«Первая Форма» в «ОБИ»: DIY-решение для DIY-компании. Обзор проекта

Эффективное взаимодействие с поставщиками товаров – важнейшая составляющая бизнеса любого крупного сетевого ритейлера, независимо от товарной специфики. Это подразумевает своевременное и быстрое согласование коммерческих условий между ритейлером и многочисленными поставщиками с последующим заключением договоров, оперативное решение целого ряда более мелких подзадач в рамках этого большого и важного процесса. И когда поставщиков сотни, успешное решение этих задач традиционным ручным способом становится проблематичным. Однажды с этой большой проблемой столкнулась и компания «ОБИ» — давно уже работающий в России международный ритейлер формата DIY (Do It Yourself, Сделай Сам), специализирующийся на товарах для ремонта и дачи.

Проблема автоматизации процесса согласования документов, выполнения многих других задач, причем не только в области взаимодействия с поставщиками, была решена на базе российской Low-code-платформы «Первая Форма», позволяющей многие задачи решать ИТ-специалистам ритейлера самостоятельно. Чтобы оценить масштаб и сложность проекта, приведем некоторые данные, характеризующие международный и российский бизнес «ОБИ».

«ОБИ» в мире и в России

Компания «ОБИ» была создана в Германии в 1970 году, в ее первом магазине работало всего 12 человек. На май 2021 года ритейлер работает в 11 странах Центральной и Восточной Европы, где расположено более 650 гипермаркетов.

В Россию розничная сеть «ОБИ» пришла в 2003-м и стала первой западной сетью формата DIY. На май 2021 года в стране действует российское подразделение компании «ОБИ Россия», гипермаркеты сети работают в 14 городах, количество сотрудников превышает 4 000.

Каждый год «ОБИ Россия» проводит переговоры с сотнями поставщиков товаров. Сотрудники компании рассылают запросы, согласовывают коммерческие условия поставки товаров, оформляют договоры и дополнительные соглашения, выполняют регламентные процедуры и многое другое. При этом крайне важен фактор времени: подписание документов проводится в сжатые сроки, неоформленные вовремя документы могут привести к задержкам поставок. К 2014-му году проблема автоматизации согласования и заключения договоров окончательно созрела.

Выбор платформы

На момент начала проекта в 2013 году для решения всего круга задач, связанных с согласованием и подписанием документов с поставщиками, в «ОБИ» использовались реестры в Excel. Специалисты Отдела поддержки коммерческой деятельности стали искать варианты автоматизации внутренних и внешних коммуникаций в рамках процесса заключения и ведения договоров. В итоге, выбор был сделан в пользу системы «Первая Форма». Этот выбор можно назвать в некотором смысле историческим: систему на тот момент для решения некоторых задач использовал один из отделов компании. После изучения этого опыта, было решено расширить использование системы в компании.

Внедрение - начало

Первоначально система «Первая Форма» была масштабно внедрена в Финансовом, а затем в Коммерческом отделах. Внедрение осуществлялось совместной командой, в которую со стороны вендора входили специалисты и несколько бизнес-аналитиков, а со стороны «ОБИ» — руководитель проекта и бизнес-аналитик.

Первой задачей стала автоматизация процесса согласования подписываемых документов. Согласование начинается с формирования документов по шаблонам. И раньше именно ручное заполнение шаблонов порождало больше всего ошибок, некоторые из которых обнаруживались уже после подписания. В этом случае приходилось заново запускать весь процесс согласования и оформления оригиналов документов, сроки затягивались. После автоматизации количество подобных ошибок уменьшилось до 0,1%. Подписывать документы заново сейчас приходится крайне редко. Метавселенная ВДНХ 4.5 т

Кроме подготовки и подписания договоров, с помощью инструментов «Первой Формы» были автоматизированы и другие задачи Отдела:

• формирование документов по шаблонам;
• согласование договоров, приложений и дополнительных соглашений;
• формирование сводного пакета документов для отправки поставщику;
• передача документов по описи;
• формирование протоколов разногласий;
• сканирование подписанных оригиналов и ведение электронного архива;
• организация и ведение пост-переговорных сессий;

Расширение круга задач системы

После успешного расширения функционала система нашла свое применение для решения задач HR, подразделения нетоварных закупок, а также в целях подготовки отчетов для головной компании. Состоялись интеграции с международными внутрикорпоративными системами учёта и управления ресурсами, специализированными системами отдельных подразделений.

Нетоварные закупки – торговое оборудование, канцтовары, спецодежда и др., тоже стали вестись на базе системы «Первая Форма». Такими закупками в компании «ОБИ» занимаются специальные менеджеры в бэк-офисе и в магазинах. На основе каталогов менеджеры формируют заявки, которые затем консолидируются по каждой нетоварной позиции — благодаря этому компании удается получить экономию на скидках при оптовых закупках. При этом каждый менеджер может отслеживать статус своей заявки.

Отдельный и очень нагруженный бизнес-процесс, с которым работают менеджеры магазинов в системе «Первая Форма», – формирование заявок на доставку товара покупателям, которых приходит более тысячи в день. Формируется общий реестр заявок и календарь доставок, пересылаемые в транспортную компанию.

В системе «Первая Форма» ведется и учет корпоративного транспорта. В частности, формируются путевые листы, которые используются для учета горюче-смазочных материалов, для чего они выгружаются из системы в финансовый отдел и бухгалтерию.

Активно используются инструменты «Первой Формы» и для управления персоналом. Когда условия труда нового сотрудника согласованы, в системе запускается процесс приема специалиста на работу: готовится рабочее место, предоставляются доступы в информационные системы и пр. Кроме оформления приема на работу, в «Первой Форме» оформляются переводы на другую должность, командировки, отгулы, проводится согласование графика отпусков и консолидация их в единый корпоративный график.

Результаты и планы

Система «Первая Форма» динамично развивается по нескольким направлениям. Например, в составе системы есть мобильное приложение, которое пока работает в пилотном режиме — его используют только топ-менеджеры и руководители некоторых отделов. Мобильное приложение помогает им быстро и удобно акцептовать документы, не задерживая цепочки согласований. Кроме того, благодаря корпоративному мессенджеру, встроенному в мобильное приложение, можно оперативно переписываться. И не только переписываться — мессенджер интегрирован с рабочими задачами, поэтому руководители имеют доступ ко всем документам и материалам, могут видеть статус выполнения заданий. Успешный опыт использования мобильного приложения в пилоте сделал реальными планы расширить его использование, поэтому на май 2021 года в компании активно обсуждается публикация приложения с возможностью скачивания и использования всеми заинтересованными сотрудниками.

Поскольку скорость и интегрируемость «Первой Формы» позволяет быстро решать возникающие задачи бизнеса, запланированы и другие активности в развитии системы. При этом доработки уже автоматизированного, создание небольших новых бизнес-процессов специалисты «ОБИ» выполняют самостоятельно, без обращения к вендору и лишних затрат. Для крупных изменений в системе привлекаются специалисты «Первой Формы». В ближайших планах компании: обновление пользовательских интерфейсов, реализация отслеживания разными подразделениями статуса оплаты счетов, решение целого ряда задач в маркетинге и в кадрах.