Дворец творчества детей и молодежи города Норильска внедрил СЭД «Этлас»

24 августа 2017 года компания «Этлас-Софт» объявила о завершении проекта внедрения системы электронного документооборота «Этлас 6» во «Дворце творчества детей и молодежи города Норильска» (ДТДМ).

Ход проекта

Решение по внедрению системы было принято довольно быстро, так как все настройки пользователей, установка прав доступа, добавление пользователей в группы и назначение им ролей в бизнес-процессах осуществлялись силами администратора системы, при использовании различных инструментов, которые присутствуют в системе.

В ходе настройки системы удалось организовать прозрачную и надежную работу со всей документацией ДТДМ, за счет:

• создания электронных копий архивных документов и заведение их в систему;
• формирования внятной структуры хранения документов;
• установления контроля над исполнением поручений;
• быстрой и четкой передачи документов от одного исполнителя к другому и отслеживанию состояния бизнес-процесса в реальном времени;
• получение быстрого доступа к документам за счет гибкого поиска.

Итоги проекта

Спустя несколько дней после начала работы в СЭД «Этлас» стало понятно, что упростилась и в разы ускорилась обработка входящих писем за счет автоматической рассылки их на согласование ключевым сотрудникам, с дальнейшим контролем исполнения согласования. Также удалось оптимизировать работу с договорами за счет использования подсистемы работы с контрагентами.

В целом в результате внедрения СЭД:

• сформирован электронный архив и обеспечено надежное хранение документов.
• практически моментально можно получить доступ к нужному документу;
• введены в эксплуатацию ряд бизнес-процессов обработки документов, которые позволили более оперативно решать текущие задачи.