НОТА-Банк (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Иркутский филиал ОАО "НОТА-Банк"

Ситуация

НОТА-Банк обратился в RKIT Group с задачей выместить устаревшие документы из активной базы данных (входящие, исходящие, служебные записки, заявки).

Цели оптимизации:

• добиться быстродействия системы в целом;
• ускорить в 3-4 раза обработку и поиск существующих документов;
• снизить финансовые затраты на обеспечение стабильной работы системы Docsvision.

При этом необходимо было сохранить постоянный быстрый доступ к архивным документам. Архивирование необходимо было провести, без остановки активных бизнес-процессов и задач, с учётом незавершённых заданий, связки между документами и других условий. Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

По результатам оценки аналитиков компании RKIT Group общий объём данных для архивации составил 60-70 Gb (около 35% от общего размера базы данных СЭД).

Описание проекта

RKIT Group выполнила регламентацию процессов и внедрила авторское решение «Оптимизация базы данных» на базе программной платформы Docsvision. Проект выполнялся на текущей версии СЭД Docsvision 4.5 корпоративной редакции с учётом кроссплатформенности и возможности перехода на обновлённую платформу Docsvision 5.х.

Оптимизация базы данных и процессов внутрибанковского документооборота реализована с октября по декабрь 2014 г.

Перед разработчиками RKIT Group стояла задача архивирования карточек документов и файлов; задач; завершённых заданий, связанных одной темой обработки.

Специалисты компании RKIT Group работали поэтапно:

• Провели экспертизу базы данных Заказчика: выявили правила архивирования, перечни карточек, данные из которых подлежат сохранению в архив. По итогам экспертизы разработали техническое задание.
• Настроили и доработали программное обеспечение для оптимизации базы данных НОТА-банка при помощи собственной технологии архивирования RKIT Group . Затем провели испытания на полигоне заказчика.
• Организовали доступ в архивную базу данных ограниченной группе пользователей.
• Провели опытную эксплуатацию системы. Разработали инструкции для пользователей по работе с архивными данными. Инструкции для администраторов, чтобы специалисты НОТА-Банка ежегодно самостоятельно проводили архивирование базы данных.
• Обучили участников рабочей группы.

Результаты

Система оптимизирована для 500 сотрудников Головного банка, дополнительных офисов, а так же филиалов НОТА-Банка. Благодаря перемещению неактуальной информации система электронного документооборота готова выдерживать высокую нагрузку при ежесуточной работе в течение 16-17 часов. Такой режим работы системы обусловлен структурой банка (территориально-разнесенные филиалы).

Поиск и обработка документов ускорились в 3-4 раза.