Опыт автоматизации сквозных договорных процессов в компании «Газпром подземремонт Уренгой»

О заказчике

ООО «Газпром подземремонт Уренгой» осуществляет капитальный и текущий ремонт, извлечение подземного оборудования, модернизацию, реконструкцию, техническое перевооружение, ликвидацию и консервацию скважин всех назначений, на объектах принадлежащих ОАО «Газпром», его дочерним обществам и независимым недропользователям. Также проводит работы по интенсификации и освоению скважин; эксплуатацию потенциально опасных производственных объектов; организацию и проведение буровых работ, работ по испытанию скважин.

Первые шаги

Основа для автоматизации прикладных задач была заложена еще в 2009 году, когда руководство «Газпром подземремонт Уренгой» приняло решение о внедрении электронного документооборота и управления взаимодействием на базе системы Directum. Работы по проекту проводили специалисты сертифицированного партнера Directum — компании «РАСТАМ-ИТ». С использованием модуля «Канцелярия» были автоматизированы основные процессы:

• Исполнение и контроль работ по входящим документам;
• Ознакомление с организационно-распорядительной документацией;
• Подготовка и согласование исходящих писем;
• Подготовка и согласование служебных и докладных записок.

За счет внедрения модуля «Управление договорами» работа с договорными документами была переведена в электронный вид в соответствии с действующими бизнес-процессами. Интеграция Directum с системой 1С:Предприятие позволила синхронизировать базовые справочники и реестр договоров. TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.7 т

Помимо этого был разработан специализированный модуль «Заявки в службу ИУС». С его помощью автоматизировали процесс обработки и исполнения заявок в службу информационно-управляющих систем. В результате обработка заявок значительно ускорилась, повысилась прозрачность работы службы: теперь вся информация по загрузке сотрудников доступна в системе.

Развитие ECM-системы с учетом специфики закупочной деятельности предприятий ПАО «Газпром»

Дальнейшее развитие проекта требовало автоматизации прикладных задач, одной из которых стало управление закупками. Закупочные процедуры сопровождаются большим объемом договорных документов, сведения о которых необходимо в ограниченные сроки предоставить для публикации на порталы закупок и в информационные системы.

Для исполнения требований законодательства и внутренних регламентов предприятиям ПАО «Газпром» необходимо предоставлять сведения сразу в три информационные системы: ПУР АСБУ (Подсистема управления расчётами Автоматизированной системы бюджетного управления), АСЭЗ (Автоматизированная система электронных закупок) и ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок Правительства Российской Федерации).

В каждую из этих систем данные нужно отправлять в конкретные сроки:

• 3 рабочих дня с момента заключения договора (в ПУР АСБУ + ЕИС)
• 10 календарных дней с момента закрытия, изменения условий (заключения доп. соглашения) или расторжения договора (в ПУР АСБУ + ЕИС)
• 10 календарных дней с моментов исполнения (в т. ч. оплат), включая сканы документов (с 1 января 2016 г.) (в ЕИС)
• Ежемесячно до 10 числа — сводный аналитический реестр (в АСЭЗ)

По факту в исполнении договоров в ООО «Газпром подземремонт Уренгой» участвует 3 отдела: подразделение-куратор (отвечает за выполнение объемов), бухгалтерия (отражает первичные документы в бухгалтерском учете) и финансовый отдел (осуществляет платежи). До недавнего времени все подразделения взаимодействовали достаточно сложно.

Подразделения-кураторы могли получать актуальную информацию об исполнении договоров только один раз в месяц из сводного Excel-файла платежей, размещаемого Финансовым отделом в общей сетевой папке. Но и сама структура данных в файле была тяжела и в восприятии, и в понимании. Поэтому нередко возникали прецеденты, когда кураторы не производили проверку исполнения по договорам вообще, — отметил Денис Сипович, начальник Службы информационно-управляющих систем «Газпром подземремонт Уренгой».

Учитывая то, что с 1 января 2016 года было необходимо предоставлять не только информацию по исполнению договоров, но и сканы первичной документации, было принято решение об организации централизованного сканирования документов. За счет этого решались задачи ведения архива и автоматического сбора пакетов документов для предоставления в ЕИС.

Новый этап внедрения

По итогам анализа была проведена жёсткая регламентация внутренних процессов. Часть приказов и распоряжений были модифицированы с учетом новых задач, часть — созданы с нуля. Также потребовалось более тесное информационное взаимодействие между системой документоборота и учётной системой на базе 1С. Система Directum стала инструментом постановки и контроля исполнения заданий, а учетная система послужила источником первичной информации бухгалтерского учёта. Были значительно модернизированы карточки договорных документов Directum, типовые маршруты движения документов, разработаны новые (интеграционные) отчётные формы контроля.

Теперь по каждому договору учитываются такие параметры, как статьи бюджета доходов и расходов, статьи платёжного баланса, условия оплаты. Заранее формируется и планируется график оказания услуг. Данные вносятся на этапе создания документа и являются обязательными к заполнению. Благодаря этому формируется достоверная и оперативная статистика исполнения бюджета доходов и расходов. Directum предоставляет первичные (плановые) данные, 1С — фактические финансовые.

Схема предоставления данных о заключенных договорах в ПУР АСБУ на базе Directum реализована так:

Куратор создает в Directum договор, заполняет его карточку, где указывает все необходимые реквизиты, и отправляет по типовому маршруту на согласование. Для экономии времени все согласующие отделы смотрят договор параллельно, а юридический отдел и отдел закупок вносят необходимую информацию в карточку договора. После согласования юридический отдел подтверждает завершение процесса, и в системе автоматически формируется пакет документов, который отправляется на выгрузку в информационную систему ПУР АСБУ.

Карточка задания Directum на выгрузку договора в ПУР АСБУ

В задачу вложены: договор, документ основания, докладная записка, протокол подведения итогов закупки, различные документы, которые потребовались для согласования договора, а также xml-файл, который формируется автоматически. Специалистам необходимо лишь загрузить его в систему и привязать к нему скан-копию договора.

Системы ПУР АСБУ и АСЭЗ взаимодействуют между собой. Данные, размещённые в ПУР АСБУ автоматически попадают в АСЭЗ и, на их основе, также автоматически формируется реестр договоров, который тендерному отделу необходимо ежемесячно предоставлять в ДУКЗ. Автоматизация настоящего процесса значительно сэкономила время для специалистов отдела.

Также был реализован оперативный контроль платежей в системе. Ежедневно программа проверяет появление новых платежей по расходным договорам в 1С. Если они найдены — автоматически формируется реестр платежей для выгрузки в ЕИС в разрезе договоров и документов первичного бухгалтерского учёта. Помимо реестра в задание на выгрузку добавляются сканы первичной документации.

Каждый руководитель курирующего подразделения договоров, по которым были осуществлены платежи, получит уведомление о факте платежа и должен будет проверить договор на возможность его закрытия (полного исполнения обязательств).

Планы развития

В рамках развития системы планируется дальнейшая оптимизация процессов, которая позволит минимизировать ручные операции и в реальном времени отслеживать наиболее критичные показатели. На 2016 год запланировано решение нескольких задач:

1. Реализация пакетной выгрузки информации об исполнении договоров в ЕИС.

2. Реализация принципа «мгновенных аналитических срезов» в части планового / фактического исполнения БДР (методы оперативно-статистического контроля).