«Ключавто» перешла на межкорпоративный электронный документооборот

27 июня 2018 года компания Directum сообщила о переходе автохолдинга «КЛЮЧАВТО» на межкорпоративный электронный документооборот (ЭДО) Synerdocs, что позволило сократить канцелярские расходы и ускорить доставку документов.

Причин перехода холдинга на ЭДО было как минимум две. Во-первых, в «КЛЮЧАВТО» множество юридических лиц с внушительным документооборотом. Все компании оказывают услуги и поставляют товары, в том числе друг другу. Во-вторых, организации находятся в нескольких регионах: Краснодарском крае, Ростовской области, Москве и др. Именно поэтому раньше приходилось отправлять документы по почте, с водителями, через других сотрудников. При этом, множество счетов-фактур, накладных терялось в пути, поэтому часто документы выставлялись и отправлялись заново.

Оперативный обмен документами и гарантированная доставка — задача, которую руководство холдинга поставило перед командой Synerdocs в 2014 году. Спустя полгода после старта проекта электронными первичными учетными документами обменивались 55 организаций. К 2018 году количество юридических лиц в ООО «ГК «СБСВ-КЛЮЧАВТО» возросло до 73. Ежемесячно они передают друг другу до 6500 электронных счетов-фактур, актов, накладных (ТОРГ-12) и счетов на оплату. Интеграционное решение Synerdocs и 1С позволяет пользователю отправлять первичные документы, не выходя из привычной учетной системы.

По итогам проекта пользователи могут использовать аннулирование документов и согласовывать их внутри одной компании. Еще один важный результат проекта — все переданные и полученные документы хранятся в едином электронном архиве. Сотрудник может найти документы за несколько секунд, для этого ему нужно лишь задать необходимые параметры поиска.