"Стройгазмонтаж" завершает внедрение системы управления финансовыми потоками

Компания «1С-Рарус» создала систему управления денежными средствами в строительной компании «Стройгазмонтаж» с помощью «1С:Предприятие 8. Управление строительной организацией».

Основа

Ранее компания вела бюджетирование денежных средств с помощью электронных таблиц. Составление бюджета занимало продолжительное время, в основном за счет трудоемких процессов анализа и внесения изменений. При таком способе ведения бюджетирования было трудно достичь оперативности, требующейся для принятия управленческих решений.

С помощью электронных таблиц осуществлялся и контроль исполнения бюджета. Сотрудники центров финансовой ответственности (ЦФО) не имели возможности самостоятельно контролировать исполнение своего бюджета, оплата происходила по бумажным заявкам, для контроля приходилось переносить вручную данные в таблицы из бухгалтерского учета.

Динамичное развитие компании повлекло за собой рост документооборота и движения денежных средств (ДДС) в несколько раз. ООО «Стройгазмонтаж» потребовалось минимизировать на данном участке количество «бумажных» документов и снизить число обращений сотрудников в отдел Казначейства при согласовании платежей и за информацией по оплате.

Решение

Во время принятия решения в компании проводилось внедрение программы «1С:Управление строительной организацией 8» с помощью специалистов «1С-Рарус». Было принято решение создать систему управления денежными средствами на основе «1С:Управление строительной организацией 8».

Преследовались цели:

• Планирование оперативного бюджета ДДС;
• Формирование в электронном виде заявок на планирование и платежи;
• Оперативный контроль превышения плановых сумм по статьям бюджета при формировании заявок на платеж;
• Ведение план-фактного анализа исполнения бюджета ДДС;
• Получение финансовых отчетов оперативного бюджета в различных аналитических срезах (например, по объектам строительства);
• Возможность электронного согласования/ утверждения документов.

Итог

Автоматизация основных операций при формировании и согласовании бюджетов и заявок на расходование денежных средств значительно облегчила и ускорила процесс работы сотрудников. Согласование бюджета ускорено в 3 раза. Обработка заявок на расходование ДС и формирование поручений происходит в 5 раз быстрее. Исключены обращения сотрудников в отдел Казначейства для получения информации об оплате. Вместе с формированием различной отчетности, система позволяет проводить план-фактный анализ бюджета денежных средств.

В ходе проекта созданы рабочие места финансового и бюджетного контролеров, операциониста, работника финансового отдела. Все сотрудники ЦФО обеспечены доступом к работе с бюджетами в системе. Автоматизировано 350 рабочих мест.

Детали

Оптимизирован процесс работы с бюджетами:

• Работа с бюджетами теперь ведется в электронном виде.
• Персонал ЦФО самостоятельно формирует бюджет на каждую статью. Затем с помощью системы он консолидируется в общий бюджет ДДС компании.
• Ускорилось согласование бюджета в 3 раза.
• Финансовый контролер получил возможность в оперативном режиме корректировать, отклонять и согласовывать бюджет ЦФО.
• Разработан специальный механизм согласования/ утверждения с хранением истории работы с документом.
• Предусмотрены возможности для согласования пакетов документов.
• Облегчена работа с согласованным бюджетом. Финансовый контролер нажатием одной кнопки получил доступ ко всему альбому утвержденных в компании бюджетных форм, который включает 28 форм.
• Электронные заявки на расход ДС формируются сотрудниками самостоятельно. Практически исключены обращения в отдел Казначейства: система позволяет получать оперативную информацию о включении заявки в реестр оплат, о дате оплаты и номере платежного поручения.
• Время на подготовку заявок на расходование средств снизилось в 3-10 раз (в зависимости от вида заявки) за счет использования уже имеющихся данных в системе. Это позволяет пользователям формировать большее количество заявок по оплатам поставщику, налогам, заработной плате.
• Время на обработку заявок на расходование ДС и формирование поручений сократилось в 5 раз. Система позволяет видеть остатки по счетам в режиме on-line и поддерживает групповую обработку заявок (установку реестров, счетов оплаты, даты платежа). Платежные поручения создаются автоматически на основании реестров оплат.
• Система позволяет формировать различную отчетность: укрупненные отчеты для руководства; отчеты, требующиеся для планирования оплаты материалов поставки; отчеты финансового отдела («Финансирование по объектам строительства», «Реестр к справке о финансировании объекта», «Справка о состоянии взаиморасчетов по объектам строительства»).
• Информационная система позволяет проводить анализ по сопоставлению планового и фактического бюджета ДДС. * Для анализа отклонений от плановых данных предусмотрены функции по группировке данных в любом необходимом аналитическом разрезе.

Мнение

Вера Тимофеева, начальник отдела казначейства ООО «Стройгазмонтаж» отметила:

• С появлением автоматизированной системы бюджетирования ДДС информация о финансовом состоянии предприятия стала прозрачной. Это дает руководству доступ к более детальным сведениям на уровне отдельного ЦФО и статьи затрат. Облегчено принятие решений на различных этапах текущего или следующего периода планирования.