Сергей Лысенко, «Ингосстрах»: Трансформация закупочной деятельности дала очень хорошие результаты

Сергей Лысенко: С 2007 года я работал в крупных западных компаниях с развитыми системами закупок. Я был частью команды или руководил процессом трансформации и автоматизации. В 2008 году мы внедряли Oracle, в 2012 — SAP Ariba.

В 2016 уже был диаметрально противоположный опыт — мы строили систему западного образца на базе 1С на промышленном предприятии, где процесс закупок был слабо автоматизирован.

С 2019 года я занимаюсь трансформацией и автоматизацией закупок в страховой компании «Ингосстрах».

Сергей Лысенко: Я пришел в компанию в 2019 году. Первоочередной моей задачей было упорядочить закупочную деятельность. Требовалось создать общие процессы и единый реестр закупок для всех компаний, входящих в структуру «Ингосстраха», обеспечить прозрачность процесса выбора поставщика, а также внедрить процесс электронного согласования хозяйственных договоров. Я взял на себя обязательство провести трансформацию, автоматизацию и стандартизацию процессов за два года.

Сергей Лысенко: Часто автоматизация закупок происходит на базе ERP-системы, но наша ERP не поддерживала модуль закупок. 1С не входил список рекомендованных для использования в «Ингосстрахе» технологий и не рассматривался всерьез в качестве SRM-системы (Supplier Relationship Management System). На дорогую специализированную систему по управлению закупками в 2019 году не было бюджета. При этом срок выполнения задачи неумолимо приближался.

В процессе анализа существующих в компании систем мы остановились на СЭД ТЕЗИС, так как она имеет широкие возможности для модификации, в том числе, для изменения исходного кода и настройки бизнес-процессов. В договоре технической поддержки СЭД ТЕЗИС были неиспользованные часы работы разработчиков. С их помощью мы смогли реализовать базовую функциональность нашей системы управления закупками с минимальными затратами.

Сергей Лысенко: Несмотря на то, что менеджмент поддерживал идею централизации закупок, мы столкнулись с достаточно сильным сопротивлением изменениям.

Закупки «Ингосстраха» не регламентируются Федеральными законами, поэтому все попытки централизовать закупки должны быть добровольно поддержаны внутренним заказчиком. Требовалось заслужить доверие коллег эффективными процессами и высокими производственными результатами.Рынок ИТ-услуг в России: оценки, тренды, крупнейшие участники. Обзор и рейтинг TAdviser 298.7 т

Пользователям, которые привыкли к работе в почте и Excel, было сложно менять формат работы. Также приходилось адаптироваться к новому уровню прозрачности процессов, когда видно, на каком этапе происходят задержки.

Поскольку централизация закупок была добровольной, то процесс шел затруднительно. У участников закупочной деятельности были высокие требования к системе, которые важно было учитывать. Для успеха проекта требовались безупречная работа, эффективная система закупок и очевидная выгода для всех участников нового прозрачного автоматизированного процесса.

Вначале было тяжело, но уже через полгода процесс прошел гораздо быстрее. Нашими амбассадорами стали коллеги, которые уже подключились к работе с закупками в СЭД ТЕЗИС. Они не только помогали включать новых пользователей в систему закупок, но и активно генерировали идеи по оптимизации и давали обратную связь по уже реализованной функциональности.

Сергей Лысенко: Для всех крупных закупок в СЭД ТЕЗИС должны быть отражены все документы и все этапы согласования.

1. В первую очередь в СЭД ТЕЗИС создается заявка, ее согласовывает руководитель, а финансовый отдел подтверждает наличие средств в бюджете.
2. Затем заявка попадает в службу закупок. Руководитель проверяет загрузку и назначает ответственного за закупку специалиста.
3. Далее ответственный закупщик составляет список поставщиков, согласовывает его с заказчиком и отправляет на проверку службе безопасности. Параллельно идет подготовка и согласование тендерной документации.
4. После этого ответственный закупщик проводит тендерный отбор и согласовывает его итоги с заказчиком.
5. Совместно с заказчиком ответственный закупщик защищает выбор победителя на тендерном комитете. После утверждения решения о выборе контрагента в системе согласовывается и подписывается договор, работа по заявке завершается.

Для разных сумм и статей расходов предназначены различные процессы закупок. Чем меньше сумма закупки и проще предмет, тем больше сокращаются или упрощаются процессы.

Сергей Лысенко: На текущий момент в СЭД ТЕЗИС реализованы следующие крупные блоки:

• Согласование заявок
• Проверка поставщиков
• Согласование списка участников и тендерной документации
• Согласование итогов тендерного отбора
• Договорная работа

Планирование закупок, проведение тендерного комитета и взаимодействие с поставщиками пока проводятся в других системах.

Сергей Лысенко: При автоматизации закупок особое внимание уделено разделению и настройке прав доступа пользователей в зависимости от заказчика и статьи расходов. Каждый видит информацию только по своим заявкам.

В системе реализовано шесть типов закупок разной сложности. Действия при согласовании нелинейные: можно согласовать документ, согласовать с замечаниями, отказать или запросить дополнительную информацию. Принимать решения при согласовании можно и без входа в систему, через электронную почту.

Согласование хозяйственного договора по каждой закупке также происходит в СЭД ТЕЗИС. Система упрощает подготовку отчетности и позволяет улучшить контроль. Например, можно узнать, какая загрузка у каждого сотрудника, на каком этапе находятся все заявки и по каким есть риск не уложиться в срок.

Сергей Лысенко: Я бы выделил три основные проблемы: Во-первых, мы стремились выполнить задачу быстрее, и на первом этапе упускали некоторую вариативность процессов. Из-за этого впоследствии некоторые куски кода и бизнес-процессы приходилось в несколько подходов доводить до оптимального состояния.

Кроме того, мы строили систему с рабочей группой, состоявшей из представителей разных подразделений и всех ключевых ролей. Однако иногда поступали требования от заказчиков, не входивших в команду проекта, и процесс также приходилось править.

Некоторые пользователи выставляли дополнительные требования по автоматизации процессов, выходящие за рамки процесса закупок. В них также приходилось погружаться и оптимизировать процесс. Кроме того, пользователи отказывались от перехода в непривычную для них систему.

Сергей Лысенко: Результат автоматизации сложно отделить от трансформации бизнес-процессов, однако общий результат трансформации закупочной деятельности дал очень хорошие результаты.

• В СЭД ТЕЗИС регистрируются все закупки суммой от 150 тысяч рублей для головного офиса и от 1 млн для регионов и дочерних организаций.
• За три года через СЭД ТЕЗИС прошло свыше 2000 заявок.
• К системе подключены основные заказчики пяти из семи компаний «Ингосстраха», но уровень вовлеченности постоянно увеличивается.
• По трем самым сложным процессам закупок время проведения сокращено на 50% — с шести недель до трех.
• Прозрачность и отражение событий на каждом этапе закупок помогают наглядно увидеть недостатки процесса и определить направления его оптимизации.
• Процесс согласования хозяйственных договоров ускорился с 14 дней до 7 (а по типовым формам — до 3).
• За три года удалось сэкономить более 900 млн рублей от исторических цен прошлых лет.

Сергей Лысенко:

• В ближайших планах «Ингосстраха» стоит интеграция СЭД ТЕЗИС с ERP-системой — это позволит нам обмениваться данными по плану закупок, бюджету, листам согласования и реестру договоров.
• Отдельная и очень большая задача — разработка модуля работы с поставщиками и перенос в систему процессов взаимодействия с контрагентами, включая сбор коммерческих предложений и аукционы.
• После этого стоит сложная задача по настройке справочников и трансформация материального учета в ERP-системе при одновременной работе с этим модулем в SRM.

Сергей Лысенко: Идеальной системы я не встречал. Есть много хороших, но такой, чтобы просто установить и начать работать, еще не изобрели. Для всех систем требуется больший или меньший объем доработок под процессы заказчика. Нет правильного ответа на вопрос: «Что лучше? Купить готовую специализированную систему и использовать только часть функциональности, а остальное переделать под себя, или взять что-то попроще и на хорошем коде с нуля написать все процессы, но потратить немного больше времени?» Полноценная эффективная SRM-система должна включать как минимум следующие элементы:

• Номенклатура и НСИ
• Планирование и бюджетирование
• Различные процессы согласования
• Модуль работы с поставщиками
• Договорная работа, включая исполнение договоров
• Работа со складом и рекламациями
• Аналитические отчеты

Очень важно учитывать все факторы на базе модели ТСО (total cost of ownership). Мы в несколько ограниченных условиях выбрали СЭД ТЕЗИС. Оказалось, что система отвечает нашим задачам по автоматизации закупок на горизонте двух лет и имеет потенциал дальнейшего развития до полноценной SRM-системы.