«Ростелеком-Урал» перевел 1,5 млн договоров в электронный архив на базе Docsvision

Проект перехода к электронному архиву и автоматизации документооборота в макрорегиональном филиале «Урал» ПАО «Ростелеком» был реализован в 2017 году.

О проекте: цифры и факты

• Срок реализации проекта – 1 год.
• Объём архивного фонда составляет 11,6 млн дел абонентов (бумажный архив).
• Перевод существующего архива в новую систему. В систему «Архив» на базе Docsvision загружено 1,5 млн договоров, 3 млн документов, 237 тыс. сканов.
• 200 пользователей системы: сотрудники архива (специалисты, главные специалисты, а также главные специалисты по всему филиалу «Урал»), специалисты департамента продаж, финансово-экономического блока и не только.
• Отклик системы на открытие карточки - не более 3 секунд.
• Интеграция системы архива с биллингом и CRM.
• Проект реализован на платформе Docsvision 5.

Предпосылки

Проект начался в связи с необходимостью автоматизировать работу с большим количеством архивных клиентских документов, среди которых договора, заявления, акты, письма, муниципальные контракты, свидетельства о браке, доверенности, учредительные документы, сертификаты, доп. соглашения и т.д.

Отсутствие автоматизации приема, учета и поиска этих документов приводило к высоким трудозатратам специалистов на содержание архива.

Справка. В макрорегиональный филиал «Урал» входят Екатеринбургский, Пермский, Филиал в Тюменской и Курганской областях, Ханты-Мансийский, Челябинский и Ямало-Ненецкий филиалы.

В каждом филиале был бумажный архив (он остался и сейчас), поиск осуществлялся вручную в соответствии со схемой хранения документов. Учет велся в Excel, где также формировался отчет о результатах работы Архива. Автоматизация была выполнена только в одном из филиалов, масштабировать используемую систему на все филиалы было невозможно. Было принято решение выбрать новую единую платформу для реализации централизованного решения.

Инициатором проекта и функциональным заказчиком системы автоматизации был отдел архива.

Выбор платформы и интегратора

На итоговый выбор платформы Docsvision из нескольких вариантов повлиял ряд факторов, в числе которых непосредственное участие компании-вендора («ДоксВижн») в предпродажной подготовке, наличие успешных кейсов с подобными проектами у других заказчиков, а также присутствие в Екатеринбурге надежного партнера по внедрению - компании «Парадок».

Задачи проекта

• Электронный архив для уже накопленных компанией документов
• Автоматизированная обработка документов, поступающих в архив, проверка корректности данных
• Учёт документов в системе
• Оперативный поиск документов в системе
• Доступ к системе напрямую без запросов в Архив, в том числе мобильный доступ
• Отчётность по исполнительской дисциплине
• Интеграция архива с другими ИТ компании

Реализация проекта

• Развернуты 3 среды - среда разработки, среда тестирования и производственная среда.

Наличие трех сред – требование заказчика. Это показатель стандартизированного подхода к внедрению и обслуживанию систем, высоких требований к безопасности и отказоустойчивости, присущих только крупным заказчикам.

• Были разработаны механизмы автоматизации импорта документов по реестрам поступающих документов: автоматическая обработка входных файлов, с одновременным интеллектуальным поиском аналогичных документов в системе АС «Архив» или в смежных биллинговых системах.

Есть форма Excel, которая импортируется в систему, создаётся карточка – реестр импорта с определенными характеристиками. Далее по каждой строке из реестра происходит обработка данных – проверка на корректность, поиск имеющихся договоров по реквизитам в системе АС «Архив» и в биллинге, сопоставление. Затем специалист с обработанными строками проверяет, все ли корректно, и принимает решение – вносить эти данные в систему или нет. Если вносить – то в какую папку, все вместе или по отдельности – и т.д.

• Система хранения документов по схеме «филиал – пункт архива – помещение – стеллаж – полка – папка – реестр документов/договор – документ» и механизмы управления этими элементами.

Система позволяет однозначно понять, где именно хранится бумажная версия для каждого документа, заведенного в систему (бумажные версии на текущий момент необходимо хранить). Есть даже специальный механизм, который показывает карту помещения и место нахождения того самого искомого документа на карте.

• Механизм уничтожения документов: как в режиме автоматического поиска документов, подлежащих уничтожению по параметрам, так и по входящим реестрам уничтожения.

• Настроен веб-клиент для сотрудников организации, предназначенный для самостоятельного поиска сканов документов (без запроса-обращения в Архив) и для создания запросов на сканирование. Работает для тех, кто создает запросы на сканкопии или их ищет (т.е. внешние департаменты, не сотрудники Архива).

• Механизм управления запросами на предоставление скан-копий документов – единичные запросы и массовые запросы (реестр)

• Импортированы данные из существующей системы.

• Произведена интеграция с биллинговой системой для автоматического предзаполнения данных по поступающим договорам и для контроля расторжения.

• Разработаны печатные формы: акты, списки документов в папках и реестрах, реестрах, акты и.т.д.

• Реализованы статистические отчеты для контроля объема архивного фонда, потока документов и договоров, исполнительской дисциплины, возвратов и т.д.

Этим пользуются сотрудники Архива, чтобы фиксировать текущие показатели:

• общее количество документов и договоров или их количество в архиве на конкретную дату.
• сколько принято за период,
• сколько возвращено из-за некачественно предоставленных документов,
• сколько документов по основному направлению – Архив, или по второму направлению – НВД,
• сколько принято по реестрам импорта, а сколько было заведено вручную – по одному документу и т.д.

Все это показывает результаты деятельности Архива как подразделения, а также сверяется с количеством заключенных договоров: все заключенные договоры должны попадать в архив, и, если число не сходится – с этой ситуацией разбираются.

Уникальность разработки

Проект нельзя назвать типовым, поскольку практически все бизнес-процессы, типы документов и представления создавались с нуля.

• Проведена кастомизация на базе новой версии веб-клиента (на тот момент версия Docsvision 9).

• В компании был накоплен огромный архив документов, поэтому очень серьезной и длительной работы - как со стороны интегратора, так и со стороны специалистов Архива заказчика – потребовала разработка структуры хранения данных, стандартизация видов документов, выявление особенностей обработки определённых видов документов и их учета. Это касается и создания отчётов, которые бы точно отражали требуемую Заказчику информацию.

• Интеграция. В компании используется набор информационных систем, не все из которых могут передать требуемую информацию. В ходе исследования и тестирования был выполнен анализ данных и реализовано несколько интеграций до получения всего объёма данных.

В МФР «Урал» ПАО «Ростелеком» сложная структура информационных систем. Много ИС объединены в общую шину данных – эта шина данных как раз служит для передачи информации между системами. Изначально было намерение интегрироваться с одной системой, но после выполнения ряда работ стало ясно, что часть информации недоступна (например, информация об остатке на счете по договору, которая нужна для определения, можно ли уничтожать договор из архива или нет). Был переделан механизм интеграции.

• Подход к хранению документов в разных филиалах отличается, в связи с чем структура хранения данных была реализована в несколько итераций, и для разных филиалов МФР «Урал» созданы разные схемы хранения.

Примеры автоматизации процессов, связанных с архивом

• Единичные запросы на сканирование: документы нужны, например, коммерческому отделу или по запросу из прокуратуры. Специалист находил нужные документы в архиве, сканировал, отправлял.
• Массовые запросы: например, предоставить сканы по всем договорам на IPTV за сентябрь. Запросы приходили или через CRM, или по почте.

Как это работает

Сейчас запрашивающий сотрудник может зайти в веб-интерфейс и поиском найти нужную карточку договора. Если там уже есть скан – его можно скачать.

Если нет – то в веб-интерфейсе создается запрос, он попадает в системе к исполнителю, система автоматически находит запрашиваемый документ и показывает, где он хранится. Специалист берет его в архиве, сканирует и добавляет в систему.

Далее по этому документу запросы приходить уже не будут, так как он есть в системе.

Массовые запросы бывают обычные (система автоматом ищет сканы и, если находит, то сразу выдает, а если не находит – создает задание на сканирование), а бывают запросы по инвентаризации (в этом случае система полностью в автоматическом режиме проверяет наличие документов по загруженному реестру). Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

В ходе проекта были реализованы специальные функции и для того, чтобы учитывать документы, которые есть в архиве, но нет в системе (т.е. старые документы) – они будут постепенно оцифровываться.

Ключевые результаты использования системы

• Снижение нагрузки на специалистов Архива;

• Автоматизация работ по импорту документов, проверке корректности данных, поиску, обработке запросов на сканирование, уничтожению документов;

• В перспективе при оцифровке старого архива документов запросы на сканирование исчезнут вовсе.

Перспективы развития

Масштабирование системы на другие макрорегиональные филиалы и интеграция с CRM, которая даст возможность специалистам архива полностью отказаться от использования CRM и получать все заявки в единой системе.