Петербургский нефтяной терминал (1С:Документооборот 8)

Петербургский нефтяной терминал (ПНТ) оптимизировал управление документацией, перейдя на систему электронного документооборота "1С:Документооборот 8". Внедренная специалистами компании «1С:Первый БИТ» система позволяет сотрудникам ПНТ своевременно и точно обрабатывать тысячи документов, соблюдая при этом все требования ISO 9001:2008 в части управления жизненным циклом документации.

Специалистами компании «1С:Первый БИТ» проведено обучение пользователей, произведены установка и настройка системы, разработаны подробные пользовательские инструкции. На текущий момент доступ к системе электронного документооборота имеют порядка 40 пользователей всех служб предприятия. Руководство и сотрудники отмечают следующие результаты внедрения системы:

• Маршрутизация документов соответствует требованиям международного стандарта качества ISO 9001:2008. Во-первых, система автоматизирует все процессы терминала, где необходима работа с документацией (прием, хранение и отгрузка нефтепродуктов по различным транспортным каналам, взаимодействие с поставщиками и клиентами, взаиморасчеты и т.д.). Во-вторых, упорядочен маршрут движения документов. Оперативно осуществляется актуализация и переутверждение необходимых документов. Таким образом, программное решение обеспечивает своевременное прохождение внутренних и внешних документов через все необходимые уровни управления.

• Оптимизация процессов за счет уменьшения срока обработки и согласования документов. Ежемесячный объем документов на терминале составляет около 1 тысячи. В процессе согласования система дает сотрудникам возможность параллельного просмотра или редактирования документов. При этом сохраняются все рабочие версии с указанием автора, даты и содержания внесенных изменений. В системе поддерживаются регламентированные маршруты движения документов, учитывающие ответственных за согласование сотрудников и сроки согласования. Это позволило сократить время передачи документов между подразделениями.

• Обеспечение централизованного хранения документов. Черновики, проектная документация, информация, как для внутреннего, так и для внешнего пользования, - все это фиксируется в системе в соответствующих папках. По истечении срока исполнения документ переносится в электронный архив.

Таким образом, четкий и прозрачный документооборот "Петербургского нефтяного терминала", построенный в соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9001:2008 в части управления документами, позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и способствует оптимизации управленческой деятельности в целом.