«Жизньмарт» и «Сушкоф и пицца» отказались от менеджеров с переходом на электронные документы

2023: Переход на ЭДО

Жизньмарт и «Сушкоф и пицца» отказались от менеджеров с переходом на электронные документы. Об этом 18 сентября 2023 года сообщил СКБ Контур.

Электронный документооборот помог перераспределить ресурсы сотрудников, сэкономить время на обработке бумажных накладных и реализовать пилотный проект ресторана без менеджеров и директора.

«Сушкоф и пицца» — сеть мультиформатных ресторанов со скоростной доставкой, первый открыли в 2008 году в Екатеринбурге, а на сентябрь 2023 года у компании 40 точек в 14 городах России. Жизньмарт — продуктовые магазины с экспресс-доставкой. Основную часть ассортимента составляют готовая еда и продукция от местных производителей. C 2019 года было открыто 180 магазинов в 15 российских городах.

У сетей один владелец и собственная товароучетная система, которая объединяет все внутренние процессы и сотрудников. Проект по внедрению электронного документооборота (ЭДО) стартовал в 2022 году, когда потребовалось сокращать издержки и максимально оптимизировать процессы для сохранения прежних цен. С помощью ЭДО компания планировала ускорить работу с первичной документацией и повысить производительность сотрудников.

Мы провели исследование и выяснили, что на занесение накладных в товароучетную систему сотрудники тратят до 2,5 часов в день. Это колоссальное время при пересчете на год и всю компанию. С этого и началось внедрение ЭДО. В результате появился проект ресторана без менеджеров и без директора. Теперь на обработку накладной уходит 2–3 минуты. Линейные сотрудники взяли всю работу на себя, а директор получил возможность управлять сразу несколькими ресторанами, сказал Григорий Корин, авналитик, владелец продукта ЭДО, «Сушкоф и пицца».

Внедрение электронного документооборота заняло около трех месяцев. Собственные ИТ-специалисты разработали решение для информационной системы компании на основе методов API. Еще один вызов, который преодолели на пути к цифровизации, — желание сотрудников и франчайзи продолжать работать с документами по старинке.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Несмотря на трудности, в сетях удалось автоматизировать внесение накладных в систему и снизить риск возникновения ошибок. «Сушкоф и пицца» использует Telegram-бота. Он связан с сервисом Контур.EDI, который помогает обмениваться заявками с поставщиками, подтверждать отгрузку и приемку товаров. Пользователь следует подсказкам бота и в несколько кликов оформляет документы на принятые от поставщиков продукты. В магазинах Жизньмарт товары принимают по штрих-кодам на коробках поставщиков, используя терминалы сканирования данных. Это помогает автоматически подгружать накладные, легко отслеживать остатки и срок годности товаров.

Сеть не останавливается на достигнутом и ставит новые цели. В «Сушкоф и пицца» хотят перейти с бота на терминал сканирования данных. В планах перевести более 80% поставщиков на ЭДО, что позволит оформлять 99% накладных без ошибок.

Когда компания ведет большую часть документооборота в электронном виде, она получает максимальный эффект в виде снижения издержек. Сокращается статья расходов в виде офисной бумаги, курьерских расходов на доставку документов. Сотрудники тратят меньше времени на занесение данных в учетную систему, увеличивается скорость документооборота. А самое главное — вероятность ошибок в документах стремится к нулю. Об этом говорит опыт наших клиентов из сферы ритейла, сказал Николай Михайловский, руководитель группы по работе с торговыми сетями в Контуре.