Группа Компаний ПИК

Задача: сортировка, сканирование и индексация архива объектов недвижимости.

Сроки выполнения работ: 3 месяца, 2011 год.

Место проведения работ: сортировка, сканирование — г. Москва (территория заказчика), обработка и индексирование — г. Москва (территория исполнителя).

Состав команды: 3 оператора сортировки и сканирования и 1 оператор обработки и индексирования. Описание проекта: Группа Компаний ПИК основана в 1994 г. - крупнейший девелопер в России, специализирующийся на объектах массовой жилой застройки;

Публичная компания с акционерами в России, Западной и Центральной Европе, Северной Америке и Юго-Восточной Азии; Земельный банк Группы Компаний ПИК по состоянию на 1 января 2011 г. составил 10,6 млн. кв. метров; Значительный объем завершенных проектов. Всего с начала деятельности Группа Компаний ПИК построила около 11 млн. кв. м. жилой недвижимости (более 180.000 квартир) в России, включая 739 тыс. кв. м (более 12.000 квартир) в 2010 году. Группа Компаний ПИК включена в перечень системообразующих предприятий российской экономики (Решение Правительства РФ от 25.12.2008 г.) В конце 2009 года Группа Компаний ПИК получила государственные гарантии Правительства Российской Федерации. За время своей деятельности компанией ГК ПИК было накоплено большое количество документов по объектам недвижимости. К архиву данных документов стало необходимым обеспечить непрерывный доступ для удобства работы персонала, а также представления комплектов документов в контролирующие органы. Подготовка документов была крайне трудоемка, приходилось постоянно снимать копии большого количества документов, требовался оперативный поиск нужной документации. Вопрос построения современной информационной системы стоял довольно остро. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

Архив представляет собой порядка 29 000 документов расшитых и сшитых (без возможности расшивки), размещенных в папках, а в папке в файлах. Документы хорошего качества, формата А4, сшитые скобами степлера и скрепками. Для выполнения работ по переводу документов в электронный вид необходимо произвести следующие действия:

Подготовка к сканированию: Сортировка. Отбор документов постоянного срока хранения. Документы временного срока хранения скрепляются скобой и вкладываются в файл. При этом документы, скрепленные скобой, можно расшить и сшить после сканирования, а документы, прошитые лентой, расшивать нельзя;

Сканирование – создание электронного образа документа;

Проверка отсканированных документов;

Раскладка отсканированных документов в файлы к документам временного хранения;

Размещение файлов в новых папках-корона. Вложение в дело внутренней описи документов в виде шаблона, предоставленного заказчиком. Оформление корешка дела машинописным способом на папке-корона по образцу Заказчика

Документы сканируются с двух сторон в режиме «градации серого» с разрешением 300-600 dpi (в зависимости от состояния документа, 600 dpi применяется в случае особо нечитаемого текста). Отсканированные документы составляются в папки в том же порядке, в каком они были из них изъяты, электронные копии документов сохраняются в папки в файловой структуре по папкам, названиями которых является адреса объекта недвижимости.

Конечным результатом требовались многостраничные pdf-документы.

Основные сложности при выполнении проекта заключались в неупорядоченности документов по объектам недвижимости. Сканировалась документация, постоянно находящаяся у компании в работе. Таким образом, процесс оцифровки документов производился «без отрыва от производства».

При небольшом количестве бумажного массива документов основной объем работ заключался в экспертизе по сортировке документов постоянного от временного срока хранения. Проведена большая работа по обновлению дел бумажного архива.