«Вологдаоблэнерго» наладило работу с клиентами и подрядчиками с помощью системы Directum

2022: Внедрение системы электронного документооборота Directum

5 мая 2022 года компания «Директум» сообщила о том, что АО «Вологдаоблэнерго» внедрила систему электронного документооборота Directum. Благодаря цифровизации процессов удалось на 50% увеличить производительность труда без расширения штата и на 30% ускорить выполнение клиентских заявок.

Источник: vologda.energy

АО «Вологдаоблэнерго» (АО «ВОЭК») — поставщик электро- и теплоэнергии в Вологодской области. В связи с тем, что в 2021 году у компании увеличилось количество заявок, но из-за пандемии не было возможности принять всех клиентов в офисе, было решено:

• увеличить скорость обработки обращений, не увеличивая количество персонала;
• организовать дистанционную работу с потребителями, в том числе физическими лицами.

Чтобы достичь целей, компания внедрила электронный документооборот с физическими лицами и создала прозрачность при ведении документации. Также АО «ВОЭК» планировало снизить нагрузку на персонал компании и обеспечить удаленное взаимодействие заказчиков, сотрудников и подрядчиков в условиях пандемии.TrafficSoft ADC: балансировщик нагрузки с высокой скоростью работы и минимальными аппаратными требованиями

В качестве платформы выбрали Directum — российскую систему управления цифровыми документами и процессами. Адаптацией программного продукта под процессы заказчика занимались специалисты компании «Галактика ИТ», генерального партнера Directum.

В рамках проекта создали 3 личных кабинета: для физических лиц, подрядчиков и поставщиков. А для бесперебойного электронного документооборота настроили интеграцию системы Directum c «1С:Энергетика», ИС «OmniUS», 1С:Государственные и муниципальные закупки и 1С:Бухгалтерия.

Чтобы документы корректно учитывались в разных информационных системах, внедрили штрихкоды. Документ идентифицируется и подгружается в нужную папку. В результате скорость работы увеличилась, появился порядок в документации и снизился риск ошибок из-за человеческого фактора.

Также для работы с физическими лицами подключили простую электронную подпись. Благодаря нововведению клиенты могут удаленно подписывать документы.

В результате АО «ВОЭК» удалось избежать сокращения штата, увеличить скорость подключения электро- и теплоэнергии по заявкам потребителей. При этом сократились расходы на бумагу, а благодаря прозрачности управления снизился риск штрафов.

2018: Внедрение Synerdocs

10 октября 2018 года компания Directum сообщила о том, что Вологодская областная энергетическая компания(ВОЭК) перешла на электронный документооборот с физическими и юридическими лицами. Благодаря этому клиенты могут подать заявку и заключить договор на технологическое подсоединение к электросетям в режиме онлайн. Главным исполнителем работ по проекту выступила компания «Галактика ИТ».

Вологодская областная энергетическая компания перешла на электронный документооборот с физическими и юридическими лицами

АО «Вологодская областная энергетическая компания» (ВОЭК) – единое предприятие региона, объединившее государственные и муниципальные электротеплосетевые организации. Основная цель организации – обеспечение надежного, безопасного, качественного электро- и теплоснабжения потребителей. Сегодня компания присутствует в большинстве муниципальных образований Вологодской области. С 2016 года в ВОЭК используется единая система электронного документооборота Directum.

Первый этап

В начале 2017 года ВОЭК предоставила своим клиентам автоматизированную информационную систему самообслуживания – личный кабинет абонента, интегрированный с внутренними системами компании (Directum, 1С Бухгалтерия и пр.).

На тот момент в личном кабинете можно было подавать заявки на технологическое присоединение, оперативно получать и отправлять информацию (показания приборов учета, документация по взаиморасчетам и т.п.), обращаться с жалобами. Особенно востребованной оказалась функция дистанционной подачи заявок на технологическое присоединение. За 9 месяцев система обработала более 1 500 заявок, поданных в электронном виде.

Задача – полноценный ЮЗЭДО

Руководство компании понимало, что процесс, в котором из нескольких операций лишь одна (подача заявки) проходит в электронном виде, не является полноценным электронным документооборотом. После рассмотрения заявки клиенту все равно приходилось посещать офис – технические условия, счета на оплату и договор на технологическое присоединение подписывались вручную на бумаге.

Руководство ВОЭК приняло решение развить функциональность системы и организовать внешний юридически значимый обмен неформализованными документами через сервис ЭДО.

Проблемы выбора оператора и сервиса не стояло – Synerdocs является «родным» для системы Directum. Интегратора также выбирать не пришлось – наша компания, «Галактика ИТ», внедряла и систему электронного документооборота, и личный кабинет клиента, а также выполняла их интеграцию между собой, поэтому реализация юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) была поручена также нам, – рассказывает Артем Глекель, заместитель генерального директора «Галактика ИТ».

С внедрением Synerdocs документооборот стал проще и удобнее для обеих сторон:

• В личном кабинете клиент может подписать простой электронной подписью (ПЭП) любые документы (запросы, обращения, жалобы, заявки) и передать их в систему Directum через Synerdocs. В то же время происходит автоматическая регистрация абонента в сервисе, если его еще нет в справочнике.
• ВОЭК может подписать электронной подписью все ответные документы по запросам и передать их из системы Directum в личный кабинет клиента.
• Приходить в офис за документами клиенту больше не нужно. В личном кабинете ему доступны все документы (письма, договоры, акты и т.п.), подписанные ВОЭК. Там же можно просмотреть их (PDF-файлы с «синим штампом» верификации и валидации Synerdocs), подписать ПЭП и отправить обратно в СЭД компании.

Результаты и планы

За 5 месяцев – с мая по сентябрь 2018 года – через Synerdocs было отправлено более 800 пакетов документов. Но это лишь начало проекта, у компании 3 000 абонентов, и в планах ВОЭК – обмен с клиентами формализованными документами.

Опыт «Вологодской областной энергетической компании» – пример того, как бизнес может масштабировать удачные проекты и усиливать эффект от внедрения ИТ-решений, – делится мнением менеджер по работе с ключевыми клиентами Synerdocs Константин Алексеев. – Оценив возможности системы Directum, компания решила пойти дальше – выстроить электронный документооборот с клиентами. И однозначно это решение стало успешным.

2017: Внедрение ECM-системы Directum

11 августа 2017 года компания Directum сообщила о внедрении ECM-системы Directum в качестве связующего звена между подразделениями компании ВОЭК в 16 муниципальных образованиях Вологодской области. Куратор проекта — компания «Галактика ИТ».

Задачи проекта

В 2009 году вступил в силу ФЗ №261 «Об энергосбережении», который создал условия и предпосылки для внедрения эффективных решений, реализации крупных инвестиционных проектов, на основе современного программного обеспечения. Для исполнения требований закона ВОЭК создла автоматизированную информационно-измерительную систему контроля и учета электроэнергии. Компания провела реинжиниринг, оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов, внедрила системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.

Ход проекта

Проект начат в мае 2016 года. В ECM перенесены:

• управление входящими и исходящими документами;
• управление организационно-распорядительной деятельностью;
• контроль исполнительской дисциплины;
• управление договорами;
• согласование прочих документов;
• управление совещаниями.

Итог проекта

На 11 августа 2017 года в системе действуют более 100 пользователей, организовано сквозное взаимодействие в структуре ВОЭК.

АО «ВОЭК» полностью удовлетворено качеством программного продукта, сервисами Directum и возможностями масштабирования системы. Алексей Бажинов, технический директор, первый заместитель генерального директора АО «ВОЭК»