NauDoc

Система электронного документооборота NauDoc - решение для автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота для средних и малых предприятий.

2011: Объединение всех редакций в NauDoc Enterprise

С 1 марта 2011 года принято решение все коммерческие редакции NauDoc объединить в одну, NauDoc Enterprise, сделав более гибкой лицензионную политику на этот продукт. Это позволит предприятиям различного масштаба максимально использовать преимущества новой платформы NauDoc Enterprise v5.

• Открытый код, независимость от платформы и полноценный веб-интерфейс позволяют быстро и без лишних затрат интегрировать систему в уже существующую IT-инфраструктуру предприятия.
• Бесплатная версия NauDoc Free позволит минимизировать финансовые риски при внедрении СЭД.
• Бесплатное дистанционное обучение по электронному документообороту позволит легко и без затрат обучить персонал работе с системой.
• Система уже сконфигурирована под решение типовых задач, что позволяет быстро начать работать.
• Менеджер обновлений позволяет постоянно получать стабильный и отлаженный код.
• Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации канцелярского документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствии с подходами стандарта ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Архитектура NauDoc

• Функциональная модель системы NauDoc реализована в трехзвенной архитектуре: клиентское приложение Web-браузер, сервер приложений и источник данных (СУБД). В роли сервера приложений выступает Zope, в роли источника данных - объектная база данных ZODB, в качестве промежуточного звена между клиентом и сервером приложений может выступать web-сервер Apache;
• В роли клиентского приложения системы NauDoc (рабочего места пользователя) выступает Web-браузер, через который осуществляется работа с сервером, на котором установлена система. При входе в систему запрашиваются имя и пароль пользователя, после чего он получает доступ в соответствии с должностными полномочиями;
• Серверная часть системы NauDoc обеспечивает хранение данных и обработку запросов с клиентских мест.

2010: Версия NauDoc v5

В версии 5 кроме множества изменений и дополнений появился новый модуль "SQL-Архив". Модуль позволяет создать архивное хранилище документов в СУБД MySQL, освободив полностью рабочую базу данных от архивных документов.

В NauDoc-5 представлена новая, полностью переработанная конфигурация "автоматизация делопроизводства". Схема конфигурации разработана в соответствии с российскими нормами делопроизводства и оптимизирована под систему NauDoc. Иллюстрированные инструкции для пользователей по работе с NauDoc для удобства помещены непосредственно в интерфейс системы.

Исправления и доработки в версии 5.0.0 - 01.10.2010

• Добавлена возможность аутентификации на основе Cookies. В этом режиме правильно работает функция выхода из системы.
• Добавлена система "мастеров", в том числе: мастер обновления, мастер первого запуска, мастер интеграции с SQL и т.п.
• В настройках папки теперь можно выбирать не только доступные категории, но и доступные типы объектов, которые можно создавать в папке.
• Добавлена возможность прикреплять к категории документов неограниченное количество печатных шаблонов на основе DTML.
• Добавлено задание типа "Резолюция". Задания данного типа отображаются на вкладке "Вид" документа.
• В задания добавлено поле "Приоритет".
• Формы шаблонов, возникающие в момент перехода, теперь можно скрывать частично или полностью.
• Обновлены некоторые формы, иконки и стили пользовательского интерфейса. Добавлены элементы интерфейса в стиле AJAX.
• Исправлена ошибка авторизации в скине корпоративного портала "naumen_v3".
• Устранена проблема с реквизитными полями в теле документа, в случае если создается новая версия.
• Устранена проблема с полными списком пользователей при назначении подзадания.
• Исправлена ошибка, возникающая в случае неправильной ссылки в поле "Ответить документом" в настройках шаблона действия "Создание задания".

Доработки в модуле "Модуль поддержки авторизации через LDAP":

• Все персональные настройки пользователей из LDAP теперь сохраняются в системе.
• Упрощена настройка модуля LDAP.
• Устранена проблема с авторизацей администратора Zope в системе с включенной LDAP авторизацией.

Доработки в модуле "Интеграция с SQL":

• Добавлен "SQL архив". Теперь устаревшие документы можно перемещать в реляционную БД MySQL.
• Устранена ошибка, при которой фильтры и поисковые запросы не индексировались в каталогах.
• Устранена ошибка возникающая при попытке удалить пользователя.
• Устранена ошибка возникающая при попытке удалить элемент справочника.

NauDoc 5.2.4

• В настройки модуля цифровой подписи добавлен флаг "Проверять сертификаты". Данный флаг позволяет отключать проверку сертификатов в удостоверяющем центре.
• Устранена проблема, приводящая к неправильной проверке цифровой подписи в случае если в документе присутствуют поля типа "Динамический список пользователей".

NauDoc 5.4.2

• Ускорена работа формы выбора папок и документов.
• Устранена проблема с появлением "zombie" записей в основном каталоге, в случае если произошел конфликт в ZODB (MySQL).
• Исправлена ошибка, возникающая при попытке удалить реквизитное поле справочника в браузере IE.
• Устранен ряд проблем, связанных с расширенным поиском по реквизитным полям документа (MySQL).
• Ускорена работа процедуры обновления каталога (MySQL).

Обновление до версии 5.4.2 при подключенном MySQL подразумевает обновление основного каталога и может занять длительное время.

Версия NauDoc v6: интеграция с Диадок

В версии 6 NauDoc реализована интеграция СЭД NauDoc, предназначенной для автоматизации внутренних процессов обработки документов, с EDI провайдером Диадок. Такая интеграция позволяет перейти на юридически значимый безбумажный обмен документами между организациями. Электронная подпись принимается налоговой инспекций и судебными органами и является юридически значимой так же как бумажный документ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сервисом хранения и подписи документов служит EDI провайдер. Средством автоматизации процессов работы с электронным документом выступает NauDoc. При этом на этапе подготовки документа (например, договора) NauDoc позволяет проверить возможность отправки контрагенту документов в электронном виде (проверка по ИНН подключен ли контрагент к одному из используемых EDI провайдеров).Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Функции решения NauDoc EDI

Юридически значимый безбумажный документооборот между организациями

• Прием, регистрация и обработка в NauDoc электронных документов документов от контрагентов (поступающих через EDI провайдеров Диадок, Такском и др.)
• Отправка из NauDoc документов контрагентам в электронном виде и автоматический контроль их подписи контрагентом
• Автоматическая проверка контрагента на возможность отправки документов в электронном виде на этапе согласования документа в NauDoc (проверка по ИНН на наличией в базах подключенных EDI провайдеров)

Автоматизация обработки бумажных и электронных документов в рамках одного процесса

• гибкие средства автоматизации внутренних процессов обработки документов внутри организации (автоматизация процессов обработки документа, ведение электронных журналов, хранение РКК документов)
• электронные и бумажные документы обрабатываются одинаково в рамках одного процесса
• автоматическое уведомление о поступивших документах в электронном виде (экономия времени на обработку входящей корреспонденции – электронные документы поступают сразу в СЭД)
• система проверяет контрагента на возможность отправки исходящего документа в электронном виде

NauDoc 6.1

В данной версии появилась интеграция с провайдером ЭДО Диадок от компании СКБ Контур, которая позволяет организовать юридически значимый безбумажный документооборот между организациями. Сервисом хранения и подписи юридически значимых электронных документов выступает Диадок. Системой автоматизации внутренних процессов обработки документов на предприятии - NauDoc.

Модуль интеграции включает в себя возможность привязки документа NauDoc к электронному документу в репозитории Диадок. Это позволяет регистрировать в СЭД как бумажные документы, поступающие в организацию, так и электронные документы Диадок. При этом процесс обработки корреспонденции менять не требуется, добавить в NauDoc внешний электронный документ так же легко, как и прикрепить файл.

Исходящие документы, подготовленные в NauDoc так же можно отправить двумя способами - распечатать и отправить бумажный документ, либо (если контрагент подключен к Диадок) сформировать исходящий электронный документ. После чего сотрудник с правом подписи подпишет электронную версию документа электронным ключем. Электронная подпись равнозначна подписи бумажного документа. При этом не требуется расходов на доставку, хранение, сканирование документов, доставка электронного документа контрагенту происходит мгновенно.

Для отслеживания статуса электронных документов в Диадок создан специальный виджет, который можно добавить на домашнюю страницу пользователя. Он позволяет как регистрировать в системе входящие электронные документы, так и отслеживать статус отправленных.

В форме добавления ссылки на элемент справочника появилась возможность создавать новые элементы этого справочника.

Так же обновлено Руководство технолога NauDoc с учетом последних изменений функциональности.

NauDoc 6.2

Обновление рекомендуется для корректной работы мобильного приложения NauDoc mobile v1.1. Обновление расширяет возможности по настройке вкладки-конструктора для документов. Теперь можно все основные функции для работы с документом вынести в одну вкладку и расположить блоки с элементами интерфейса так, как вам удобно.

• Добавлен блок "Связанные документы" для настраиваемой вкладки документов. Теперь можно удобно связывать документы, а так же добавлять связанные документы других типов. Такой блок удобно использовать, например, при регистрации водящего пакета документов.
• Добавлен блок "Вложения" для настраиваемой вкладки документов. Данный блок позволяет из вкладки-консруктора работать с прикреплеными файлами документа.
• Обновлен модуль "Мобильный сервис NauDoc. Обновление требуется для корректной работы мобильного приложения v1.1
• Импортеры в модуле "Интеграция с внешними системами" теперь могут выполняться по графику, с помощью планировщика. Добавлена поддержка двух новых источников импорта: локальный файл сервера и удаленный URL. Теперь можно по расписанию синхронизировать справочники с другими корпоративными системами.

Исправления:

• Исправлена функция добавления новых записей справочника через "Проводник без иерархии".
• Устранена проблема с пропаданием документов из проводника, возникающая в некоторых случаях.

2014

NauDoc 6.3

9 марта 2014 года компания NAUMEN сообщила о выходе новой версии системы электронного документооборота NauDoc 6.3.

В новой системе множество мелких исправлений и улучшений. Разработчики рекомендуют установить это обновление всем пользователям для повышения стабильности работы системы и расширения функциональных возможностей.

Интерфейс

В интерфейс системы внесено множество исправлений и доработок, улучшающих совместимость с браузерами мобильных устройств.

Интеграция

Оптимизирована работа модуля "Интеграция с внешними источниками". Теперь можно указать уникальное поле для импорта в папку, и сделать принудительную очистку записей в случае импорта в справочник. Добавлена возможность импортировать не только справочники, но и каталоги документов из xml.

Новые возможности

В журнале регистрации реализована возможность указать скрипт, выполняемый в момент регистрации документа, связанный справочник, что помогает гибко настроить систему для работы с несколькими юридическими лицами.

Теперь каждый журнал можно связать с юрлицом из справочника юридических лиц. При регистрации документа в этом журнале, связь с юрлицом будет выбираться автоматически. Это ускоряет работу делопроизводителя при вводе большого числа документов по нескольким юридическим лицам и снижает вероятность ошибки. Функция может использоваться с любыми журналами регистрации.

NauDoc 6.4

1 июля 2014 года компания NAUMEN сообщила о выходе версии NauDoc 6.4.

Главные новшества и изменения

Добавлена возможность заочного голосования по протоколам собраний/совещаний

Появился набор инструментов, позволяющий автоматизировать процесс голосования по протоколам заседаний совета директоров и другим аналогичным процессам. Набор инструментов позволяет: зафиксировать в документе стандартные атрибуты протоколов совещаний, заседаний совета директоров и т.п. (такие, как повестка дня, список участников, список вопросов на голосовании и итоговое решение) автоматизировать процесс заочного голосования по вопросам протокола. Теперь участникам голосования вообще не обязательно входить в систему NauDoc (даже знать о ее существовании). Каждому участнику голосования на электронную почту придет оформленное письмо с вопросом и вариантами голосования (ЗА, ПРОТИВ, ВОЗДЕРЖАЛСЯ). Достаточно кликнуть на нужный вариант ответа. Система запросит логин и пароль пользователя, после чего голос будет зафиксирован. NauDoc сам проследит когда все участники собрания проголосуют. После чего секретарю собрания будет направлено уведомление о том, что голосование состоялось и необходимо зафиксировать результаты в протоколе (шаблон протокола так же генерируется системой) по результатам голосования участникам собрания будет направлен итоговый протокол Такой механизм можно использовать теперь в системе NauDoc для любых других процессов (например, согласование договора)

Система подсказок в интерфейсе

В настройках полей реквизитов доступно указание подсказки, которая отобразится на форме редактирования полей в документе, что позволит пользователям без использования документации сразу получить информацию о значении тех или иных атрибутов, наведя курсор на поле в карточке документа.

Полезные мелочи

Ассоциированное с документом вложение типа PDF теперь отображается окне "Вид" средствами Acrobat Reader В настройках почтовых уведомлений теперь можно указать свой DTML-шаблон для каждого уведомления Во время регистрации документа через журнал, теперь можно сразу добавить файл.