Сеть "Елисей" переводит поставщиков на электронный документооборот

22 июля 2014 года компания СКБ Контур сообщила о переводе половины поставщиков торговой сети «Елисей» на электронный документооборот.

Задачи проекта

В составе екатеринбургской торговой сети «Елисей»: два кафе, 24 супермаркета, один гастроном и два кулинар-маркета. В сутки один магазин отрабатывает в среднем 50-60 поставок, поставщикам ежедневно направляется около 1,3 тыс. заказов. В течение года число электронных счетов-фактур достигает полумиллиона.

Все документы необходимо обрабатывать, хранить и систематизировать. Несколько лет назад для экономии временных, трудовых и финансовых ресурсов, исключения ошибок при ручном вводе информации, руководство компании приняло решение о разработке и внедрении собственной автоматизированной системы по формированию заказов. После первых положительных результатов ее внедрения организация перешла на электронный обмен EDI-сообщениями. Поставщики оперативно получают сообщения о подтверждении заказа, данные о расхождениях и подтверждения о доставке.

Итог проекта

«Оперативный контроль над возможными отклонениями в прохождении заказа — несомненный плюс. При традиционной системе заказа (по телефону или электронной почте) практически до последнего момента нет информации о том, какой товар придет в магазины на самом деле. Также нет оперативных данных о задержке поставки. Применение EDI снимает эту проблему и упрощает процесс привлечения поставщиков к ответственности за нарушения порядка в цикле товародвижения», — поведала Ольга Ешкунова, коммерческий директор ТС «Елисей».

Обмен EDI-сообщениями с поставщиками торговой сети уже на первом этапе (по товарам длительного хранения) позволил получить ежемесячный прирост объема валовой выручки на 15 %. Следующим шагом стало внедрение системы электронного документооборота с внешними контрагентами. Чтобы предоставить своим поставщикам свободу выбора, ТС «Елисей» начала сотрудничать сразу с несколькими операторами ЭДО, в том числе с «СКБ Контур».

«Сейчас информационная система поставщика напрямую общается с информационной системой ТС "Елисей". Идет обмен структурированными документами в канале поставок без особого участия операторов. Но, чтобы завершить поставку, нужно оформить юридически значимые документы. Для этого в систему интегрируется программное решение для обмена электронными юридически значимыми документами (договорами, счетами-фактурами, актами сдачи-приемки, накладными ТОРГ-12). Получается два в одном: система, которая позволяет достичь конечной цели — полностью отказаться от обмена бумажными документами», — отметил Юрий Кушпель, руководитель направления Контур.Ритейл компании «СКБ Контур».