"Институт физики и высоких технологий" формирует электронный архив документов на платформе "Этлас"

2020: Создание электронного архива

Автономная некоммерческая организация «Институт физики и высоких технологий» (АНО «ИФВТ») организовал электронный архив документов института на платформе ЭТЛАС. Об этом 19 октября 2020 года сообщила компания «Этлас-Софт».

Проанализировав масштаб ежедневного оборота документов института руководство пришло к решению оцифровки существующего архива документов и формированию прозрачной структуры их хранения.

Входе проработки данного вопроса был сформирован ряд требований к внедряемой системе:

• Надежное и защищённое от попыток взломов хранение документов.
• Гибкий и быстрый поиск документов, с возможность настраивания параметров поиска.
• Система должна быть полностью отечественной разработкой и входить в реестр российского программного обеспечения.
• Наличие потокового ввода документов со сканера;
• Защита системы от различного вида сетевых атак;
• Наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.
• Возможность настройки и внедрения системы силами собственных специалистов.

В результате изучения представленных на рынке электронных архивов была выбрана система на платформе «Этлас».

В ходе настройки системы специалистами института была сформирована структура архива документов, настроены карточки и правила автоматического именования и нумерации документов. Были настроены правила и расписание создания резервных копий базы данных и базы документов, что позволило полностью обезопасить институт от потери документов.Чекап для искусственного интеллекта: зачем и как тестировать ИИ-решения?

Переход на систему электронного архива документов дал институту ряд неоспоримых преимуществ:

• Уход от непрозрачного управления сетевыми папками с документами.
• Быстрый перевод оригиналов документов в электронный вид за счет поточного сканирования и регистрации в системе.
• Упрощение и ускорение поиска необходимого документа и связанного с ним пакета дополнительных документов.
• Прозрачность связей комплектов документов.
• Отслеживание истории изменений документа.
• Полную защищенность хранимых в системе данных.