Строительная компания "Сити Групп" внедрила электронный архив "Этлас"

24 октября 2015 года. Компания "Этлас-Софт" сообщила^[1] о внедрении электронного архива Этлас в строительной компании "Сити Групп".

Выбор решения

Основной задачей, поставленной руководством, было создание надежного хранения документов компании, а также удобного и быстрого механизма поиска нужного документа. После анализа существующих на рынке систем хранения документов, компания Сити Групп остановила свой выбор на решении от Этлас-Софт. В качестве такого хранилища была выбрана система электронного архива Этлас, которая полностью подошла под требования заказчика, а именно:

• Прозрачный и простой архив, без лишнего функционала
• Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки страны.
• Возможность быстрой регистрации, как электронных документов, так и их отсканированных копий.
• Отсутствие ограничений на количество документов в архиве
• Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователей
• Наличие возможности простого группового импорта в систему уже существующих документов и их отсканированных копий
• Быстрое внедрение системы своими силами, в следствии чего должны присутствовать простых механизмы по настройке системы (редакторы и конструкторы)

Ход проекта

В течение двух недель специалисты Сити Групп самостоятельно:

• В подсистеме администрирования системы выстроили структуру архива
• Завели в системе пользователей и группы пользователей
• Распределили доступ пользователей и группам пользователей к различным секторам архива
• С помощью редактора карточек сформировали карточки документов для всех регистрируемых типов документов в системе
• Завели набор необходимых справочников
• Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов.
• В генераторе отчетов построили необходимые отчеты

В ходе реализации данного проекта компания Сити Групп очень быстро и своими силами внедрила систему электронного архива Этлас, в которую были перенесены все рабочие документы по завершенным проектам в отсканированном виде, а также все внутренние документы компании. За счет быстрого доступа к документам с любого устройства и из любой точки мира был сделан качественный шаг вперед в развитии компании.

Примечания