTUM в условиях, когда нельзя установить связь через COM-объекты;
• ускорить загрузку и выгрузку данных из системы DIRECTUM в интегрируемую систему;
• расширить возможности работы с объектами системы DIRECTUM в интегрируемой системе.

Веб-клиент

Разработка веб-клиента стала очередным шагом в развитии легкого пользовательского рабочего места. В нем был значительно улучшен интерфейс, который стал более функциональным, удобным и дружелюбным для пользователей. Теперь, используя веб-доступ, сотрудники могут работать с модулем Канцелярия, обращаться к общим справочникам, запускать аналитические и интегрированные отчеты. Для ряда пользователей новый веб-доступ может стать заменой привычного desktop-приложения.

Благодаря инструменту разработки IS-Builder в новый веб-клиент были заложены возможности расширения и конфигурирования. Теперь веб-доступ может быть функционально развит партнерскими решениями DIRECTUM.

Иерархии в справочниках

В данной версии появилась возможность использования иерархического представления данных в справочниках, группируя данные по значениям полей. Такая возможность позволяет в разы ускорить загрузку справочников с миллионами записей и тем самым повысить удобство работы с ними.

Инструментом разработки IS-Builder предусмотрена отдельная компонента и специальный редактор для работы с иерархиями.

Дополнительные улучшения возможностей системы

В данной версии DIRECTUM получили развитие и возможности заложенные в стандартный функционал. Например, было повышено удобство работы пользователей с модулем «Канцелярия». В нем были доработаны основные справочники и маршруты, разработан новый справочник «Перечни типовых архивных документов», новый типовой маршрут «Рассмотрение входящего документа» и т.д.

Всего было учтено более сотни пожеланий, затронувших как модули системы, так и работу специализированных сервисов.

Возможности, заложенные в новой версии DIRECTUM, показывают ориентир на удовлетворение потребностей конечного пользователя и создание комфорта в его работе вне зависимости от сложности процессов, в которых задействован сотрудник или величины компании в которой он работает.

2010

Directum 4.7

Версия системы Directum 4.7 декабря 2010 года содержит технологии и инструменты, позволяющие повысить эффективность взаимодействия и управления потоками работ. Получили свое развитие механизмы управления бизнес-процессами, расширены возможности для организации совещаний и заседаний, усовершенствованы инструменты коллективной работы.

В DIRECTUM 4.7 реализованы новые портальные решения, расширена интеграция с Microsoft Outlook, разработаны и улучшены механизмы интеграции с коммуникационными решениями. Таким образом, DIRECTUM позволяет объединить все каналы корпоративного общения в единое информационное поле и упростить совместную работу с документами.

Конструктор документов и генерация документов

Данная версия системы позволяет пользователю максимально сократить время и усилия, затрачиваемые на работу с типовыми документами. Для этого в DIRECTUM 4.7 включен конструктор документов – набор расширений для Microsoft Office 2007 и 2010, который позволяет быстро создавать в системе макеты типовых документов (договора, заявления, служебные записки и другие). Каждый макет содержит готовые фрагменты текста, которые могут находиться под различными условиями и содержать макропеременные. На основе макетов и данных системы DIRECTUM можно быстро генерировать готовые документы.

Мастера действий

Мастера действий являются еще одним важным нововведением DIRECTUM 4.7. Мастера позволяют легко реализовывать часто повторяющиеся или сложные рабочие процедуры. Работа с мастером действий представляет собой последовательное выполнение пользователем определенных шагов, в рамках которых указываются основные параметры процедуры и ключевые данные. Таким образом, инициация типовой процедуры внешне выглядит как опрос, что переводит взаимодействие пользователя и ECM-системы на новый уровень – общение происходит на языке бизнес-пользователя без привлечения системной терминологии.

Мобильный и веб-доступ

Одним из наиболее заметных изменений в DIRECTUM 4.7 стали новые средства удаленной работы пользователей. Работа в DIRECTUM теперь возможна с помощью мобильных устройств – коммуникаторов, смартфонов и планшетных компьютеров – подключенных к сети Интернет. Интерфейс мобильного веб-доступа адаптирован к работе большинства мобильных браузеров (Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile) на всех популярных платформах, в том числе Windows Mobile, iOS и Android.

Также свое развитие получил стандартный веб-доступ к DIRECTUM: теперь еще больше объектов и данных системы доступно пользователям, работающим с документами через браузер.

Улучшения интерфейса

Данная версия системы содержит значительные улучшения в области пользовательского интерфейса. Проводник DIRECTUM теперь обеспечивает простой и быстрый доступ к любым объектам системы и корпоративному контенту. Для этого в системе появилась функция быстрого запуска, и расширены возможности поиска, добавлена возможность предпросмотра документов в задачах и заданиях, благодаря которой можно быстро ознакомиться с содержанием вложения.

В папках и разделах архива, содержащих разнообразные элементы, появилась возможность указания обложки папки. Такая обложка позволяет создать уникальное представление содержимого раздела, облегчить навигацию и доступ к содержимому.

Примечания