Автоматизация документооборота, бухгалтерии, кадрового учета: как работает российская ECM-платформа Docs5

Как устроен продукт

Docs5 автоматизирует процессы кадрового учета, делопроизводства, закупок, бухгалтерии, решает задачу хранения данных в электронных архивах. Система разработана с учетом потребностей российского бизнеса: поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями, позволяет подписывать документы с помощью электронной подписи и обмениваться ими с контрагентами за счет интеграции с операторами ЭДО.

Docs5 — современная No-Code платформа с гибким конструктором, который позволяет решать большинство задач, связанных с документооборотом. Без привлечения разработчиков, с помощью одних лишь настроек, можно создавать нестандартные виды карточек и документов, настраивать сложные бизнес-процессы, маршруты согласования и правила. Отказ от программирования позволяет быстро внедрить систему и адаптировать ее под новые бизнес-задачи.

Система доступна бизнесу любого размера — enterprise-компании могут развернуть платформу на локальных серверах, а средний и малый бизнес — в облачной инфраструктуре. Пользователям Docs5 доступны веб-интерфейс и мобильное приложение для устройств на базе iOS/Android, благодаря чему они могут работать с документами, где бы они ни находились.

Десктопная и мобильная версия ЕСМ-платформы Docs5

Возможности Docs5

Docs5 состоит из модулей, которые можно подключать, адаптируя систему под конкретные бизнес-задачи.

Модули базовой конфигурации оптимизируют актуальные для большинства компаний процессы делопроизводства:

• работу с входящей и исходящей корреспонденцией;
• согласование договоров и дополнительных соглашений;
• подготовку и исполнение приказов и распоряжений;
• согласование и контроль исполнения заявок на оплату счетов;
• обеспечение нормативно-правовой базы, согласование и ведение архива НСИ;
• работу с протоколами совещаний и служебными записками;
• согласование прочих документов (технических заданий, графиков, презентаций);
• постановку и контроль исполнения поручений.

Дополнительные модули позволяют значительно расширить функциональность платформы. Некоторые модули являются типовыми и могут использоваться широким кругом клиентов, как, например, модуль для работы с квалифицированной электронной подписью или модуль, обеспечивающий поточное сканирование. Другая часть модулей решает узконишевые задачи, например, обеспечивают интеграцию с конкретными учетными системами или добавляет конкретную специализированную функциональность.

В перечень наиболее востребованного функционала на базе Docs5 входят:

• Подписание документов с помощью электронных подписей:
  • простой
  • усиленной квалифицированной
  • усиленной неквалифицированной
  • усовершенствованной (со штампом времени)
    Docs5 поддерживает работу с десктопными криптопровайдерами КриптоПро, VipNet, Tumar, а также с облачными — Госключом, КриптоПро DSS и Контур.Крипто.

• Интеграция с операторами ЭДО — модуль позволяет обмениваться документами с контрагентами через Диадок, СБИС, Taxcom.
• Машиночитаемые доверенности — модуль позволяет создавать, согласовывать, формировать, подписывать и хранить МЧД, использовать их при подписании документов электронной подписью. Система интегрируется с порталом Госуслуг для управления полномочиями и c операторами ЮЗЭДО для передачи МЧД.
• Единый электронный архив первичных документов — позволяет хранить бухгалтерские, хозяйственные, договорные документы, автоматизирует процесс ввода документов, их утверждения и ввода в учетные системы. Модуль позволяет обрабатывать как бумажные версии документов с помощью поточного сканирования, так и электронные, с использованием электронной подписи и интеграцией с операторами ЭДО.
• Автоматизация физического хранения документов — решение автоматизирует функции размещения, перемещения, изъятия и уничтожения бумажных документов.
• КЭДО — модуль позволяет перевести все кадровые документы, разрешенные законодательством, в цифровой формат, а также сохранить работу с бумажными носителями, переведя в электронный вид согласование, подписание и другие процессы.
• Конструктор договоров — решение позволяет создавать документы путем ответа на заранее сформированные вопросы. На основании предоставленных ответов разделы файла заполняются нужными формулировками. Как результат, документы создаются быстрее, они не содержат ошибок.
• Конструктор отчетов — с помощью данного инструмента пользователи могут самостоятельно создавать нужные им отчеты в удобном, интуитивно-понятном интерфейсе. Модуль позволяет автоматически формировать настроенные отчеты и отправлять их на электронную почту автору согласно заданной периодичности. Это минимизирует рутинные операции и экономит время сотрудников.
• HR-модуль — решение повышает эффективность управления наймом и развитием персонала. Интеграция с платформой hh.ru оптимизирует рутинные процессы рекрутмента — публикацию и архивирование вакансий, загрузку в СЭД резюме, коммуникации с соискателями. Модуль автоматизируют проведение аттестаций, оценку опыта сотрудников, предоставление обратной связи, помогает рассчитывать текучесть кадров.
• Также повышенным спросом пользуются модули для предквалификации и оценки поставщиков, проведения закупок, управления совещаниями, ведения архивов проектно-сметной документации, автоматизации работы с заявками (Service Desk).

Особенности платформы

Docs5 — кроссплатформенное решение, построенное на стеке open source технологий и включенное в реестр отечественного ПО. В перечень поддерживаемых операционных систем входит Astra Linux, в качестве СУБД возможно использование PostgreSQL. Оба продукта включены в Единый реестр российских программ, что позволяет полноценно поддерживать и развивать систему.

Для работы с документами доступны различные офисные пакеты, среди которых российский МойОфис, а также свободно распространяемые LibreOffice, OpenOffice.

Микросервисная архитектура Docs5 дает практически неограниченные возможности по масштабированию: при необходимости каждый компонент системы можно вынести на отдельный сервер, а большинство компонентов поддерживают кластеризацию.

Масштабирование позволяет системе справляться с растущим количеством документов на обработку — без снижения производительности Docs5 обрабатывает более 5 Пбайт документов.

Отдельный слой для кастомизаций через интерфейсы API позволяет безболезненно обновлять версию системы WSS Docs, сохраняя работоспособность всех доработок, выполненных для конкретного заказчика.

Отдельный слой хранения данных в привязке к настройкам workflow позволяет мигрировать на следующие версии системы с сохранением всех исторических данных. Интеграционный слой позволяет выполнять любые интеграционные задачи и сценарии, в том числе, силами заказчика через API на веб-сервисах.

Уникальные преимущества

WSS Docs содержит ряд уникальных возможностей, отсутствующих в решениях конкурентов.

• Эффективность пользовательского интерфейса.
  Интерфейс Docs5 отличается удобством и минимализмом, что позволяет работать быстрее и продуктивнее. Среди преимуществ можно выделить:
  • Повышение скорости работы за счет возможности согласования, подписания и постановки задач в режиме предварительного просмотра, без открытия карточки документа;
  • Возможность параллельного редактирования документа, в том числе на мобильных устройствах, с помощью встроенного онлайн-редактора LibreOffice;
  • Минимизация лишних действий при работе с документом за счет отображения дополнительной информации по нему в миниатюрах.

• Гибкость. Docs5 позволяет решать 95% задач в области электронного документооборота штатными средствами системы, путем настроек в конструкторе, без привлечения программистов.
• Низкая стоимость продукта и проекта по его внедрению. Docs5 — готовый продукт, не требующий доработок, сложного и дорогого внедрения.
• Высокая производительность и скорость работы. Docs5 дает гарантированное время отклика системы в пределах 0.5–1.5 с. и эта скорость не снижается при загрузке в систему десятков миллионов документов. При росте нагрузок не требуется увеличения мощностей и закупки дорогостоящего оборудования.
• Короткие сроки внедрения. Средняя продолжительность базового внедрения составляет 5-6 недель до ввода системы в эксплуатацию. При этом 80% заказчиков решают свои задачи с помощью базовой функциональности, не вкладываясь в развитие и доработку продукта.

Планы по развитию ЕСМ-платформы Docs5

В ближайшей перспективе ожидается обновление мобильного приложения Docs5, в системе появится конструктор для создания новых бизнес-процессов и Google–like поиск. В течение года полностью обновится пользовательский интерфейс, появятся сервисы на основе искусственного интеллекта.

Самым ожидаемым станет вывод на рынок долговременного архива Docs5, который будет выполнять функции цифровой библиотеки для всего контента компании.

Долговременный архив предоставляет API для интеграции на получение контента от любых источников и удобный интерфейс для доступа к архиву, разграничения прав, запроса временного доступа. В системе будут доступны автоматические процедуры для архивного хранения, ведение фондов, регулярная проверка целостности и комплектности, гарантированное уничтожение документов.

Сегодня крупнейшие электронные архивы на базе Docs5 обрабатывают до 150-200 млн. документов, и хранят даже такой объемный контент, как сканы кассовых чеков сети гипермаркетов. В долговременном архиве Docs5 эти цифры могут быть выше в 10 раз, что позволит компаниям хранить весь цифровой контент со всех ИТ-систем в единой архивной системе.

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о возможностях ЕСМ-платформы Docs5: info@wss-consulting.ru.