Сбербанк страхование жизни (WSS Docs)

2017: Автоматизация делопроизводства и договорного документооборота на базе WSS Docs

В 2017 году в компании «Сбербанк страхование жизни» была внедрена система электронного документооборота WSS Docs. Проект включил в себя автоматизацию процессов делопроизводства и договорной документооборот. До внедрения системы все документы в компании создавали, согласовывали и подписывали в бумажном виде. Цифровизация позволила сократить временные затраты более 400 сотрудников на рутинные операции и ускорила процессы работы с документами. Включая:

• Входящие и исходящие документы
• Приказы
• Распоряжения
• Протоколы совещаний
• Поручения
• Договоры и доп.соглашения
• Доверенности

Модуль электронной подписи позволил компании ускорить процесс подписания договоров и соглашений, приказов, распоряжений и исходящих документов. За счет автоматического формирования файла визуализации электронной подписи сотрудников, ответственных за регистрацию документов, удалось освободить от рутинных операций. Таких как:

• Скачивание подписанных файлов
• Проставление регистрационных номеров, даты и штампа визуализации электронной подписи (ЭП)
• Преобразование файлов в расширение .pdf
• Загрузка сформированного файла визуализации в карточку документа

Проект автоматизации позволил компании сократить количество бумаги во внутреннем документообороте, объединил работу сотрудников в единое информационное пространство с регламентированными правилами и сроками обработки документов, за счет чего был ускорен процесс согласования и появилась возможность контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников.

В 2021 году компания реализовала решение по интеграции WSS Docs с сервисом ЭДО СБИС для обмена с контрагентами неформализованными исходящими письмами и договорами. Развитие системы продолжается. Компания планирует также внедрить мобильное приложение WSS Docs для просмотра и согласования документов удаленно.