Василий Бабинцев: Стратегия Extra ECM решает широкие задачи бизнеса

Василий Бабинцев: Стратегия DIRECTUM была выработана и представлена рынку 2 года назад. Ее цели носят долгосрочный характер. Мы планомерно движемся к их реализации. И положительная динамика, безусловна видна.

Но это не значит, что сама стратегия не развивается. Например, в текущем году мы добавили в нее еще один важный элемент – Platform. Глубокие преобразования в самой системе DIRECTUM и ее окружении отражаются и в платформе, и мы хотим продемонстрировать эти улучшения.

Идет планомерное развитие ее мощности и масштабируемости, которое уже сейчас подтверждается в рамках проектов на «боевых» данных – это одновременная работа на одном сервере десяти и более тысяч пользователей разного профиля загрузки с миллионами объектов системы.

В новой версии DIRECTUM 5.0 реализована поддержка Microsoft SQL Server 2012 и режима AlwaysOn, который позволяет распределять запросы между несколькими серверами, таким образом, снижается нагрузка на основной сервер, что критически важно для крупных компаний. Также изменения коснулись и 4 основных направлений стратегии Extra ECM. Облачные сервисы для бизнеса: особенности рынка и крупнейшие поставщики. Обзор TAdviser 7.2 т

TAdviser: Что это за компоненты?

Василий Бабинцев: Их, как я уже сказал четыре, и они отвечают за межкорпоративное взаимодействие, расширение круга решаемых системой задач, мобильную работу, вовлечение пользователей, социализацию и геймификацию.

Extra Corporation (межкорпоративное взаимодействие). Юридически значимый обмен документами в электронном виде – это тренд текущего года. И система DIRECTUM уже сейчас может выступать центром инфраструктуры обмена электронными документами, обеспечивая их хранение, интеграцию с сервисами межкорпоративного обмена и учетными системами.

А разработанный сервис обмена Synerdocs и проработанная методика перехода на электронное взаимодействие позволяют подключить к юридически значимому обмену даже тех контрагентов, у кого нет системы DIRECTUM или СЭД вообще. Они могут использовать веб-клиент сервиса Synerdocs.

Extra Business Task (расширение круга решаемых бизнес-задач). Более 5 лет назад мы представили нашим клиентам набор готовых к использованию бизнес-решений. Приобретая такой продукт, клиент получал как техническое решение на базе системы, так и набор методик внедрения и консалтинговые услуги.

На текущий момент перечень бизнес-решений расширяется. Наиболее востребованные среди них – «Управление договорами», «Финансовый архив», «Согласование счетов на оплату». Недавно мы представили новое решение – «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот». А также мы активно работаем с органами государственной власти по решению их профильных задач – оказание госуслуг, межведомственное взаимодействие, система исполнения регламентов.

Extra Access (мобильная работа и разнообразие интерфейсов доступа). Реализация различных сценариев работы пользователей в ECM-окружении – еще одна точка приложения наших усилий. В DIRECTUM 5.0 был выпущен обновленный веб-клиент, который функционально стал реальной заменой настольного клиента. Вышли новые мобильные решения DIRECTUM Solo (под ОС Windows) для руководителей и DIRECTUM Jazz (под ОС [[]]Android) – для широкого круга пользователей. Также мы активно развиваем решение для iPad. Все решения позволяют работать и в режиме оффлайн, при отсутствии доступа в интернет. Хочется отметить, что мы разрабатываем не просто мобильные решения, а приложения, адаптированные под различные экраны и операционные системы, с учетом привычек и бизнес-задач пользователей.

Extra User (вовлечение пользователей, социализация и геймификация). В DIRECTUM 5.0 значительно переработан интерфейс. Морально устаревшее меню сменили ленты во всех элементах системы: главных окнах, карточках документов и справочников, задачах и заданиях. Отдельно мы развили систему легкого самостоятельного обучения пользователей возможностям системы. Например, через инструкции по выполнению бизнес-процессов, интерактивные подсказки, и даже обучающие интерактивные ролики, которые открываются в тот момент, когда пользователь первый раз выполняет то или иное действие (сейчас их выпущено около 20 и набор пополняется). Ролики не только показывают, какие функции есть у системы, но и позволяют самому пользователю проверить их работу.

В начале 2014 года мы представили решение по геймификации в ECM-системе «DIRECTUM Восхождение», которые побуждает пользователей изучать те функции, которые они ранее не знали или считали ненужными для себя. Это абсолютно новый подход к вовлечению пользователей в процесс освоения возможностей системы, лежащих за привычным кругом бизнес-задач сотрудника, раскрывающие потенциал как самой системы, так и самого сотрудника.

TAdviser: Что изменилось для ваших заказчиков, если сравнивать с проектами на базе более старых версий платформы? Можете ли вы на примере какого-то конкретного кейса показать Extra ECM в действии, как это работает?

Василий Бабинцев: Спектр решаемых нами бизнес-задач постоянно расширяется. Наши клиенты оптимизируют как базовые инфраструктурные задачи (ведение электронного архива и работу с ОРД), так и узкие прикладные процессы, характерные для отраслей или отдельных компаний. Один из ярких примеров – Правительство Удмуртской Республики.

Вся «Система электронного документооборота государственных органов УР» (СЭД ГО УР) построена на базе DIRECTUM. Автоматизированы не только основные процессы документооборота, с помощью решения «DIRECTUM: Государственные и муниципальные услуги» в электронный вид переведено 168 государственных услуг, что позволяет региону занимать лидирующие позиции по данному показателю в Приволжском федеральном округе в соответствии с данными Минкомсвязи России.

Руководители государственных органов и их заместители управляют деловыми процессами с помощью мобильного решения DIRECTUM iDecide Documents. Высшее руководство имеет постоянный доступ к актуальным данным и может расписывать поступающие документы в режиме реального времени. В любой момент можно продолжить рассмотрение документов, назначить состав исполнителей и обозначить сроки по задаче. Кроме того, обращаться к СЭД ГО УР сотрудники могут и через веб-доступ.

TAdviser: Недавно вышло новое приложение Directum для Android. Расскажите, пожалуйста, о мобильных возможностях вашей платформы. Как часто и какими заказчиками чаще всего востребован мобильный функционал?

Василий Бабинцев: Мобильные решения на базе DIRECTUM позволяют использовать все возможности корпоративной ECM-системы при работе в любых условиях. Функциональные возможности решений, в частности DIRECTUM Jazz для Android и DIRECTUM Solo для Windows, не ограничены только просмотром заданий и ведением деловой переписки. Обеспечена полноценная работа с документами: создание, редактирование, импортирование и экспортирование, поиск.

Конечно, среди главных заказчиков мобильных решений руководители. Специально для них разработаны DIRECTUM iDecide Documents for iPad и DIRECTUM Solo. В эффективном инструменте нуждаются и те сотрудники, чья деятельность связана с постоянными командировками. И самым подходящим решением в этом случае является DIRECTUM Jazz.

TAdviser: У Directum есть интересные наработки в области геймификации/игрофикации. Кому и зачем это нужно в «серьезном» бизнесе?

Василий Бабинцев: Мы с вами привыкли уже к интерактивным системам, привыкли выполнять операции в один клик. Такой же простой и «дружественной» должна быть хорошая корпоративная система электронного документооборота.

Кому и зачем это нужно? При апробации нашего решения «DIRECTUM Восхождение» мы получили следующие результаты:

• 87% пользователей назвали решение отличным инструментом для самостоятельного изучения системы;
• 63% участников отметили, что повысили эффективность своей работы, вспомнив и начав применять редко используемые возможности системы;
• около 70% сотрудников стали уделять большее внимание выполнению заданий в срок, чтению входящих уведомлений, знакомству с текстами вложенных в задачу документов;
• поощрение сотрудников за выполнение действий, входящих в их ежедневные задачи, оказало положительное влияние – более половины участников признались, что «неожиданные» награды за их обычную работу мотивируют и улучшают настроение.

Внедрение в корпоративное окружение элементов игры может стать инструментом анализа поведения пользователей, стимулирования правильного использования функций системы и их глубокого изучения, следования технологиям компании и повышения эффективности.

TAdviser: Вообще, как вам кажется, насколько консервативен российский рынок СЭД с точки зрения новых технологий, или 95% проектов - это рутина, автоматизация элементарных функций. Что сегодня хотят российские заказчики?

Василий Бабинцев: Корпоративный сектор в целом консервативен. И этому есть объяснение – высоки риски принятия неправильных решений. Поэтому в первую очередь закрываются инфраструктурные задачи, которые повысят общую эффективность работы. Это же и касается рынка ECM-решений. На начальных этапах - это архив документов и управление бизнес-процессами, постановка электронного взаимодействия. Можно считать, что задача рутинная, но на каждом предприятии вскрывается своя специфика, которая обогащает опыт как заказчика, так и внедренца. А также влияет на последующее развитие внедренной системы. Здесь спектр широк. Это и решение прикладных задач бизнеса – работы договорными и финансовыми документами, проектный документооборот, СМК. У крупных холдингов – автоматизация сквозных процессов с удаленными подразделениями. Набирает обороты и межкорпоративный документооборот, мобильная работа, облачные решения, анализ больших данных. Как раз такой широкий подход к решению задач бизнеса и представлен в нашей стратегии Extra ECM.