«Диджитал Дизайн» внедрила систему документационного управления «Приоритет» для ФК «Локомотив»

2022: Автоматизация документооборота с помощью СДУ «Приоритет»

Компания «Диджитал Дизайн» сообщила 8 февраля 2023 года о внедрении системы документационного управления «Приоритет» на базе российской платформы Docsvision для ФК «Локомотив» – трехкратного чемпиона России по футболу и девятикратного обладателя Кубка России.

В структуру ФК «Локомотив» входят топовые мужская и женская команды, клубная академия, развитая спортивная инфраструктура, включающая арены, футбольные поля, тренировочную базу и другие объекты.

Внедрение СДУ «Приоритет» автоматизировало документооборот ФК «Локомотив» на уровне от исполнителей до руководителей всех направлений: тренерского штаба и медицинского персонала, юридической, финансовой, инженерной служб, подразделений, отвечающих за закупки и безопасность. Ежедневно система обеспечивает стабильную работу до 300 пользователей, включая 150 одновременно подключающихся сотрудников и 30 пользователей автоматизированных рабочих мест руководителей для планшетных устройств.

СДУ «Приоритет» была выбрана ФК «Локомотив» как решение, наиболее соответствующее ожиданиям компании к удобству, качеству и надежности сопровождения бизнес-процессов, а также как система, включенная в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Важным условием при реализации проекта была необходимость сохранения и миграции данных из прошлой системы. В общей сложности было перенесено около 6 тысяч входящих, 5 тысяч исходящих и более 20 тысяч внутренних документов.

ФК «Локомотив» стремится к высшим спортивным результатам, которые могут быть достигнуты только при слаженной работе всех подразделений. Каждый день клуб работает с более чем 70 документами и 400 поручениями. СДУ «Приоритет» вывела документооборот на качественно другой уровень в едином электронном пространстве и позволила сохранить весь накопленный ранее объем документов, отметила руководитель подразделения «Документооборот» ФК «Локомотив» Арина Ильина.

В ходе внедрения СДУ «Приоритет» в ФК «Локомотив» компания детально проработала с подразделениями клуба более 30 бизнес-процессов. Благодаря гибкости системы в 100% случаев были реализованы решения, полностью соответствующие ожиданиям заказчика, прокомментировал руководитель проекта ЗАО «Диджитал Дизайн» Никита Афонин.

Внедрение СДУ «Приоритет» позволило ФК «Локомотив» достичь поставленных целей:

1. Создание единого электронного документационного пространства.

• Реализованы различные рабочие места в зависимости от функционала сотрудников: веб-приложение, десктоп-клиент и мобильные рабочие места для планшетных устройств.
• Внедрены решения по работе с внутренними, внешними и исходящими документами, включая их регистрацию, согласование, контроль исполнения и иные действия, обеспечивающие взаимодействие между различными подразделениями.
• Проведен тщательный инструктаж пользователей и технического персонала.

2. Контроль, информационная поддержка и сокращение временных затрат.

• Созданы маршруты документов и поручений, позволяющие в каждой точке обозначить статус документа.
• Реализована возможность фильтрации и поиска регистрационных карточек и карточек заданий по параметрам.
• Внедрено сканирование документов с автоматическим прикреплением к регистрационной карточке.

3. Оперативность принятия решений.

• Предусмотрено использование электронной подписи (ЭП) и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в соответствии с федеральными требованиями.
• Пользователи получают уведомления о задачах, приближении срока исполнения, визировании документа и иных событиях.
• Реализована возможность делегирования полномочий.

4. Надежность и доступность СЭД.

• Система обеспечивает ежедневное круглосуточное функционирование с возможностью регулярного резервного копирования.
• Предусмотрена интеграция с внешними системами.
• Обеспечена возможность масштабирования при увеличении количества пользователей, процессов, объема накопленных файлов и иных изменениях.