Какое решение для коммуникаций нужно крупному бизнесу?

Типы решений для быстрых коммуникаций

Российские коммуникационные решения можно условно поделить на две группы. К первой относятся программные продукты, которые содержат набор всех базовых функций для общения сотрудников — личные и групповые чаты, аудио- и видеозвонки, обмен голосовыми сообщениями, статус доступности пользователя, push-уведомления. Как правило, на рынке такой софт доступен заказчикам как облачный сервис, то есть по модели SaaS.

Вторая группа — это цифровые рабочие пространства, которые представляют целый набор интегрированных инструментов для коммуникаций и работы в командах. Они включают все основные функции корпоративного мессенджера и дают расширенные возможности пользователю, например, позволяют мгновенно связываться с одним или несколькими коллегами и легко объединиться в группы для оперативного решения вопросов, а также быстро находить нужные сообщения и файлы во всех чатах и переписках. Как правило, такие решения поддерживают совместную работу над документами, а также создание чат-ботов для автоматизации рутинных задач.

Производители такого ПО стремятся сделать свои разработки ядром системы унифицированных коммуникаций компании. Преимущество этого подхода очевидно: компаниям гораздо удобнее использовать одно комплексное решение, чем работать с большим количеством не связанных между собой приложений и сервисов. Взаимодействуя в разрозненных каналах коммуникаций, пользователи оказываются в условиях информационного шума, где сложно найти необходимые данные, быстро связаться и обсудить вопросы с коллегами из разных отделов или филиалов по всей стране. Вместе с тем для компании растут и риски информационной безопасности: сотрудники часто используют для делового общения незащищенные публичные мессенджеры. В единой цифровой коммуникационной среде совместная работа намного эффективнее и безопаснее.

Как правило, поставщики решений второго типа предлагают заказчикам выбор модели потребления: продуктами можно пользоваться как облачным сервисом (модель SaaS) или устанавливать его локально на своем сервере (on-premise) или в инфраструктуре доверенного партнера.

On-Premise или SaaS

Зарубежные поставщики, та же компания Microsoft, чей продукт MS Teams многие российские заказчики до недавних пор использовали, потратили довольно много времени и средств, на формирование пользовательской привычки потреблять сервисы видеоконференцсвязи и обмена сообщениями из «облака», по модели SaaS.

Однако отказ Microsoft обслуживать российские компании подорвал доверие пользователей как к привычным сервисам, так и к хранению данных в иностранных ЦОД. Тем не менее сам по себе подход SaaS остаётся актуальным — в России существует целый пул отечественных облачных провайдеров, предоставляющих коммуникационные решения как услугу. В качестве примера «чистых» облачных приложений можно вспомнить Яндекс.Мессенджер и входящий в экосистему VK WorkSpace мессенджер VK Teams.

Модель SaaS сегодня наиболее распространена в компаниях небольшого и среднего размера, которые подчас не имеют в штате ни специалистов в сфере информационной безопасности, ни даже системных администраторов — их функции переданы на аутсорс. Еще один немаловажный фактор — стоимость владения. Содержание инфраструктуры для On-Premise решений обходится несколько дороже, чем использование ПО по модели SaaS. Тем не менее крупные корпорации и компании с повышенными требованиями к информационной безопасности чаще выбирают коммуникационные решения по модели установки On-Premise, то есть с размещением ПО на собственных серверах. Такой подход гарантирует контроль собственной ИТ-инфраструктуры, соблюдение внутренних ИБ-правил и выполнение всех требований действующего законодательства в сфере защиты персональных данных. В качестве примеров решений, которые поддерживают установку в локальной инфраструктуре заказчиков, можно вспомнить Dialog, eXpress и недавно вышедший на рынок коммуникационных решений Squadus от МойОфис.

Что может цифровое рабочее пространство Squadus

Рассмотрим подробнее функциональные возможности единой цифровой коммуникационной среды на примере самого свежего решения на рынке этого сегмента — Squadus. Этот продукт поддерживает как российские ОС «Альт», Astra Linux, «Ред ОС», так и иностранные Linux, Windows, macOS, iOS и Android — со Squadus можно работать через настольное или мобильное приложение, а также браузер.

Функциональность решения не ограничивается возможностями просто мессенджера и видеоконференций (ВКС), Squadus — это полноценное цифровое рабочее пространство. Поэтому нет необходимости подробно останавливаться на описании его базовых функций: текстовые и аудио сообщения, настройка статуса доступности пользователя, аудиовидеозвонки 1-1, ВКС, демонстрация экрана, широкая работа с сообщениями (редактирования, удаление, цитирование, пересылка, реакции) – всё это есть в продукте. Разберем дополнительные возможности продукта.

Удобная работа в командах

Работая над несколькими проектами сразу и взаимодействуя с кросс-функциональными командами легко потеряться в потоке информации из разных каналов и личных переписок. Для того, чтобы сделать общение в командах эффективным, в Squadus предусмотрено гибкое структурирование всех корпоративных чатов. Иерархия коммуникации — фишка продукта, пользователям доступно несколько типов чатов:

• Команда — самая крупная категория. Команды бывают постоянными, то есть совпадать с подразделениями компании или временными — для работы над проектами, которые по окончанию проекта можно архивировать.
• Канал — тематические подгруппы внутри команд. Подойдут для коммуникации на определенную тему. Существуют открытые каналы, куда могут вступить все участники команды, и закрытые — с доступом по приглашению.
• Обсуждение — это отдельный вид чатов, который привязан к другой беседе. Создать обсуждение можно в канале, команде, личной переписке или в цепочке ответов. Обсуждение будет привязано к беседе, в которой ведется цепочка ответов. В обсуждение можно добавлять участников, не состоящих в основной группе: канале или команде. Это расширяет возможности кросс-функциональных коммуникаций.
• Личная переписка — чат для персонального общения с конкретным сотрудником организации.

Сквозной интеллектуальный поиск

«Умный» поиск по всему массиву данных — важная функциональность в Squadus, которая помогает легко ориентироваться в потоке сообщений и быстро находить нужные файлы или сообщения.

Функция поиска поддерживает морфологию языковых запросов: Squadus умеет искать не только по полному или частичному совпадению слов в запросе, но и по синонимам. Система определит заложенный в запросе смысл, а затем найдет релевантные ему имена и объекты. Другая особенность функции — автоматическая транслитерация поискового запроса: не важно, как искомое слово записано в Squadus — на кириллице или латинице — поиск проверит варианты написания и быстро найдет искомое.

Дополнительные возможности: боты и интеграции

Интеграции продукта с редакторами документов, почтой, решением для хранения и управления файлами существенно расширяют возможности пользователей совместно работать над проектами.

Так, например, интеграция с «МойОфис Частное Облако 2» позволяет создавать отдельные чаты по документу и вместе с коллегами обсуждать и дорабатывать файл. Интеграция с «МойОфис Почта 2» или Mailion позволяют планировать встречи и автоматически генерировать ссылку на конференции Squadus при создании события в календаре корпоративной почтовой системы. Чат-бот напомнит о предстоящем событии за 5 минут до начала и пришлет личным сообщением ссылку на конференцию.

Возможности Squadus могут быть расширены с помощью ботов — с их помощью можно легко автоматизировать рутинные задачи, например, рассылку сообщений или поиск и передачу файлов. Разработать ботов могут ИТ-специалисты компании-пользователя, так как вместе со Squadus, МойОфис предоставляет полный комплект документации, который поможет в создании любого необходимого дополнения.

Поддержка федераций

Федерации Squadus — это специальный режим работы, который позволяет соединить команды из разных компаний и обеспечить возможность сквозных коммуникаций между ними.

Благодаря федерациям становится возможным выстроить эффективное взаимодействие в холдинговых структурах или во взаимодействующих субъектах, каждый из которых работает в собственном цифровом рабочем пространстве Squadus. Это позволяет сотрудникам дочерних компаний одного холдинга, например, быстро связаться с партнерами, клиентами, а также со своими коллегами из других компаний, не переходя из приложения в приложение.

Кроме того, продукт позволяет предоставлять гостевой доступ к корпоративным чатам и отдельным видеоконференциям для партнеров и контрагентов тех компаний, которые используют другие Digital Workspace решения или мессенджеры.

Безопасность данных

Помимо всех плюсов безопасности On-Premise решения, в Squadus предусмотрены дополнительные инструменты защиты данных и переписок. Коммуникация компонентов продукта зашифрована, а также реализована возможность end-to-end шифрования сообщений, двухфакторная аутентификация, поддержка всех протоколов авторизации LDAP, Oauth 2.0, SAML 2.0.

Кроме того, профиль каждого пользователя имеет расширенные характеристики на основе ролевой модели: администратор ИТ-системы может настроить ограничения информации для разных контуров и внешних гостей.

Миграция с иностранного ПО

Squadus зарегистрирован в Реестре отечественного ПО. Это означает, что продукт подходит для компаний, идущих по пути импортозамещения. Для перехода с зарубежных решений, включая Microsoft Teams, разработчики Squadus проработали сценарии миграции без остановки бизнес-процессов и без потери учетных данных пользователей, истории переписок и отправленных файлов.

Заключение

Несмотря на уход иностранных разработчиков с рынка, у компаний в России сохранился широкий выбор корпоративных мессенджеров от отечественных вендоров.

Сегодня решение для быстрых коммуникации смогут найти как небольшие компании с ограниченным бюджетом и без штата собственных ИТ-специалистов (SaaS-мессенджеры), так и большие корпорации со специфическими требованиями к безопасности и задачей организовать эффективное общение и совместную работу сотрудников (On-Premise Digital Workspace решения).

Бесплатно протестировать и узнать все возможности одного из самых свежих решений на рынке цифровых рабочих пространств — Squadus — можно на сайте продукта по ссылке.