«Спецэнерго» использует в работе электронный архив «Этлас»

2022: Внедрение электронного архива

18 мая 2022 года компания «Этлас-Софт» сообщила о том, что компания «Спецэнерго», отечественный производитель трансформаторных подстанций, использует в своей работе электронный архив «Этлас».

ООО «Спецэнерго» выпускает трансформаторные подстанции различного класса напряжения, включая как мобильные, так и стационарные решения. Предприятие расположено в Санкт-Петербурге, но изготавливаемое им оборудование работает в энергетических сетях по стране.

Подстанция представляет собой технически сложное изделие, состоящее из нескольких узлов. Каждая единица оборудования сопровождается объёмной проектно-конструкторской и эксплуатационной документацией, которая хранится в течение срока эксплуатации оборудования.

Кроме технической документации документооборот «Спецэнерго» включает договоры с заказчиками и подрядчиками, счета, акты выполненных работ многое другое. Чтобы оптимизировать работу с документами и повысить эффективность деятельности предприятия, руководство «Спецэнерго» приняло решение отказаться от использования бумажных документов и внедрить электронный архив.

После изучения рынка специалисты предприятия «Спецэнерго» остановили свой выбор на программе электронного архива «Этлас» версии 6.6. Она отвечала заявленным требованиям, в числе которых:

• низкие системные требования и простота установки;
• работа «из коробки»;
• возможность работы с различными типами файлов;
• дистанционный доступ к документам через интернет;
• резервное копирование базы данных, гарантирующее сохранность информации.

Специалисты «Спецэнерго» также отметили возможность расширить при необходимости функционал электронного архива с помощью подключаемых модулей.

Особенностью системы «Этлас» является её способность работать не только с хранилищем электронных документов, но и со складом бумажных оригиналов. Благодаря этому поиск нужного документа можно производить независимо от того, на каком физическом носителе он создан. При необходимости бумажный документ можно отсканировать и оцифровать, а электронный распечатать в требуемом количестве экземпляров.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.7 т

Если речь идёт о договорах или финансовых документах, то их можно подписать электронной цифровой подписью, благодаря чему они получают юридическую значимость.

Установку и настройку системы электронного архива специалисты ООО «Спецэнерго» выполнили самостоятельно, не привлекая инженеров со стороны разработчика.

Пользователи смогли начать работу с системой сразу же после регистрации и настройки допуска. Они положительно оценили интерфейс программы, позволяющий освоить её функции, и возможность войти в архив с любого устройства, включая смартфон, планшет и десктоп. Это особенно подходит для инженеров, работающих непосредственно на оборудовании для оперативного получения нужных документов и чертежей.