Башкирский государственный педагогический университет приступает к эксплуатации СЭД

Башкирский государственный педагогический университет им. М.Акмуллы (БГПУ) завершил внедрение EOS for SharePoint (Foundation), сообщила компания 22 ноября 2012 года.

Цели

Рост числа бумажных документов и стремление упорядочить поток документов привели руководство БГПУ к решению о внедрении системы электронного документооборота. Конкурентные преимущества СЭД EOS for SharePoint позволили компании «Медиалюкс» выиграть открытый конкурс.

Решение

Основные задачи, решаемые в ходе внедрения:

• упорядочение и унификация процессов документооборота;
• сокращение сроков прохождения документов и согласования их проектов;
• обеспечение надлежащего уровня исполнительской дисциплины;
• обеспечение удаленного доступа сотрудников к базе документов.

Детали

В результате реализации проекта установлено 50 рабочих мест для ключевых сотрудников университета, автоматизирована обработка входящей корреспонденции, выдача и контроль поручений по входящим письмам, процессы согласования и утверждения проектов не финансовых документов.

В системе реализована возможность выдачи инициативных поручений, которые используются управлениями университета для оперативной выдачи заданий сотрудникам факультетов и кафедр. Полностью автоматизирован многоэтапный процесс согласования приказов по движению студентов. Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.6 т

Обеспечена возможность удаленной работы сотрудников в СЭД с мобильных устройств или стационарных компьютеров. Средствами EOS for SharePoint создан и настроен корпоративный портал, в том числе файловые хранилища. Обеспечена возможность публикации материалов, создана новостная лента на главной странице, которая используется сотрудниками для уведомления о мероприятиях.

Внедрение СЭД EOS for SharePoint позволило унифицировать оформление документов во всех подразделениях, сделало процессы согласования и утверждения полностью прозрачными и удобными. В итоге исключена утеря документов или неверный маршрут их движения, исчезла необходимость передавать бумажные документы между подразделениями, существенно повысилась оперативность работы.

Итог

Проект, включая этапы обследования, настройки системы, заполнения справочников и проведение обучения пользователей, занял около двух месяцев. В результате заказчик в минимальные сроки получил систему, обеспечивающую сотрудникам быстрый и удобный способ работы с электронными документами.