Администрация подмосковного округа Истры использует продукты МойОфис для ежедневной работы. Обзор проекта

2022

В начале 2022 года компания МойОфис совместно с ИТ-командой Администрации городского округа Истра завершили очередной этап проекта по переводу инфраструктуры муниципального центра управления регионом на российское программное решение «МойОфис Частное облако».

Переход на МойОфис помог Администрации городского округа Истра оптимизировать бизнес-процессы, повысить скорость решения повседневных задач и безопасность данных

Администрация городского округа Истра – один из крупнейших региональных органов исполнительной власти в Московской области с разветвленной структурой: 14 подразделений в нескольких населенных пунктах и 12 адресов в Истре. В рамках импортозамещения ПО, начатого в 2020 году, требовалось подключить управление жилищно-коммунального хозяйства к единой среде «МойОфис Частное облако» и централизовать все линии связи.

До запуска проекта специалисты отделов вели собственные файлы-таблицы и формы отчетности, для обработки данных и их сведения в единую таблицу требовалось много ручного труда, а для работы – мощные компьютеры и множество программных решений. При этом данные муниципалитета хранились на компьютерах пользователей и в публичных облаках, где невозможно обеспечить полный контроль над ними и обезопасить от утечек. Руководство администрации приняло решение перейти на ПО, которое позволит сотрудникам работать в едином пространстве и поможет надежно защитить критически важную информацию. На первом этапе проекта облако МойОфис было доступно вместе с уже используемыми редакторами и инструментами. Потребовалась безальтернативная тестовая эксплуатация в незатронутых подразделениях, чтобы сотрудники могли оценить все преимущества нового решения. В ходе опытной эксплуатации было организовано удаленное взаимодействие специалистов из разных подразделений, с разными функциями и видом деятельности.

Реализация проекта осложнялась локдауном и удаленной работой: сотрудники организации работали практически в круглосуточном режиме и не успевали изучать новую систему, и инфраструктуру виртуальных рабочих столов (VDI). Полномасштабный переход на новое ПО стал возможен после возвращения подразделений к работе в штатном режиме.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

Для работы управления жилищно-коммунального хозяйства в «МойОфис Частное облако» ИТ-отдел администрации написал собственную программу на Python и интегрировал её в систему с помощью «МойОфис SDK».

Программа анализирует размещенные в облаке папки подразделений, собирает данные из документов единого формата и создает отчет для руководства.

Переход на МойОфис помог управлению оптимизировать бизнес-процессы, повысить скорость решения повседневных задач и безопасность данных:

• сотрудники всех отделов совместно и в реальном времени работают с документами в единой среде «МойОфис Частное облако»;
• специалисты, ответственные за вывоз ТБО, регулярно заполняют документ учета в единой утвержденной форме. Файл доступен во всех папках подразделений;
• нет ошибок при обработке данных, так как она ведется автоматически;
• вся отчетность теперь централизована;
• в приложениях МойОфис есть все необходимые функции, работать с ними можно с мобильных устройств на разных операционных системах, а значит больше не требуется закупать и устанавливать на ПК большое количество решений;
• приложения и данные хранятся в частном облаке, их выгрузку можно отследить, что обеспечивает высокие стандарты информационной безопасности.

ИТ-специалисты администрации за два дня оптимизировали бизнес-процессы и настроили выгрузку единого массива данных из «МойОфис Частное Облако» с помощью собственной программы на Python. Если раньше сотрудники заполняли данные в разнородных файлах и делали одну и ту же работу по 2-3 раза, то теперь для всех подразделений действует единый формат документов, которые размещаются в определенных папках внутри облака. Программа с заранее заданным интервалом проверяет наличие данных и сводит их в единую таблицу. Кроме того, собственное облако обеспечивает удобное и безопасное хранение информации, - комментирует Сергей Голиков, начальник управления ИТ и аналитики администрации городского округа Истра.

«МойОфис Частное облако» — полностью автономная и независимая от иностранного ПО платформа для совместной работы с документами. Облачное решение состоит из редакторов текстовых и табличных файлов, презентаций, мессенджера, а также клиентских и серверных приложений электронной почты, календаря и контактов. Продукт предоставляет совместный доступ к документам и возможность их хранения внутри защищенного периметра информационной системы. Высокий уровень безопасности подтвержден ФСТЭК России.

С помощью встроенных средств SDK обеспечивается взаимодействие решения со сторонним программным обеспечением. Поддерживается совместимость с большинством решений наиболее известных российских производителей ПО, что обеспечивает пользователям максимально комфортный переход на продукты «МойОфис».

2020: Внедрение и старт эксплуатации решений «МойОфис Частное облако»

Компания "Новые облачные технологии", российский производитель программного обеспечения для совместной работы с документами, 6 мая 2020 года объявила о внедрении и начале эксплуатации решений «МойОфис Частное облако» в информационной системе муниципального центра управления регионом (МЦУР) города Истры. Контракт предполагает создание облака, в котором 75 пользователей смогут одновременно создавать и редактировать документы, электронные таблицы, презентации, а также отправлять сообщения по почте и через корпоративный мессенджер.

Администрация городского округа Истра осуществляет постепенный переход к приоритетному использованию российских программных продуктов. Закупка программного обеспечения "МойОфис" состоялась в связи с выполнением государственных инициатив по формированию цифрового суверенитета.

Реализацией проекта занималась компания «Элефус», осуществившая внедрение программного продукта «МойОфис Частное облако», который наилучшим образом отвечает установленным требованиям заказчика и позволяет сформировать облачную структуру для совместной работы с документами и коммуникаций. «МойОфис Частное облако» обеспечивает должную степень надежности и защиты от внешних угроз и несанкционированного доступа, что также регламентировано конкурсной документацией, рассказали в "Новых облачных технологиях".

«Решения МойОфис регулярно проходят комплекс сертификационных испытаний ФСТЭК России, которые подтверждают высокий уровень безопасности. Технологии МойОфис улучшают бизнес-процессы организации и помогают оптимизировать и автоматизировать выполнение типовых задач по работе с документами. Это особенно востребовано в настоящее время, когда большинство госслужащих выполняет свои обязанности в удаленном режиме. Наше программное обеспечение позволяет работать из любого места и с любого пользовательского устройства», — заявил Дмитрий Комиссаров, генеральный директор компании "Новые облачные технологии".

По словам разработчиков, «МойОфис Частное облако» — полностью автономная и независимая от иностранного ПО платформа для совместной работы с документами. Облачное решение состоит из редакторов текстовых и табличных файлов, презентаций, мессенджера, а также клиентских и серверных приложений электронной почты, календаря и контактов. Продукт предоставляет совместный доступ к документам и возможность их хранения внутри защищенного периметра информационной системы.

«В нашей организации довольно строгие требования информационной безопасности. Мы получили такую информационную среду, в которой риски потери данных минимизированы. Теперь даже мессенджер, используемый нашими сотрудниками, включен в защищенный контур. Понимание на глубинном уровне всех нюансов ИБ и экспертиза команды «Элефус» вселяли уверенность в успехе проекта еще на его старте. И наши ожидания оправдались», — подвел итоги проекта Александр Гринев, начальник управления ИТ и аналитики администрации городского округа Истра.