Новое кольцо Москвы (Directum)

Компания DIRECTUM завершила внедрение одноименной ECM-системы в "Новом кольце Москвы" – управляющей компании столичной градостроительной программы. ОАО "Новое кольцо Москвы" было создано в 1999 году для реализации одноименной городской программы. Данная программа является масштабной и долгосрочной инициативой Правительства Москвы, решающей задачу дальнейшего социально-экономического и градостроительного развития столицы. Программа предусматривает реализацию различных архитектурных и инвестиционных решений, в том числе возведение высотных комплексов, образующих новое символичное кольцо в срединно-периферийном поясе Москвы.

За время функционирования Программы в компании накопилось множество бумажных документов, работа с которыми стала отнимать все больше времени, человеческих и материальных ресурсов: в частности, снизилась скорость согласования и исполнения документов, возникли трудности с хранением большого объема проектной и финансовой документации и с взаимодействием сотрудников. Для того чтобы изменить сложившуюся ситуацию и предотвратить усложнение процесса управления проектами, в компании было решено внедрить систему электронного документооборота.

В результате изучения и анализа рынка существующих систем документооборота ведущими специалистами компании "Новое кольцо Москвы" была выбрана система DIRECTUM. Поставку и внедрение системы осуществили специалисты DIRECTUM.

Внедрение DIRECTUM стартовало летом 2009 года. Целью проекта стало построение полноценного электронного документооборота в "Новом кольце Москвы". В ходе проекта специалисты DIRECTUM уделяли основное внимание ключевым бизнес-процессам компании: регистрации входящей и исходящей документации, созданию, согласованию и контролю движения организационно-распорядительных документов, организации совещаний по проектам. Для автоматизации этих процессов использовались Базовые модули системы DIRECTUM, а также модули "Канцелярия" и "Управление совещаниями".

В рамках проекта специалисты DIRECTUM полностью перевели в электронный вид информационную базу "Единый реестр высотных объектов города Москвы". Для этого был создан справочник "Проекты", который обменивается данными с системой управления проектами Primavera. Теперь сотрудники "Нового кольца Москвы" имеют легкий доступ к любому проекту, а удобный поиск позволяет им оперативно обращаться к данным реестра.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Также в электронный вид перешли входящая и исходящая корреспонденция, нормативные акты (инструкции, положения), счета, техническая документация по проектам, приказы и распоряжения департамента градостроительной политики, постановления и поручения Правительства Москвы, служебные записки. Все эти документы создаются, утверждаются, регистрируются и передаются в исполнение в электронном виде. Преимущественно в электронном виде ведется работа и с доверенностями, приказами и договорами. Исключение составляют лишь некоторые виды этих документов, существование которых в бумажном виде требуется законодательством или контрагентом.

Организация совещаний по проектам теперь полностью осуществляется с помощью модуля "Управление совещаниями". Участники совещаний в автоматическом режиме получают всю проектную документацию, протоколы и решения по проекту, а руководители проекта могут контролировать исполнение решений с помощью DIRECTUM.

На сегодняшний день система DIRECTUM переведена в промышленную эксплуатацию, в ней работает около 50 сотрудников и руководителей компании.

В результате внедрения все важные процессы "Нового кольца Москвы" были значительно модернизированы, сократились издержки документооборота, а персонал получил возможность сосредоточиться на полноценном управлении проектами. В дальнейшем специалисты компании планируют развивать функционал системы самостоятельно с помощью инструмента разработки IS-Builder.