В центре детского отдыха "Орленок" движение документов оптимизируют внедрением СЭД

ВДЦ "Орленок" в сотрудничестве с компанией "Портал-Юг" завершил автоматизацию документооборота с использованием программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП", сообщила компания-интегратор 30 января 2013 года.

Платформа

Основным инструментом координации действий всех подразделений ВДЦ "Орленок" являются служебные записки и приказы по деятельности учреждения. В 2011 году было зарегистрировано около 10000 документов и более 40% из них - служебные записки и внутренние распоряжения по учреждению. При ведении бумажного документооборота служебные записки часто не доходили до адресата, а ознакомление сотрудников с документами "под роспись" затруднялось территориальной удаленностью подразделений друг от друга и могло затянуться на недели.

Руководством ВДЦ "Орленок" принято решение автоматизировать документооборот. Главные задачи: снижение риска утери документов, сокращение времени на ознакомление и утверждение приказов и распоряжений. В качестве программного обеспечения выбран "1С:Документооборот 8 КОРП". В числе факторов, повлиявших на выбор программного продукта - возможность работы через интернет и наличие подсистемы по учету обращений граждан.

В качестве партнера по внедрению выбрана компания "Портал-Юг".

Итог

Реализацией проекта решены задачи:

• Обращение граждан. ВДЦ "Орленок" более полувека является самым узнаваемым и престижным детским лагерем в России. Один из секретов успеха – оперативное реагирование на пожелания и замечания. Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" позволило автоматизировать работу с обращениями граждан. У пользователей появилась возможность не только вести учет обращений граждан, но и оперативно анализировать все замечания и предложения, реально использовать их при совершенствовании работы, что помогает сделать отдых детей еще более комфортным и незабываемым.

• Работа с пропусками. ВДЦ "Орленок" заботится о безопасности детей. Посторонние люди в лагерь могут попасть только по специальным пропускам. На базе продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" Компанией "Портал-Юг" была разработана подсистема учета пропусков. У сотрудников появилась возможность выписывать пропуска на пунктах контроля, фиксировать время прибытия и отбытия, а так же, при необходимости, с помощью электронного журнала пропусков просмотреть историю посещений.

• Работа с документами. В течение первого полугодия 2012 года в системе зарегистрировано более 7000 документов и с каждым днем объем документооборота растет. Для удобства и быстроты работы с документами компанией "Портал-Юг" был разработан интерфейс, благодаря которому пользователи получили возможность не только в любой момент получить быстрый доступ к необходимым документам, но и создавать удобную для себя структуру хранения документов, находящихся в работе. Создана возможность формирования шаблонов резолюций, значительно облегчающая принятие "типовых" управленческих решений.

В результате внедрения ВДЦ "Орленок" получил удобную и надежную систему документооборота, которая позволила свести к минимуму неудобства сложного делопроизводства. Согласование и утверждение внутренних документов сократилось с нескольких недель до нескольких дней.

Начальник общего отдела Арыкова Александра Стефановна отметила: "Результат внедрения программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" превзошел наши ожидания. Электронный документооборот с успехом заменил бумажный, исключив риск утери документов. Исчезла необходимость ходить по кабинетам для ознакомления и согласования документов. Сотрудники получили возможность работать с документацией на рабочем месте в любой момент, без поиска необходимого документа в архивах и соседних отделах".