ФГУП "Сибирское" ФСИН РОССИИ разворачивает систему электронного архива

Компания «Этлас-Софт» завершила проект внедрения электронного архива документов в Федеральном государственном унитарном предприятии «Сибирское» Федеральной службы исполнения наказаний России, сообщила пресс-служба компании 5 августа 2013 года.

Основа проекта

Главная задача в ФГУП «Сибирское» - создание системы надежного хранения и быстрого поиска нужной информации по запросу контрагентов и контролирующих органов. Инициатором создания электронного архива выступил отдел закупок, который часто сталкивался с проблемами поиска хранимых документов. Все счета, акты и товарные накладные, за многие годы работы, были систематически собраны в хранилищах. Любой запрос на выдачу оригинала документа занимал значительный промежуток времени.

Ход проекта

Руководство приняло решение о переводе хранилища документов отдела закупок в электронный вид, тем самым решая задачу надежного хранения и быстрого поиска, получения оригинала документа.

На первом этапе создания архива:

• сформирована структура архива;
• установлен регламент формирования номенклатур;
• произведены настройки автоматического именования, размещения и нумерации регистрируемых в архиве документов;
• выполнена настройка карточек регистрируемых документов;
• сформированы и заведены в систему все необходимые справочники;
• прописаны правила получения необходимых отчетов по работе с архивом.

Итог проекта

Результат внедрения архива «Этлас»: получение быстрого удаленного поиска нужных документов, как по их атрибутам, так и по содержимому документа, полный контроль за выдаваемыми оригиналами документов, сокращение в 7 раз срока выдачи документа.