ГАЗ. Опыт автоматизации управления документами и бизнес-процессами

Ситуация с автоматизацией

• Устаревшая СЭД - Lotus Notes 6.5 и самописная система на базе СУБД Oracle
• Большое количество локальных автоматизированных систем эффективно решающих свои задачи
• Нет единой справочной системы

Функциональный объем проекта

Централизованное решение для всей группы – около 15 000 пользователей:

• Канцелярия (входящие, исходящие, внутренние, документы КД)
• ОРД
• Многопунктные резолюции по документам, различные виды контроля, инициативные и периодические поручения
• Делопроизводственный архив
• Потоковое сканирование с поддержкой штрих-кодирования
• Договорной документооборот
• Архив первичной бухгалтерской документации
• Кадровый документооборот (согласование приказов)
• Интеграции со более чем 10 внешними КИС

Критерии выбора

• Достаточная производительность (целевые показатели зафиксированы в договоре)
• Механизмы проектирования бизнес-процессов различной природы
• Открытый API для интеграций со смежными системами
• Возможность масштабировать решение по мере роста нагрузки
• Низкая стоимость владения:
• Отечественное ПО
• Нет зависимости от одного «внедренца»
• Наличие готового персонала на рынке труда
• Идеология low code в развитии функциональности
• Гибкость настроек системы и возможность внесения их ad hoc
• Подтвержденные большие внедрения требуемой функциональности

Стратегия проекта

• Формирование центра компетенции Заказчиком для минимизации привлечения внешних ресурсов
• Разработка Исполнителем типового шаблонного решения для всех юр.лиц
• Самостоятельное тиражирование решения на все компании
• Самостоятельная доработка решения на основе реализованной Исполнителем функциональности
• Оптимизация NPV инвестиций в проект (лицензии и оборудование)
• Поэтапное внедрение:
• Этап 1. Жестко регламентированные процессы. Обучение команды внедрения со стороны Заказчика
• Этап 2. Более сложные, не полностью формализованные на момент внедрения процессы
• Этап 3. Тиражирование и самостоятельное доработки

План проекта

Waterfall+Agile

Особенности решения

• Разные виды интерфейсов:
  • windows клиент – специализированные АРМ (делопроизводитель, архивариус)
  • Веб-клиент – управленческий аппарат
  • E-mail клиент – сценарии согласования

• Планшетный – не целесообразен
• Удаленная работа в системе с мобильных устройств через Интернет
• В системе непосредственно работает ТОП-менеджмент
• Жесткое разделение прав доступа к контенту с использованием контекстно-ролевой модели
• Работа нескольких юр.лиц в одной системе (справочники, номенклатура дел и т.д.)

Показатели на август 2018 г.

• 12 500 пользователей
• 407 200 документов
• 1 632 000 поручений
• 48 юридических лиц
• 26 000 подразделений в справочнике

Аппаратная архитектура

Сервера Docsvision:

• 2 сервера СУБД (failover кластер) (каждая node - RAM 97ГБ, CPU 32 ядра)
• 5 серверов приложений и веб-клиента (каждая node CPU 2.6ГГЦ х 8 RAM 12ГБ)
• Балансировщик нагрузки
• Два сервера Workflow (каждая node CPU 2.6ГГЦ х 8 RAM 16ГБ)

Существующие ресурсы инфраструктуры Заказчика:

• База данных на СХД
• Сервер MS Exchange для e-mail клиента
• Сервер терминалов для удаленных пользователей
• Сервер DMZ для удаленных пользователей веб-клиента

Интеграции

Итого более 10 разнородных интеграций:

• Справочник сотрудников – собирается из трех внешних автоматизированных систем
• Интеграция с оператором ЭДО «Диадок»
• Интеграция с системой управленческого учета на базе Oracle
• Интеграция с системами бухгалтерского учета юр.лиц на базе 1С (Web Services)
• Интеграция с системой потокового сканирования
• Интеграция с системой атрибутизации

Планы 2019 – и далее

• Усиление центра компетенций
• Развитие функциональности решения своими силами
• Выход на открытый рынок региона
• Внедрение редакции Docsvision 5.5 ECM
• Реализация смежных бизнес-процессов на Docsvision