Руслан Тукмаков, Optimining: Системы класса Process Mining серьезно сокращают длительность и стоимость бизнес-процессов

Руслан Тукмаков: Ключевая задача систем класса Process Mining — снижение операционных расходов за счет сокращения длительности и стоимости бизнес-процессов. При этом выгода, получаемая заказчиком на наших проектах, всегда превосходит стоимость внедрения. Наши заказчики быстрее выпускают продукты и оказывают услуги, тем самым опережая конкурентов и занимая большую долю рынка. Остальным неизбежно придется догонять, используя все возможные средства.

Руслан Тукмаков: В первую очередь наши клиенты — это финтех: банки, брокеры, страховые компании, а также логистика и ритейл. Так уж исторически сложилось, что эти компании отлично умеют считать деньги, у них высокий уровень цифровизации, большинство процессов не только автоматизированы, но и неплохо оптимизированы. Чтобы найти дополнительные точки роста как раз и нужны решения по процессной аналитике (Process Mining). Именно такие инструменты показывают, как каждый процесс протекает на самом деле, находят все неоптимальные маршруты, помогают разобрать каждый вопиющий случай нарушения процесса и, наоборот, увидеть лучшие практики и распространить их на всю компанию.

Руслан Тукмаков: Основная разница между BI-инструментами и решениями класса Process Mining заключается в глубине анализа и вопросах, на которые пользователи получают ответ. BI нацелен на высокоуровневый анализ, который позволяет понять, как эффективность процессов влияет на работу предприятия в целом. Process MIning же предназначен для более глубокого анализа и выявления узких мест в процессах, а также причин их возникновения. Если говорить проще, то BI в большинстве случаев отвечает на уже сформированные «вопросы» пользователей, а Process Mining позволяет находить новые и тут же получать ответ на них.

Также, классический BI большинство компаний используют как систему отчетности, а значит, есть специалисты, к которым встают в очередь на подготовку того или иного отчета. Если сотруднику нужен новый отчет, он сначала ожидает его разработки, а потом получает результат и пользуется только теми данными, которые для него сформировали. Потребовался новый отчет или внести изменения в старый — нужно снова идти к разработчикам

В системе Optimining создание и модификация аналитических представлений доступны для обычных пользователей. Практически любую гипотезу о причинах длительного или, наоборот, аномально быстрого течения процесса можно проверить за считанные клики мышкой. Например, у нас был случай, когда система обнаружила слишком быстрое одобрение кредитной заявки. Мгновенно стало ясно, что недобросовестный сотрудник пропустил несколько обязательных шагов и выдал кредит без необходимых проверок, используя несовершенство ИТ-системы. Подобные случаи Process Mining легко обнаруживает. Чего не скажешь о BI.

Кроме того, BI-система, скажем так, «мыслит агрегатами»: она агрегирует данные и выдает сводную отчетность в виде таблиц или дашбордов, например, показывает сколько выпущено продукции или финансовый результат за определенный период.

В системе Optimining и лучших системах класса Process Mining заложен процессный подход: осуществляется сбор всех цифровых следов выполнения процесса и восстановление реальной картины его течения, с учетом всех полученных данных о его структуре и поведении, что позволяет видеть не только агрегированную картину, но и изучить, по какому маршруту шел каждый документ, контролировать его в режиме, приближенном к реальному времени.

Руслан Тукмаков: Много лет наша команда внедряла Celonis — решение от мирового лидера Process Mining. Функциональность Optimining во многом соответствует, а в некоторых случаях и превосходит этот продукт.

Руслан Тукмаков: Во-первых, мы расширили функционал мультипроцессной аналитики. Вместо анализа изолированных процессов, мультипроцессная аналитика рассматривает сеть взаимосвязанных процессов как единое целое, позволяет изучать их влияние друг на друга. Вместо того, чтобы анализировать, например, отдельный процесс обработки заказов, мультипроцессная аналитика позволяет исследовать, как он взаимодействует с  управлением запасами, доставкой, возвратом товара. Таким образом, мы находим узкие места и проблемы, которые невозможно выявить при анализе этих процессов в отрыве друг от друга.

Во-вторых, в Optimining появилась возможность отображения параллельно выполняемых активностей. Такой возможности нет ни у одной другой российской системы Process Mining. Классическое изображение бизнес-процесса с параллельными шагами выглядит очень запутанным, и разобраться в нем сложно. Наша система позволяет распутать эту «паутину», повысить корректность восстановления процесса и получить новые знания, недоступные при использовании устаревших инструментов. Ниже приведена карта одного и того же процесса с отображением параллельных активностей и без.

Карта процесса без отображения параллельных активностей

Карта процесса с отображением параллельных активностей

Руслан Тукмаков: Мы предлагаем два подхода: разовую услугу по анализу процесса и построение внутреннего центра компетенций.

Разовая услуга позволяет получить быструю победу. Заказчик сообщает нам, какой процесс хочет оптимизировать, выгружает согласованные логи из информационных систем, предоставляет удаленный доступ и скромные вычислительные ресурсы. Уже через месяц мы выдаем ему результат проверки основных гипотез, выявленные узкие места, настроенные дашборды, которые позволят провести разбирательства буквально с каждым документом. Исправив обнаруженные нами проблемы, заказчик получает экономический эффект. Многие на этом останавливаются, так как их проблема оказывается решена.

Построение собственного центра компетенций предполагает развертывание Optimining в продуктивном контуре заказчика, ее интеграцию со смежными информационными системами, в которых проходят бизнес-процессы, восстановление 1-2 процессов нашими силами и обучение 1-2 сотрудников.

При нашей консультационной поддержке центр компетенций находит пути сокращения длительности и стоимости процессов, моделирует и рассчитывает потенциальные выгоды, контролирует результаты применения управленческих решений. Спустя небольшое время сотрудник с компетенциями обычного аналитика в состоянии анализировать практически все процессы компании.

Руслан Тукмаков: «Страховой Дом ВСК» благодаря Optimining проанализировал и улучшил один из критичных бизнес-процессов — процесс управления обращениями в службу технической поддержки. В рамках проекта была детально изучена работа процесса, содержащего более 1000 услуг. Итогом этой работы стало улучшение SLA по более, чем 350 услугам. Суммарное сокращение нормативов обработки обращений составило более, чем 3 тыс. часов, что вызвало положительную реакцию от бизнес-подразделений компании. Также, были выявлены действия, влияющие на длительность выполнения обращения, и предложены меры для оптимизации процесса.

Другой проект — для крупной логистической компании — позволил сократить время выполнения заказов на 15% за счет устранения избыточных операций и оптимизации маршрутов.

Руслан Тукмаков: Начинайте цифровизацию и оптимизацию процессов как можно раньше! Если ваши процессы еще бумажные, срочно начинайте их цифровизировать. Работа станет более контролируемой, длительность и стоимость процессов сократится, а выгода не заставит себя ждать. Ну а применяя технологию Process Mining, вы значительно опередите конкурентов, потому что будете оказывать услуги и производить свою продукцию быстрее и дешевле, чем они.

Полная информация о преимуществах системы Optimining доступна по ссылке.