«Этлас-Софт» внедрил СЭД в магаданском МФЦ

2014: Внедрение СЭД

Выбор решения

В МФЦ использовалась информационная система, с помощью которой производилась автоматизированная обработка полученных документов от населения при предоставлении государственных услуг. Так как данная система не была направлена на ведение внутреннего документооборота, то руководством многофункционального центра было принято решение о проведение конкурса на поставку и внедрения внутреннего электронного документооборота.

Цели и задачи

Внедрение СЭД в МФЦ было направлено на решение задач автоматизации внутреннего электронного документооборота центра и должно было повысить качество и оперативность предоставления государственных и муниципальных услуг путем информационного объединения в рамках СЭД МФЦ участников МФЦ. После проведения ряда консультаций специалистов центра со специалистами «Этлас-Софт» стороны пришли к выводу, что платформа «Этлас» полностью подходит для решения поставленных задач. В результате чего компания «Этлас-Софт» попала в список рассматриваемых конкурсантов.

Ход проекта

После проведения конкурса на создание системы электронного документооборота МФЦ (СЭД МФЦ) специалисты компании «Этлас-Софт» приступили к проекту внедрения системы.

Сам проект состоял из четырех этапов: обследование и создание частного технического задания; настройка и установка системы у заказчика; обучение сотрудников заказчика; проведение опытной и передача системы в промышленную эксплуатацию.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.9 т

На первом этапе обследования и создания частного технического задания была сформирована объединенная рабочая группа, был разработан и согласован детальный план-график всех работ проекта. Также было проведено как удаленное обследование, так и обследование на территории заказчика с целью сбора и анализа информации о существующем внутреннем документообороте МФЦ. На основании полученных от заказчика всех необходимых данных: описаний бизнес-процессов, типов и подтипов документов, списка пользователей, групп пользователей, справочников и т.д., было создано и согласовано с заказчиком частное техническое задание. В результате обследования было выяснено, что для автоматизации внутреннего документооборота МФЦ необходимо реализовать регистрацию 62-х типов документов, настроить соответствующие им правила автоматического наименования и нумерации, а также правил автоматического структурирования и размещения. Кроме того, требовалось настроить 41 бизнес-процесс.

На втором этапе было произведена адаптации СЭД МФЦ в соответствии утвержденным частным техническим заданием.

Результат

После завершения этапа настройки и установки системы было проведено обучение сотрудников МФЦ, и система была передана в опытную эксплуатацию.

Спустя месяц опытной эксплуатации и проведения тонкой настройки системы по пожеланиям сотрудников, СЭД была передана в промышленную эксплуатацию.