| Заказчики: Табер Трейд (Подружка) Подрядчики: Directum (Директум) Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)Дата проекта: 2018/05 — 2019/10
|
2019
Автоматизация работы с таможенными декларациями
13 января 2020 года компания Directum сообщила, что сеть магазинов косметики «Подружка» автоматизировала процесс обработки таможенных деклараций на товары с помощью системы DIRECTUM, благодаря чему экономит за год более 200 часов рабочего времени сотрудников. Кроме того, снизилась трудоемкость на поиск документов и подготовку к налоговым проверкам.
Цели и задачи проекта
Внедрение системы DIRECTUM в компании началось с оптимизации работы с первичными учетными документами. Очередной этап проекта коснулся процесса оформления товаров, перемещаемых через границу.
В магазинах «Подружка» представлен широкий ассортимент продукции не только российских, но и зарубежных брендов, поэтому работа с таможенными декларациями на товары – неотъемлемая часть документооборота. Каждый месяц в компании обрабатываются до 60 деклараций, каждая из которых может содержать до 200 позиций. Вручную переносить данные из портала электронного декларирования в учетную систему было трудоемко, к тому же нельзя было исключить вероятность технических ошибок.
Так, в феврале 2019 года стартовал этап автоматизации работы с таможенными декларациями на товары. Перед командой внедрения стояли задачи:
- создать единое информационное пространство для систем, участвующих в обороте таможенных документов;
- исключить ручное занесение данных в систему из деклараций — автоматизировать процесс;
- упростить подбор и настроить представление таможенных деклараций для налоговых проверок в электронном виде;
- организовать единое хранилище юридически значимых электронных документов (УПД, счета-фактуры, декларации на товары).
Ход проекта
Проект был реализован на основе методологии DELOITTE, а исполнителем работ стали специалисты компании Directum. Внедрить решение удалось за 4 месяца. В результате упорядочен и полностью автоматизирован процесс обработки таможенных деклараций на товары.
Декларации на товары поступают в систему со специального портала электронного декларирования Альта-Софт в формате Федеральной Таможенной Службы. При обработке декларации в DIRECTUM выполняется сразу несколько действий:
- проверка xml-файлов на наличие обязательных данных (кода таможенного поста, номера паспорта сделки, даты и номера товарной декларации) и электронной подписи. При выявлении ошибок система направляет уведомление ответственному с сообщением о необходимости корректировки информации;
- на основании данных из xml-файла автоматически создается документ и карточка с основными реквизитами декларации.
Перед отправкой документа на согласование по преднастроенному маршруту DIRECTUM проверяет наличие PDF-версии, которая также загружается с сервера Альта-софт. После согласования и подписания данные передаются в учетную систему.Метавселенная ВДНХ 
Благодаря свойству версионности в системе электронного документооборота XML- и PDF-версии одной декларации отображают как единый документ. Все декларации хранятся в архиве, который отображается как справочник со списком документов.
Итоги проекта
Автоматизация работы с декларациями на товары не только снизила трудоемкость их обработки, но упростила ряд сопутствующих процедур. В ООО «Табер Трейд» оценили эффект:
- компания экономит более 200 часов рабочего времени сотрудников в год за счет сокращения ручных операций;
- декларации на товары легко найти по номерам инвойсов или другим реквизитам – на поиск уходит несколько секунд;
- стало проще готовиться к налоговым проверкам – бухгалтерам доступен простой сценарий для выгрузки деклараций в формате PDF;
- исключены ошибки из-за человеческого фактора;
- организован единый архив деклараций на товары и универсальных передаточных документов.
В будущем компания планирует также автоматизировать работу с договорами и входящими счетами на оплату.
Итоги внедрения ECM-системы и перехода на электронный обмен документами с контрагентами
28 ноября 2019 года компания Directum подвела итоги внедрения ECM-системы DIRECTUM и перехода на электронный обмен документами с контрагентами в компании «Табер Трейд».
Цели и задачи проекта
Компания «Табер Трейд» имеет распределенную структуру. Минимизировать издержки документооборота помог переход на электронное взаимодействие с контрагентами через сервисы обмена. Так как контрагенты работают с разными операторами электронного документооборота ЭДО, в «Табер Трейд» подключились сразу к нескольким сервисам обмена. Учитывая высокий трафик документооборота по каждому направлению и особенности обработки первичной учетной документации, потребовался серьезный пересмотр всего процесса.
 | «На момент поиска вендора наша компания уже вела электронный документооборот с некоторыми товарными поставщиками. Но поскольку оператор ЭДО обязан хранить только квитанции и протоколы, а не сам электронный документ, то первостепенной задачей для нас стала организация архива электронных документов. Также было важно автоматизировать процесс проверки документов, гарантировать легкий доступ к образу электронного документа из учетной системы, обеспечить поддержку мультиоператорности», |  |
Предпосылки оптимизации работы с первичными учетными документами (ПУД):
- необходимость работы с несколькими сервисами обмена;
- отсутствие единого электронного финансового архива документов;
- трудоемкость обработки поступивших документов;
- потребность в удобном инструменте согласования;
- нацеленность на централизацию бизнес-систем компании.
Заказчиком было принято решение внедрить единую систему приема, согласования и хранения электронных финансовых документов из разных сервисов обмена.
Ход проекта
Этап 1. Нетоварные первичные учетные документы
Задачи:
- Автоматизировать работу с нетоварными ПУД, поступающими из сервисов обмена.
- Организовать электронный финансовый архив документов.
У нетоварных сделок, связанных с арендой помещений, рекламой, хозяйственными закупками и т.д., есть важная особенность – условия каждой сделки индивидуальны. Именно поэтому работа с такими документами подразумевает дополнительные согласования и проверки.
Как это работает:
- Первичный учетный документ поступает из сервиса обмена прямо в систему электронного документооборота (СЭД), где автоматически связывается с договором по сделке. Все документы по договору образуют единый комплект, так пользователь легко может найти всю информацию по сделке, если у него есть права доступа.
- СЭД автоматически определяет ответственного за обработку менеджера — как правило, это сотрудник «Табер Трейд», который заключал сделку (ответственный за договор) или за кем закреплена организация-контрагент. Ответственному за обработку приходит задача на рассмотрение входящего ПУД — ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки.
- После согласования ПУД ответственным задача автоматически направляется бухгалтеру. Как только документ согласован в СЭД, он автоматически подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) ответственного и заносится в 1С для отражения в учете. Ответ отправляется контрагенту через сервис обмена.
Подписание документов КЭП гарантирует их неизменность и юридическую значимость.
Этап 2. Товарные первичные учетные документы
Задачи:
- Автоматизировать работу с товарными ПУД, которые сопровождают процесс заказа-приемки товара.
- Организовать хранение полученных файлов в едином финансовом архиве.
Документы по товарным сделкам, связанные с непосредственной деятельностью – приобретением продукции для последующей продажи, как правило, однотипны и их количество велико. Процессы проверки и обработки таких ПУД давно четко выстроены.
Как это работает:
- Заказ на поставку отправляется через EDI-систему. Поставщик комплектует его и отправляет, а «Табер Трейд» получает уведомление об отгрузке с полным перечнем информации по товару (размер, вес, наименование, количество и т.д.).
- После приемки товара сотрудник «Табер Трейд» направляет поставщику уведомление о приемке с информацией по фактически принятому товару, это помогает сформировать корректный счет-фактуру. На основе этого уведомления в учетной системе создается проект проводки.
- После получения уведомления о приемке товара поставщик создает универсальный передаточный документ (УПД), который отправляется в «Табер Трейд» через сервис обмена.
- Пришедший УПД автоматически загружается в СЭД, где по номеру заказа автоматически сверяется с проектом проводки в учетной системе
- суммы заказа;
- суммы НДС;
- GLN (международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции).
- Если сверка прошла успешно, то СЭД автоматически подписывает документы КЭП утверждающего (в зависимости от контрагента).
- После подписания документа автоматически создается проводка в учетной системе, затем УПД направляется поставщику через сервис обмена.
- Если документ в учетной системе не был найден или выявились расхождения, то в СЭД автоматически формируется задание бухгалтеру с результатом сверки. После устранения расхождений документ отправляется на повторную проверку или оформляется отказ. Ответ контрагент получает через сервис обмена.
Если проект проводки в учетной системе и УПД были составлены корректно, процесс с момента получения документа в сервисе обмена до отправки подписанного экземпляра контрагенту проходит без участия человека.
Результаты проекта
Единый финансовый архив, организованный в СЭД, обеспечивает безопасность хранимой информации с учетом прав доступа, при этом поддерживается работа как с формализованными, так и с неформализованными документами. Также в системе DIRECTUM предусмотрены специальные сценарии подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов, а документы выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.
За счет автоматизации процесса регистрации и отправки УПД контрагенту существенно сократились издержки на доставку, проверку и подписание документов. Факты отправки, получения и возврата строго контролируются.
Интеграция сервисов обмена и системы электронного документооборота на базе DIRECTUM сыграла решающую роль в оптимизации внутреннего цикла согласования ПУД. На ноябрь 2019 года «Табер Трейд» выделяет несколько ключевых преимуществ такого подхода:
- обработка товарных и нетоварных ПУД в системе электронного документооборота подразумевает строгую маршрутизацию документов – соблюдаются все регламенты и влияние человеческого фактора минимизируется;
- процесс обработки ПУД по товарному документообороту возможен без участия человека, благодаря чему освобождается полезное время сотрудников;
- снижаются финансовые риски по обработке некоторых первичных учетных документов со строго ограниченным временем на подписание;
- все финансовые документы организации хранятся в едином архиве, который облегчает поиск информации и подготовку к проверкам, обеспечивает контроль доступа к данным.
2018: Перевод в электронный вид процессов обработки первичной учетной документации
30 ноября 2018 года компания DIRECTUM сообщила, что сеть магазинов косметики «Подружка» (ООО «Табер Трейд») перевела в электронный вид процессы обработки первичной учетной документации. В результате в компании упорядочена работа с входящими финансовыми документами, организован единый электронный архив, а также автоматизирована подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.
Задачи проекта
Распределенная структура организации, большой объем документооборота и взаимодействие с контрагентами через нескольких операторов ЭДО усложнили «Табер Трейд» обработку первичной учетной документации. В компании решили пересмотреть свои методы работы и оптимизировать процессы с помощью системы электронного документооборота:
- организовать электронный финансовый архив;
- ускорить согласование первичной учетной документации;
- упростить подготовку отчетов для проверок регуляторов;
- настроить автоматическую выгрузку финансовых документов из СЭД в учетную систему компании.
Ход проекта
На первом этапе проекта специалисты DIRECTUM оптимизировали работу с «нетоварными» первичными учетными документами компании. По ним «Табер Трейд» арендует помещения, покупает рекламу, канцтовары и пр. Второй этап охватил «товарные» документы, связанные с непосредственной деятельностью компании – приобретением продукции для последующей продажи. Работы планируется завершить в январе 2019 года.
Итоги проекта
Благодаря внедрению DIRECTUM работу с финансовой документацией компании удалось упорядочить и сократить до нескольких этапов:
- Автоматическая выгрузка документов из сервисов ЭДО в DIRECTUM.
- Связывание с соответствующим договором и рассмотрение ответственными.
- Выполнение автоматических проверок с данными учетной системы.
- Подписание документов квалифицированной электронной подписью, и их отправка контрагенту через сервис ЭДО.
Вся первичная документация компании хранится в едином электронном архиве. Нужный документ легко и быстро найти в системе с помощью полнотекстового поиска. Стала проще подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов.
| | «Система зарекомендовала себя как удобный и современный инструмент для оптимизации документооборота. Благодаря DIRECTUM мы существенно сократили сроки согласования документов, а также смогли повысить контроль над этим процессом. Интуитивно понятный интерфейс системы делает возможным ее освоение без дополнительного обучения. В наших планах – автоматизация согласования договоров с контрагентами, документов по импортным поставкам и других бизнес-процессов компании». Ольга Теньчурина, главный бухгалтер компании | |
