Как эффективно использовать ВКС

В числе главных преимуществ использования видеоконференций в бизнесе принято называть сокращения расходов на командировки, повышение эффективности использования рабочего времени и эффективность взаимодействия. Например, ВКС может обеспечить проведение максимально приближенное к реальным встречам мероприятие, поддержать оперативность связи руководства с территориально удаленными подчиненными или обеспечить эффективность взаимодействия удаленных рабочих групп в рамках совместных проектов. Кроме того, ВКС – это удобный и эффективный инструмент проведения обучения персонала без выезда преподавателя или дистанционного интервьюирования.

В разных отраслях и в разных бизнесах ВКС имеет свои преимущества и наиболее эффективные сценарии применения. Как правило, все очень индивидуально, считают в компании Polymedia: «Единого рецепта нет, практически и у каждого заказчика есть своя задача и своя уникальная потребность, которую нужно удовлетворить. Кто-то говорит о необходимости проведения сеансов многоточечной видеоконференции до 100 абонентов, где-то проблемы с качественными каналами связи, где-то ограниченный бюджет».

Однако условно можно рассмотреть несколько примеров системных конфигураций для специфических задач предприятий.

Система видеоконференцсвязи для продаж

Менеджеры продаж и торговые представители - важнейшее звено взаимодействия с клиентами компании. Лучшим средством общения для этих представителей бизнеса может стать централизованная система, которая при своей небольшой стоимости поможет всегда находиться на связи с использованием доступной линии связи. Обладая возможностью подключения через DSL, LAN или ISDN такие системы позволяют выйти на связь как из дома, так и из номера гостиницы, ресторана либо иного места, где есть возможность подключения к выделенному интернету или Wi-Fi.
Важной особенностью подобных систем является их 100% совместимость с большими системами, устанавливаемыми в залах заседаний. Варианты оборудования:
программное обеспечение ВКС + веб-камера.

Интегрированная система для индивидуального использования

В настоящее время практически каждый сотрудник компании имеет на своем рабочем столе персональный компьютер и монитор. Современные технологии позволили интегрировать в монитор мощнейшие системы видеоконференцсвязи. Не занимая места на столе и не требуя никакого дополнительного оборудования, эти системы становятся незаменимым помощником руководителя, позволяют участвовать в совещаниях, не покидая рабочего места.
Системы поддерживают многоточечные соединения и подключения через IP и ISDN соединения. 



Групповая система видеоконференции для малого бизнеса

Для того чтобы получаемое изображение было хорошо видно всем присутствующим, потребуется монитор с диагональю не менее 32". Для воспроизведения звука достаточно динамиков монитора или небольших дополнительных динамиков. 
Большей эффективности от проведения конференции помогут добиться дополнительные аксессуары, такие как документ-камера или цифровая "белая доска". 



Система видеоконференции для филиальных структур

Типичное использование систем этого класса - проведение конференций с сотрудниками, находящимися в территориально удаленных филиалах компании. Для такой системы требуется канал с достаточной широкой пропускной способностью (512 Кбит/с и более).
Также придется позаботиться о хорошем освещении и удобном способе наведения камеры, т.к. в конференции с каждой стороны может принимать участие до 20 участников. Для воспроизведения изображения требуется большой экран, а для качественной передачи речи - микрофоны. 



Большой конференц-зал

Системы такого уровня должны обеспечивать превосходное качество изображения и звука, высочайшую скорость передачи, максимальную функциональность и удобное управление. Для обслуживания систем такого уровня требуется подготовленный персонал.



Возможные сложности

"Для крупных компаний сложности при использовании ВКС представляет существующая ИТ-инфраструктура, которая часто бывает "лоскутно-кусочной", реализованная на различных платформах, - считает Алексей Уляшкин, начальник проектного бюро компании "Делайт 2000". - В таких случаях компаниям приходится или находить возможности для дальнейшей поддержки разнообразного, не всегда легко совместимого между собой оборудования, или полностью переводить всю компанию на новое решение".

Другим препятствием для внедрения ВКС на крупных предприятиях, по мнению эксперта, является разрыв между ИТ-службами и лицами, управляющими бизнесом: первые плохо понимают бизнес-задачи компании, а последние – не владеют информацией о всех возможностях использования новых технологий. В результате часто выбираются не самые эффективные и перспективные решения.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Наконец, отсутствие единой видеоинфраструктуры предприятия, частью которой является видеосвязь, также создает сложности для внедрения и дальнейшего эффективного использования ВКС, считают в "Делайт 2000 (DeLight)".

"Помните, как постепенно входили в нашу жизнь системы ERP? Если сначала на предприятиях использовались отдельные программы для склада, бухгалтерии, управления персоналом и т.п.), то через некоторое время многие перешли на единую ERP-систему. То же самое происходит и с различными системами, работающими с видеоконтентом. Уже в ближайшие годы многие компании придут к выводу, что необходимо создавать корпоративную систему для управления всеми существующими в компании видеоресурсами на единой платформе", - отмечает Алексей Уляшкин.

По мнению Никиты Карпук, менеджера продуктов ВКС "Мегафона", основные сложности проектов ВКС возникают на этапе внедрения системы, когда появляется аппетит (некоторые дополнительные функции, необходимость интеграции с другими системами и пр.) и нужно удовлетворить его в рамках подписанного контракта. Также общая проблема – это отсутствие на российских предприятиях культуры видеообщения. Порой случается, что система ВКС развернута, но ей почти не пользуются, т.к. есть барьеры и технического, и психологического характера.

"Самое главное - изначально хорошо представить, каким образом организация будет применять видеотехнологии", - считает Никита Карпук. По его мнению, с помощью решений ВКС можно усовершенствовать практически все рабочие процессы, которые в данный момент предполагают использование телефонии, электронной почты или командировок. Правильность определения таких задач будет напрямую влиять на окупаемость инвестиций в ВКС.