Gendalf завершил внедрение «Скан-Архив» для сельхозпредприятия Ростовской области

2019: Внедрение «Скан-Архив»

2 сентября 2019 года компания «ГЭНДАЛЬФ» сообщила о завершении внедрения программы «Скан-Архив» в ООО «Энергия» (Пролетарск).

Основные направления работы «Энергии» - растениеводство и животноводство, транспортная логистика, производство хлебобулочных изделий, выращивание пшеницы, ячменя, кукурузы, подсолнечника, риса, сои. В штате компании на сентябрь 2019 года больше 300 сотрудников.

Многообразие и масштаб работы «Энергии» отразились на количестве документов, которое в месяц увеличивается примерно на 1 тысячу. Бумажных реестров в компании не вели, а сами документы хранили в большом архивном помещении, где один их поиск занимал по несколько часов. Сложности с хранением и поиском мешали подготовке к проверкам контролирующих органов: каждый пакет нужных бумаг приходилось искать вручную, делать ксерокопии, отправлять и потом возвращать на места оригиналы.

Поэтому в бухгалтерии «Энергии» начали подбирать программу, которая решила бы накопившиеся трудности. Такой программой стал «Скан-Архив» - разработка компании «ГЭНДАЛЬФ» для создания электронного архива документов.

В бухгалтерии «Энергии» на сентябрь 2019 года работает 12 человек, и прежде запросы документов из архива отнимали у сотрудников много времени. Установка «Скан-Архива» дала ощутимые результаты: теперь все документы сканируются и заносятся в базу сразу при поступлении. Кроме того, этим процессом занимается всего 1 человек и тратит на него около недели в течение каждых 3 месяцев. Электронный архив помогает и в подготовке к проверкам, и в работе с контрагентами: доступ к документам есть в любой момент, надо только распечатывать скан-копии и отправлять по нужному запросу.

На сентябрь 2019 года в «Скан-Архиве» треть наших текущих документов, потому что мы переводим туда только счета покупок, товарные и товарно-транспортные накладные. С документами по продажам пока не начинали работать. Но программа уже показывает заметные результаты: хранить, находить и предоставлять по запросам документы стало в разы проще и быстрее. Как главный бухгалтер, я программой довольна, рассказывает главный бухгалтер ООО «Энергия» Ольга Куценко