RB Data Group оптимизировала свою проектную деятельность с внедрением собственной ИТ-системы

2023: Итоги внедрения X-Lance

Компания RB Data Group 25 мая 2023 года поделилась результатами опытом и результатом внедрения собственного продукта X-Lance, предназначенного для управления проектами.

Группа компаний RB Data Group занимается разработкой и внедрением ИТ-решений. Как и любая проектно-ориентированная организация, она сталкивается с проблемами, которые возникают из-за объединения классического и Agile/Scrum подходов. Руководители проектов применяют классическую методологию ведения проектов с планированием сверху вниз: они создают проект, добавляют задачи, планируют работу, сохраняют базовые планы и используют для учета инструменты, такие как Диаграмма Ганта. Это помогает им спрогнозировать бюджет и сроки проекта, но излишняя детализация задач может сделать обновление планов слишком трудоемким. К тому же, для полноценного управления проектами используются гибкие подходы, которые требуют еженедельной детализации конкретных задач для сотрудников. И если к этому добавить необходимость управления финансами проекта, то решение таких задач может потребовать использования нескольких информационных систем разных классов: ИСУП (информационная система управления проектами), таск-трекеры, ERP и СЭД.

Сначала было выбрано две системы для управления проектами - ИСУП и таск-трекер. За ведение проектов. ИСУП отвечали руководители проектов, а тим лиды использовали таск-трекер. Однако, данные в этих системах отличались друг от друга. Например, план трудозатрат сотрудника в таск-трекере не соответствовал плану проекта, по которому Руководитель проекта отчитывался на статусе по проекту. Сроки завершения задач не соответствовали плану актов по закрытию работ, а даты платежей перемещались без контроля. Сотрудники вынуждены были заполнять таймшиты в обеих системах, что было трудоемко и требовало дополнительного контроля. Более того, ресурсный план по загрузке сотрудников в ИСУП не всегда соответствовал данным в таск-трекере. Еще одной проблемой было то, что изменения в проектах согласовывались по электронной почте. Чтобы избежать неправомерных изменений сроков, пришлось ограничить права доступа руководителей проектов и проводить изменения через администраторов, которые контролировали все изменения вручную. Бюджеты проектов готовились в excel на основе данных из нескольких систем.

С появлением большого количества проектов компания столкнулась с проблемой несоответствия в данных и дополнительной работой для сотрудников, что увеличило риски реализации проектов в срок и в рамках бюджета. Проведя анализ используемых систем для управления проектами, было обнаружено, что используется уже не две, а несколько систем, но ни одну из них не используют в полной мере. Чтобы повысить эффективность процессов проектной деятельности, было принято решение разработать свой собственный продукт, который будет решать все наши задачи, без лишнего функционала.

По состоянию на май 2023 года компания использует собственную систему управления проектами X-Lance для эффективной проектной деятельности. С помощью различных типов задач можно построить классический план проекта, определить бюджет и детализировать задачи до уровня таск-трекинга. Команда проекта может работать в едином пространстве, используя гибкие подходы и доску задач. В системе реализован процесс согласования изменений, Руководители проектов направляют запрос на согласующих для изменения сроков и бюджета проекта, данные обновляются автоматически в результате согласования. Даты оплаты и подписания актов могут быть автоматически рассчитаны исходя из дат завершения работ на основе аналитической матрицы по каждому заказчику или внесены вручную. Также, в системе реализовано согласование документов, включая бюджеты проектов, а также ведение реестра договоров, актов, счетов и любых типов расходов.

Благодаря внедрению единой автоматизированной системы мы не только сократили время, затрачиваемое на рутинные операции, но и стали получать более точные прогнозы по загрузке сотрудников, срокам выполнения работ и поступлениям денежных средств. А правильное планирование человеческих ресурсов и управление денежным потоком являются ключевыми факторами успеха для проектно-ориентированных организаций, - подвели итоги проекта в RB Data Group.