Министерство Юстиции РФ автоматизирует документооборот во всех территориальных ведомствах

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) успешно реализовала проект развития и сопровождения системы электронного документооборота в Министерстве юстиции Российской Федерации (Минюст) и его территориальных органах на базе собственной разработки – системы «ДЕЛО».

Решение

В соответствии с условиями контракта заказчику были поставлены и установлены системы:

• «ДЕЛО» в количестве 493 рабочих мест,
• «ДЕЛО-WEB» на 450 рабочих мест;

опции:

• АРМ Руководителя на 20 рабочих мест, «ЭЦП и шифрование» на 232 рабочих места, «Сканирование» на 12 рабочих мест.

Соисполнителями проекта выступили: ФГУ НЦПИ при Минюсте России, ООО "КС-Консалтинг", ООО «Бизнес ИТ», ООО «СофтЭксперт», ООО «Офис-Док ИТ», ООО «АЛИАС», ООО «Медиалюкс», ООО «ДиЛеММа», ООО "Инфосистемы", ООО «Весткомп Консалтинг», ООО «Бизнес-Софт».Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.9 т

При постановке задачи построения системы электронного документооборота в Минюсте были выделены следующие направления:

• Организация ведения внутреннего документооборота преимущественно в электронном виде;
• Приведение системы электронного документооборота в соответствие с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
• Организация взаимодействия СЭД заказчика с другими органами государственной власти, а также между Министерством юстиции и территориальными органами.

Кроме того, требовалось решить задачи по наращиванию функциональных возможностей системы:

• Обеспечение руководящего состава подсистемой «АРМ Руководителя»;
• Организация информационного взаимодействия с целью осуществления обмена электронными документами с другими органами государственной власти – интеграция СЭД Минюста с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО);
• Устройство информационного взаимодействия с целью осуществления обмена электронными документами с подведомственными Министерству службами и территориальными органами;
• Настройка выполнения функции подписания пересылаемых документов и резолюций электронной подписью (ЭП), а также обеспечение возможности проверки ЭП с целью удостоверения авторства и неизменности документов и резолюций;
• Настройка функции оповещения и уведомления пользователей о событиях в СЭД, таких как получение корреспонденции, приближение сроков исполнения поручения и др.;
• Сканирование и поточное сканирование документов на бумажном носителе;
• Функция штрих-кодирования документов;
• Обеспечение распределения прав доступа пользователей СЭД в зависимости от их должностных полномочий и функций.

Итоги

В ходе масштабного проекта были выполнены работы по обследованию деловых делопроизводственных процессов в Министерстве, выполнена установка и настройка компонентов СЭД с первичным заполнением справочников и списков СЭД. Для сотрудников Министерства и представителей территориальных органов было проведено обучение по использованию СЭД. Руководящий состав Министерства получил возможность работы с документами.

В результате консолидированного выполнения работ всей командой соисполнителей, был осуществлен переход к полнофункциональной системе электронного документооборота в центральном аппарате Министерства юстиции (все департаменты обеспечены рабочими местами СЭД). Кроме того, во всех 80 территориальных подразделениях была настроена регистрация входящей и исходящей корреспонденции, отработан обмен входящих/исходящих электронных документов с применением ЭП между центральным аппаратом и его территориальными органами. Дальнейшее развитие системы в первую очередь направлено на оснащение рабочими местами «ДЕЛО» территориальных управлений Министерства. С этой целью произведена поставка дополнительных лицензий подсистемы «ДЕЛО-WEB» на 500 рабочих мест и 80 лицензий опции «Сканирование».