БФТ завершила в Волгоградской области проект по автоматизации процессов формирования государственных контрактов

2020: Внедрение конструктора документов, который помогает готовить документы для закупочных процедур

25 ноября 2020 года компания БФТ сообщила о завершении в Волгоградской области проекта по автоматизации процессов формирования государственных контрактов. В подсистему управления закупками ГИС «Электронный бюджет Волгоградской области» внедрен конструктор документов, который помогает быстро готовить документы для закупочных процедур.

БФТ завершила в Волгоградской области проект по автоматизации процессов формирования государственных контрактов

По информации компании, на ноябрь 2020 года в Волгоградской области функционирует государственная информационная система (ГИС) «Электронный бюджет Волгоградской области». Процессы управления закупочной деятельностью в регионе централизованы и автоматизированы на базе решения Компании БФТ «АЦК-Госзаказ».

Для оптимизации деятельности государственных заказчиков внедрен программный модуль – конструктор контрактов (договоров), который позволил расширить функциональные возможности подсистемы управления закупками и автоматизировать подготовку документов. Конструктор для «АЦК-Госзаказ» реализован Компанией БФТ совместно с Партнером, Компанией Lex Borealis, на базе решения «Doczilla».

В рамках проекта внедрения:

• разработаны многовариантные формы контрактов на основании типовых контрактов (договоров) и типовых условий контрактов. В том числе формы контрактов, рекомендованные на федеральном уровне, на основе типовых форм, размещенных на сайте ЕИС;
• создана библиотека для ведения реестра форм;
• настроен конструктор для формирования проектов контрактов с использованием библиотеки многовариантных форм документов и инструментов интерфейса конструктора.

С помощью конструктора контрактов (договоров) в Волгоградской области автоматизирована подготовка документов для закупочных процедур в соответствии с законодательством РФ и нормативно-правовыми актами Волгоградской области. Можно автоматически сформировать и заполнить информацией:

• обращение на осуществление закупки,
• информационную карту заказчика,
• техническое задание,
• спецификацию,
• проект контракта.

Функциональные возможности конструктора позволяют в автоматическом режиме:

• Готовить формы проектов контрактов. Формы можно редактировать, копировать и заменять. Есть возможность запретить редактирование определенных форм документов или полей формы в соответствии с настроенными правами пользователей. Можно создавать формы для формирования проектов контрактов и сохранять их в реестре типовых многовариантных форм.
• Формировать проекты контрактов на основе данных из электронных документов (ЭД) подсистемы управления закупками: ЭД «Заявка на закупку», ЭД «Контракт», ЭД «Договор». Из перечня типовых многовариантных форм документов выбирается форма в соответствии с типом контракта. Далее структурированная форма автоматически заполняется информацией. Для этого достаточно отвечать на вопросы конструктора и выбирать соответствующие конкретному контракту условия и блоки. При формировании текста можно использовать формулы для автоматических вычислений, нумерацию, вставку таблиц, перекрестные ссылки внутри документа и другие функции редактирования документов. В режиме онлайн предпросмотра можно посмотреть, как проект контракта будет выглядеть в итоге.
• Формировать файл с печатной формой проекта контракта. Сформированные документы можно сохранить в формате pdf и/или docx c автоматическим сохранением как вложенный файл в составе соответствующих электронных документов в подсистеме управления закупками.
• Вести библиотеку типовых многовариантных форм документов и актуализировать формы в соответствии с изменяющимся законодательством.
• Сформировать готовый к подписанию государственный контракт на основании протокола подведения итогов закупки.
• Контролировать соблюдение условий контракта с момента подписания до реализации обязательств поставщиком.

Конструктор контрактов (договоров) автоматически:

• формирует содержание документа в зависимости от ответов на вопросы,
• загружает информацию из реестров, баз данных и IT-систем,
• меняет окончания, правильно расставляет ссылки на статьи, формирует приложения к документу.

Благодаря автоматизации процессов подготовки и формирования документов в Волгоградской области оптимизирована деятельность государственных заказчиков:

• Исключены двойной ввод информации и ошибки в документах как на стадии старта процесса закупки, так и по итогу,
• Сокращены временные и трудовые затраты на подготовку контрактов (договоров),
• Обеспечено однообразное применение утвержденных форм документов,
• Ускорен процесс согласования контрактов (договоров) в уполномоченном органе,
• Обеспечен контроль соблюдения условий контракта поставщиком товаров, работ, услуг.

2019: Процессы планирования и исполнения бюджета в регионе интегрированы в единое инфопространство

С 2014 года в Волгоградской области ведется комплексная работа по повышению эффективности управления общественными финансами. К 2018 году регион смог не только сбалансировать финансовую систему, но и достичь роста показателей практически по всем отраслям жизнедеятельности, сообщили TAdviser 10 апреля 2019 года в компании БФТ.

В целях повышения эффективности расходования бюджетных средств и обеспечения прозрачности процесса осуществления закупок на всех этапах — от составления планов, планов-графиков, заявок на закупку и до подготовки сведений о заключенных контрактах — в рамках «Электронного бюджета Волгоградской области» действует подсистема управления закупками. Благодаря этому механизму с 2014 по 2018 год региону удалось сэкономить на закупках более 8 миллиардов бюджетных рублей, из них свыше 1,7 миллиарда — в 2018 году, — рассказала Людмила Заболотнева, начальник управления методологии и организации бюджетного процесса Комитета финансов Волгоградской области.

Министерство финансов РФ отметило эффективность бюджетной политики Волгоградской области: в 2018 году региону присвоена первая (высшая) степень качества управления региональными финансами. Стабильность финансовой системы области засвидетельствована и рейтинговым агентством АКРА, которое в 2018 году подтвердило кредитный рейтинг Волгоградской области на уровне ВВВ(RU), прогноз «стабильный». Как подчеркнула Людмила Заболотнева, немаловажную роль в достижении таких результатов сыграла цифровизация управления бюджетным процессом. TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.8 т

На апрель 2019 года в регионе процессы планирования и исполнения бюджета автоматизированы в ГИС «Электронный бюджет Волгоградской области» и интегрированы в единое информационное пространство, в котором работают более 3,5 тысячи участников бюджетного процесса областного и муниципального уровней. В системе уже реализован полный цикл бюджетных процедур и представлены все ключевые операции планирования и исполнения областного и муниципальных бюджетов. При этом «Электронный бюджет» объединяет в единое целое бюджетный процесс и систему государственного заказа.

Основой ГИС «Электронный бюджет Волгоградской области» стали решения компании БФТ: «АЦК-Планирование», «АЦК-Финансы» и «АЦК-Госзаказ».

Кроме того, в ближайшее время в рамках «Электронного бюджета Волгоградской области» начнет работать еще один инструмент — мониторинг капитальных вложений. Мониторинг будет вестись с целью оценки результативности расходов на строительство объектов и повышения эффективности управленческих решений, принимаемых в бюджетно-финансовой сфере. В специализированный программный модуль будет загружаться вся информация как по уже строящимся объектам — школам, детским садам, ФАПам и другим, так и по тем, строительство которых только планируется.

2018: Централизация закупок на базе «АЦК-Госзаказ»

25 июня 2018 года компания БФТ сообщила что в Волгоградской области реализована централизованная модель управления закупочной деятельностью в масштабе региона. В едином информационном пространстве работают региональные и муниципальные заказчики – всего более 5000 пользователей.

В целях создания в регионе единого информационного пространства в сфере закупок и обеспечения оперативного контроля за расходованием бюджетных средств Комитетом финансов Волгоградской области совместно с Комитетом по регулированию контрактной системы в сфере закупок Волгоградской области было принято решение о централизации подсистемы управления закупками государственной информационной системы региона «Электронный бюджет Волгоградской области». На 25 июня 2018 года в едином информационном пространстве работают заказчики из региональных органов власти и 37 муниципальных образований, полностью автоматизирована их деятельность в соответствии с 44-ФЗ.

Автоматизация закупочной деятельности в области до недавнего времени предусматривала децентрализованную модель управления. Муниципальные системы были слабо связаны с региональным уровнем. Такой подход не позволял в масштабе региона обеспечить единые стандарты работы для всех участников, и, соответственно, задача организации качественного контроля и оценки эффективности и рациональности бюджетных расходов для нас, финансового органа, была достаточно трудоемкой. Решение сложившейся ситуации мы видели в создании единого информационного пространства в сфере закупок за счет централизации. Дорждеев Александр, первый заместитель губернатора Волгоградской области - председатель Комитета финансов Волгоградской области

Исполнителем проекта стала Компания БФТ, а его технологической основой – информационная система управления закупками «АЦК-Госзаказ». Проект проходил в несколько этапов. В начале был проведен анализ региональных нормативных актов, регламентирующих закупочную деятельность Волгоградской области. По итогам подготовлены рекомендации по оптимизации процессов планирования, формирования, размещения заказа, заключения и исполнения контрактов, а также по взаимодействию участников между собой в электронном виде. После была проведена работа по развертыванию и настройке информационных пространств муниципальных заказчиков и опытная эксплуатация. Перед вводом централизованной системы в промышленную эксплуатацию для пользователей муниципальных образований было проведено обучение.

В рамках проекта специалисты Компании БФТ и Комитета финансов Волгоградской области провели отдельную работу по интеграции созданной централизованной системы закупок с действующими в Волгоградской области системой планирования бюджета («АЦК-Планирование») и централизованной системой исполнения бюджета («АЦК-Финансы»). Связующим элементом указанных автоматизированных систем стала синхронизация данных, которая включает в себя информацию о проектах планов закупок, формировании процедур закупок, исполнении бюджета, а также синхронизация различных справочников. При этом соблюдается принцип однократного ввода информации, что обеспечивает контроль сведений на соответствие первоначальному документу.

2015: Модернизация АИС «Закупки Волгоградской области»

В Волгоградской области завершилась модернизация АИС «Закупки Волгоградской области» на базе системы «АЦК-Госзаказ». Внедрение новых компонентов повышает прозрачность системы управления государственными закупками в регионе и обеспечивает качественное и эффективное управление бюджетным процессом.

Современная тенденция в бюджетной сфере, о которой так много говорят как на региональном, так и на муниципальном уровне, заключается в усилении взаимосвязи процессов планирования бюджета и планирования закупок товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд. В этой связи столь пристальное внимание Волгоградской области к информатизации системы управления государственными и муниципальными закупками вполне закономерно. Так, обновленная прозрачная система госзакупок, реализованная на базе системы «АЦК-Госзаказ», позволяет не только повысить качество и эффективность управления бюджетным процессом в регионе, но и обеспечивает исполнение всех последних законодательных требований, в т. ч. и в части контроля при планировании закупок в рамках ст. 99 Закона о контрактной системе.

Автоматизация контроля планов закупок и планов-графиков

Для того чтобы организовать эффективный контроль в сфере закупок, в Волгоградской области были автоматизированы функции в части контроля планов закупок и планов-графиков. Система обеспечивает контроль подготавливаемых проектов планов закупок на соответствие требованиям законодательства, в частности контроль соответствия финансовых условий плана закупок доведенному до заказчика объему финансовых средств. Результаты планирования и закупочных процедур находятся в оперативном доступе за счет формирования аналитической сводной формы. В ней отражается информация о суммах с возможностью получения списка исходных электронных документов (запланированных и объявленных процедур закупок, заключенных и исполненных контрактов и договоров, счетов). Информация может быть представлена в различных аналитических разрезах.

Оптимизация совместных закупок

Сегодня в Волгоградской области активно применяется практика консолидированных (совместных) закупок одноименных товаров, работ, услуг, в которых есть потребность сразу у нескольких заказчиков. Для того чтобы существенно сэкономить бюджеты заказчиков и сократить время на проведение такого рода закупок, в автоматизированной системе управления закупками Волгоградской области реализована оптимизация процессов подготовки и проведения совместных закупок, а также консолидации процедур, проводимых для заказчиков Волгоградской области.

Взаимодействие с действующими информсистемами

Система закупок Волгоградской области взаимодействует с действующими информационными системами Волгоградской области в сфере планирования и исполнения областного бюджета «АЦК-Планирование» и «АЦК-Финансы». Связующим элементом указанных автоматизированных систем является синхронизация данных. При этом соблюдается принцип однократного ввода информации, при котором ее существенная часть переносится в создаваемые связанные документы. Таким образом, обеспечивается контроль сведений на соответствие первоначальному документу. Данный контроль автоматизирован, и пользователь не сможет обработать документ в случае имеющихся несоответствий.

Результаты

В целом масштаб проведенных работ позволил автоматизировать ключевые процессы закупочной деятельности в Волгоградской области:

• планирование закупок товаров, работ, услуг;
• прием и обработка заявок заказчиков на закупку товаров, работ, услуг;
• координация и контроль за ходом проведения закупок на соответствие Закону о контрактной системе;
• участие в закупках СМП, предприятий уголовно-исполнительной системы, СО НКО, организаций инвалидов;
• применение национального режима при осуществлении закупок;
• формирование контрактов и договоров и контроль их исполнения;
• формирование аналитической отчетности и печатных форм документов.