ГОФРА-2001 (1С:Документооборот 8 КОРП)

«1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) завершила автоматизацию документооборота производственной компании «ГОФРА-2001». Система «1С:Документооборот 8 КОРП» позволила значительно снизить риск утери документов, систематизировала учет входящей, исходящей и внутренней документации. Возможность автоматического заполнения новых файлов сократила время на проведение каждодневных операций.

Для предотвращения ошибок и утери важных файлов, а также во избежание сбоя работы компании в целом, руководство «ГОФРА-2001» решило перейти на электронный документооборот. Такая цель была поставлена перед специалистами компании БИТ, в портфеле которых большая практика внедрения СЭД.

Задачами проекта было: получить надежную информационную базу для хранения файлов, снизить риск потери договоров, повысить контроль над сроками действия документов и упростить работу с входящей, исходящей и внутренней документацией. Озвученные задачи закрывает система «1С:Документооборот 8», которая и была выбрана в качестве инструмента.

Специалисты БИТ провели работы по внедрению и настройке системы электронного документооборота. Было проведено обучение сотрудников договорного отдела работе в установленной системе.

Итоги автоматизации

Результатами внедрения СЭД в компании «ГОФРА-2001» стали:

• Переход на более качественный уровень работы и повышение контроля над документооборотом. Годовой объем договоров в компании составляет около 300 документов. Все они имеют установленные сроки исполнения, которые система позволяет контролировать, за счет автоматического отсчета времени.
• Быстрый и удобный доступ к необходимой документации. Благодаря электронному архиву сотрудники могут получать любые данные в разрезе необходимого документа, для этого пользователю достаточно ввести название организации. Безопасность обеспечивается ограниченными правами доступа.
• Возможность оперативного и безошибочного построения различных форм отчетности по документообороту за счет автоматического формирования реестров договоров за квартал, за месяц или по окончанию действия.

Результаты работы комментирует руководитель договорного отдела компании «ГОФРА-2001» Светлана Васильевна: «До автоматизации мы вели учет договоров в тетради, куда записывали номера документов. Не удивительно, что это занимало большое количество времени и грозило возможными ошибками. Поэтому автоматизация была лучшим решением всех наших трудностей. Мы благодарны специалистам БИТ за проделанную работу и уже ощущаем результаты внедрения программного продукта. Помимо снижения затрат на расходные материалы и бумагу, сократилось время на поиск необходимого документа, увеличился контроль над документацией в целом. Мы довольны работой специалистов компании БИТ и достигнутыми результатами».