Завершен первый этап внедрения Directum в группе компаний «АЛИДИ»

ЗАО «Галактика ИТ» начала в январе 2011 года проект внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в группе компаний АЛИДИ. Главная задача первого этапа – проведение автоматизации договорной деятельности. Завершен первый этап, система переведена в режим промышленной эксплуатации.

Начало

Выбор системы электронного документооборота (СЭД) специалистами АЛИДИ начался в середине 2010 года. Рассматривались несколько ECM-решений по следующим критериям:

• Простота работы пользователей в СЭД, наличие интуитивно понятных пользовательских интерфейсов;
• Простота настройки и адаптации СЭД под задачи компании АЛИДИ;
• Возможность удаленной работы в СЭД (наличие веб-доступа);
• Возможность взаимодействия СЭД с корпоративным порталом, созданным на основе MS SharePoint;
• Наличие в СЭД инструментов для создания рабочего места руководителя - визуализация данных в виде схем, графиков и гистограмм;
• Надежность СЭД;
• Оптимальное соотношение цена/качество.

Руководство группы компаний АЛИДИ выбрало систему DIRECTUM.Метавселенная ВДНХ 4.5 т

Поставщиком DIRECTUM и исполнителем по проекту было определено Северо-Западное региональное отделение корпорации «Галактика» (ЗАО «Галактика ИТ»).

На конец 2011 года руководитель проекта со стороны «АЛИДИ» Владимир Чивилев прокомментировал ход проекта и рассказал об особенностях разработанного решения: «К настоящему моменту в рамках компании решены следующие задачи автоматизации на базе DIRECTUM:

• Helpdesk – Управление заявками сотрудников «АЛИДИ» на доработку автоматизированных систем (в том числе DIRECTUM). Данная разработка полностью заменила старую систему, главным недостатком которой было отсутствие возможностей по развитию функционала.
• Управление показателями эффективности. Финансовая и юридическая службы «АЛИДИ» ведут подробный анализ договорной деятельности. В системе осуществляется сбор и анализ данных по договорной работе «АЛИДИ» с использованием KPI (Key Performance Indicators)».

Систему DIRECTUM используют сотрудники юридического отдела, отдела информационных технологий, а также участники договорного процесса. В ходе всего проекта к системе также подключились головные офисы (Санкт-Петербург и Нижний Новгород) и 22 филиала «АЛИДИ».

По словам Владимира Чивилева, в процессе внедрения Helpdesk на базе DIRECTUM сотрудниками ИТ-департамента компании было создано 15 новых справочников и разработан разветвленный маршрут обработки заявок. Теперь заявки направляются сотрудниками по электронной почте или через веб-доступ. Для автоматизации ввода заявок с электронной почты в систему DIRECTUM используются возможности модуля «Служба ввода документов». Ввод заявок через веб-доступ осуществляется с использованием специально разработанного специалистами «АЛИДИ» мастера действий. Автоматизация позволяет за месяц в системе обрабатывать в среднем 250 – 300 заявок на доработку различных систем, установленных в компании.

В течение первых 1,5 месяцев работы в системе сотрудниками юридического отдела было согласовано 500 договоров. Сейчас в DIRECTUM обрабатывается около 700 договоров компании. Также в рамках автоматизации договорной деятельности более 50% документов за 2010 год было переведено в «Архив договоров». Интересной особенностью проекта стала разработка специального маршрута для 46 видов договоров.

Расширять возможности системы компания планирует и в дальнейшем. Предполагается развитие функционала по управлению договорами, в рамках использования нового инструмента, появившегося в DIRECTUM 4.7, – мастера действий. Процесс отправки договоров на согласование будет производиться в диалоговом режиме. В зависимости от введенной в процессе диалога информации система будет вычислять маршрут согласования для каждого конкретного договора. Также в планах компании применять функционал по управлению показателями эффективности на работу ИТ-службы.

Решение

Реализация проекта проводится совместно специалистами группы компаний АЛИДИ и ЗАО «Галактика ИТ». Особенностью проекта является распределенная структура АЛИДИ: два офиса, один из которых (головной) находится в г.Санкт-Петербурге, а второй - в Нижнем Новгороде; филиалы в 20 городах Северо-Западного и Центрального регионов РФ. Все структурные подразделения АЛИДИ буду работать в единой базе данных системы DIRECTUM (т.е. решение будет централизованным) благодаря устойчивым каналам связи между подразделениями АЛИДИ, а также благодаря возможностям системы DIRECTUM по удаленному доступу к данным.

Планы

Автоматизация будет проводиться поэтапно. В настоящее время выполняются работы по первому этапу проекта – ведется автоматизация договорной деятельности группы компаний АЛИДИ.

В дальнейшем планируется развитие проекта по различным направлениям. В частности, у специалистов ГК АЛИДИ есть планы по созданию рабочего места финансового руководителя с помощью функционала DIRECTUM – «Управление показателями эффективности». Также в планах развития проекта – интеграция системы DIRECTUM с корпоративным порталом АЛИДИ.