Правительство Республики Башкортостан налаживает электронное взаимодействие

Компания «Логика бизнеса 2.0» завершила проект внедрения системы электронного документооборота «Логика ECM. Госуправление» для органов госвласти Республики Башкортостан, сообщила компания 23 января 2013 года.

Реальность

В единой системе межведомственного электронного документооборота действуют 2200 сотрудников центральных аппаратов 29 республиканских министерств и ведомств, которые обрабатывают более 1000 документов в день.

Органы государственной власти Республики Башкортостан образуют систему из 34 организаций, где работают около 7000 служащих. Документооборот всех республиканских органов власти и ведомств составляет несколько сотен тысяч документов в год.

Начало

Для сокращения сроков обработки внутренних и внешних документов, обеспечения эффективного контроля за исполнением поручений, приказов, распоряжений, введения единого стандарта работы с электронными документами принято решение создать в республике систему межведомственного документооборота и внедрить локальные СЭД в каждой организации.

Компания «Логика бизнеса 2.0» избрана исполнителем проекта на конкурсной основе. предложившая в качестве базового решения систему электронного документооборота «Логика ECM. Госуправление» (экс БОСС-Референт BR+), разработанную на свободном программном обеспечении. Правительство республики ориентировалось на использование СПО по нескольким причинам: масштаб внедрения СЭД (все региональные органы госвласти и подведомственные учреждения), существенная экономия на отчислениях вендорам на всех этапах жизненного цикла продукта, а также повышение надежности и безопасности функционирования системы.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

Агентством по информационным технологиям Республики Башкортостан и компанией «Логика бизнеса 2.0» совместно разработана стратегия внедрения СЭД: сбор, анализ и обработку данных и требований, планирование и развертывание инфраструктурных решений, подготовку шаблона системы с предустановленными универсальными настройками, тиражирование системы с учетом индивидуальных потребностей организаций и обучение пользователей.

Решение

Применение метода централизованной обработки позволило получить устойчивую, легко расширяемую конфигурацию для передачи электронных документов в рамках всей республики с обеспечением полного контроля исполнения. Механизм обмена, основанный на протоколе МЭДО, позволяет осуществлять взаимодействие с федеральными органами власти в электронном виде. Кроме того, поддержка формата передачи данными в соответствии с ГОСТ-Р-53898-2010 обеспечила реализацию обмена юридически значимыми документами.

На основе распространенных промышленных стандартов передачи данных удалось создать гибкую и надежную схему взаимодействия, охватывающую вертикальное взаимодействие с федеральными органами государственной власти, горизонтальное взаимодействие между региональными органами исполнительной власти, межведомственное взаимодействие с муниципальными органами самоуправления.

В результате проекта налажено эффективное межведомственное электронное взаимодействие между государственными органами Башкортостана, обеспечено автоматизированное управление документами и процессами их обработки, в том числе учет и контроль на всем жизненном цикле электронного документа, снижена трудоемкость и сокращены сроки исполнения документированных поручений. Благодаря усилиям проектной команды электронные формы межведомственного взаимодействия госорганов республики получили официальный статус с применением электронной подписи. Также в духе сегодняшнего дня обеспечен безопасный удаленный и мобильный доступ пользователей к документам в соответствии с их компетенциями. Мобильный доступ реализован с помощью решения «Логика ECM. Mobile», которое позволяет дистанционно согласовывать и подписывать документы в электронном виде, распределять поручения среди сотрудников и контролировать их выполнение.

Ильдар Ямалов, руководитель Агентства по информационным технологиям Республики Башкортостан, подчеркнул: «Реализацией нашего проекта мы показали эффективность построения на базе СПО масштабируемой, территориально распределенной системы электронного документооборота, рассчитанной на несколько тысяч пользователей. Система "Логика ECM. Госуправление", разработанная на компонентах свободного ПО, устойчива и не уступает в качестве сервисов и обеспечения необходимого функционала проприетарным системам. Достижением проекта также считаю кратчайший срок массового внедрения СЭД, что стало возможно за счет применения дистанционного обучения, продуманного предпроектного обследования, грамотного формирования проектной команды. Новая система имеет широкий горизонт использования и обеспечивает нашу готовность к вызовам времени, если потребуется быстрая интеграция с другими системами или доработка в связи с изменением нормативно-правовой базы».

Итог проекта

24 января 2014 года компания Логика бизнеса сообщила об итогах годичной эксплуатации решения Логика ECM. Госуправление в органах госуправления Республики Башкортостан - количество пользователей системы выросло более чем вдвое и превысило 5 тыс. человек, а в единую систему межведомственного электронного документооборота включены 200 организаций исполнительной власти, обрабатывающих более 2,5 тыс. документов в сутки.

Налажено межведомственное электронное взаимодействие, обеспечено автоматизированное управление документами и процессами их обработки, в том числе учет и контроль на всем жизненном цикле электронного документа, а также снижена трудоемкость и сокращены сроки исполнения документированных поручений.

В развитие проекта партнеры тиражировали систему электронного документооборота на подведомственные учреждения и увеличили количество пользователей до пяти тысяч. Эксперты Агентства информационных технологий Башкортостана в сотрудничестве со специалистами «Логики бизнеса» разработали концепцию развития системы межведомственного электронного документооборота (СМЭД) государственных органов Республики Башкортостан.

Согласно ей, СМЭД - часть информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства Башкортостана и предназначена обеспечить ведение электронного документооборота, межведомственного обмена электронными документами и межведомственного взаимодействия в госорганах республики. Отличительной особенностью реализации концепции стал переход республиканских органов госвласти от традиционного делопроизводства и документооборота к управлению электронными документами любого вида с использованием средств управления корпоративным информационным контентом (Enterprise content management, ECM), а также технологии создания систем, обеспечивающие возможность оперативной совместной работы, обмена информацией и совместного принятия решений (Enterprise 2.0) по внутриведомственным и отдельным межведомственным вопросам.

В процессе развития СМЭД решены задачи:

• расширение функциональных возможностей системы
• обеспечение юридически значимого электронного документооборота органов государственной власти для всех групп документов и их гарантированной доставки
• автоматизация полного жизненного цикла всех групп документов, циркулирующих в ОГВ
• дополнительная интеграция с информационными системами, содержащими сведения, необходимые для принятия соответствующих решений
• организация наиболее рационального использования ресурсов
• организация интерактивной среды взаимодействия сотрудников в процессе решения поставленных задач с использованием механизмов социальных сетей

Количество участников СМЭД увеличено до 5020 человек. В процесс вовлечены территориальные подразделения федеральных органов исполнительной власти, подведомственные организации ОГВ РБ и хозяйствующие субъекты республики - 200 организаций, заявители (юридические и физические лица) при наличии у них сертификата ключа электронной подписи.

Данные на январь 2014 года

С момента внедрения системы электронного документооборота «Логика ECM. Госуправление» (экс «БОСС-Референт BR+») на платформе СПО JBoss в пилотной зоне органов госвласти Республики Башкортостан прошел один год. За это время количество пользователей системы увеличилось более чем в 2 раза, превысив 5000 человек, а в единую систему межведомственного электронного документооборота включены 200 организаций исполнительной власти, обрабатывающих более 2500 документов в день.