ТОО «Приречное ЛА»

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ЭТЛАС В КАЗАХСТАНЕ

Компания «Этлас-Софт» совместно со специалистами ТОО «Приречное ЛА» запустили в промышленную эксплуатацию электронный архив документов, созданный на платформе архива «ЭТЛАС».

Заказчик

ТОО «Приречное ЛА» это быстроразвивающаяся компания, которая занимается производством и распространением сельскохозяйственной продукции и масличных культур на территории Республики Казахстан.

Задачи

Из-за большого количества потребителей продукции, компания столкнулась с проблемой организации хранения и быстрого доступа к финансово-отчетной и договорной документации. Также остро встал вопрос о разграничении доступа отделов компании к различным потокам информации, не только соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивая оперативный доступ к требуемым участкам хранения данных с возможностью выдачи как электронной справки по каждому отдельному документу или списку документов, так и оригинала самого документа.

Ход проекта

Система электронного архива ЭТЛАС привлекла такими качествами, как гибкость и простота в использовании, настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов. Также очень важным фактором было наличие в системы механизмов учета хранения и выдачи оригиналов документов.

Первый этап

В процессе внедрения системы электронного архива ЭТЛАС на первом этапе были созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам, была сформирована структура архива. Заказчиком были настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов, была настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов.

Второй этап

На втором этапе была выполнена работа по сканированию и заведению документов в систему с использованием модуля распознавания текста, что позволило в разы ускорить процесс заполнения архива.

Итог проекта

На сегодняшний день можно отметить, что внедрение системы Этлас значительно упростило доступ к данным компании. Теперь сотрудники и руководство компании всегда имеют возможность получить необходимые данные, находясь как на рабочем месте, так и у себя дома или в командировке в любой точке мира.