2020/10/22 09:14:38

5 шагов к эффективной «удаленке»: как оптимизировать работу и общение сотрудников вне офиса

Массовый переход на удаленку, по данным ВЦИОМ, прошел удачно — 81% людей не пришлось осваивать какие-либо навыки, однако только 36% положительно отзываются о новом опыте. Проблемы в основном с недостаточно отлаженной работой видеоконференций, безопасностью, нехваткой единого пространства для общения с коллегами, сложности с удаленным доступом к привычным офисным программам. Лучше всех с задачами справились ИТ-компании, которым к удаленке не привыкать. В условиях неопределенности разбираем, как исправить ошибки и сэкономить на отказе от традиционного офиса, а также какие траты в этой реорганизации могут возникнуть.

Содержание

Основные статьи:

Новый подход к офису: альтернативные пространства

Экономическую выгоду от дистанционной работы подсчитывают уже давно: по данным[1] J’son & Partners Consulting, компания со штатом в 10 человек может сэкономить 3% лишь на аренде офиса, если отправит половину сотрудников на «удаленку». Для самого работника выгода тоже очевидна: время и деньги тратить на дорогу не надо (в среднем[2] — 20 тысяч рублей в месяц), график становится более гибким. В 84% компаний, опрошенных IDG Enterprise, повысилась[3] производительность труда при дистанционной работе. В условиях пандемии 70% российского бизнеса готовы[4] оставить новый режим и рассматривать альтернативные пространства.

Источник фото: Logitech

Первый вариант — виртуальный офис (VDI[5]): сотрудник может решать задачи из любого места, в то время как его рабочее место находится на выделенном сервере компании, который также обеспечивает хорошую вычислительную мощность. Это позволяет не зависеть от определенного компьютера и его технических характеристик, не тратиться на дополнительное оборудование для сотрудника. Отличное решение, потому что у 7% россиян удаленка вызывала[6] стресс из-за маломощного компьютера.

Второй вариант — незакрепленные рабочие места в офисах (Desk Sharing): это предварительное бронирование места под сотрудника, почасовая или посуточная оплата. Отличное решение для маленьких стартапов, которые не нуждаются в больших площадях.

«
Однако обязательно наличие администраторов пространств, потому что управление такими незакрепленными местами требует постоянного внимания, и наличие выделенных зон для переговоров, — считает Алена Гейдт, HR директор АНО «Платформа НТИ» и АНО «Университет 20.35».
»

Также она указывает на необходимость хорошей шумоизоляции, эргономики и безопасности.

Еще один вариант — распределенные офисы вдали от дома: несколько разных локаций в спальных районах вместо одного пространства где-то в центре. Здесь удается добиться экономии на аренде и одновременно решить вопрос с социализацией сотрудников, оставить штат относительно постоянным.Российский рынок ERP-систем сократился, но приготовился к росту. Обзор и рейтинг TAdviser 250.1 т

Алена Гейдт подчеркивает:

«
Альтернативные пространства могут хорошо работать, только если и работодатель относится к сотруднику симметрично — не ожидает, что тот работает на него фулл-тайм, и готов к портфелю проектов со стороны сотрудника, когда сотрудник ведет не только проекты у конкретного работодателя, но и другие. Это — экосистемная логика, к которой в реальности часто не готовы либо сотрудники, либо работодатели. Но будущее рынка труда — именно в таком подходе.
»

Как позаботиться об инфраструктуре

Если речь заходит о домашней «удаленке», сотрудника придется обеспечить «базовым минимумом» для эффективной работы. Это корпоративная техника (компьютер или ноутбук), которая должна быть способна защитить данные, а также быть готова к повышенным нагрузкам. Не исключены расходы на принтеры, сканеры, наушники с микрофоном, а также на мебель.

«
Переход на удаленку неожиданно потребовал доставки офисных кресел всем коллегам (долго использовать кухонные стулья оказалось неудобной практикой), покупки дополнительных принтеров, компьютеров, но общая экономия на офисе точно оправдалась, — поделился опытом Кирилл Кириллов, сооснователь и операционный директор BrandMonitor.
»

«
В идеальной ситуации это отдельная комната, хороший интернет-канал, рабочий компьютер достаточной мощности. Пропускной способности интернет-канала должно хватать для многочисленных онлайн-конференций, не говоря уже о манипуляциях с софтом и системным ПО, — добавляет Ольга Баранова, операционный директор Orange Business Services в России и СНГ.
»

Андрей Илингин, директор ЯКласс в России, говорит о том, что вопрос обеспечения сотрудников техникой контролируется в компании строго:

«
В основном, в качестве корпоративных обеспечиваем сотрудников моноблоками, ноутбуками и гарнитурами. Стараемся приобретать технику, исходя из задач конкретного сотрудника, но всегда обращаем внимание на качество — например, гарнитуры с шумоподавлением, компьютеры с большой оперативной памятью для использования корпоративных программ и приложений. Исходя из потребностей мы сформировали очередь сотрудников, которым необходима корпоративная техника, и закупаем ее в рамках выделенного на это ежемесячного бюджета. А высокоскоростной интернет все сотрудники обеспечивают себе сами.

»

Источник фото: Logitech

Ирина Степанова, руководитель направления видеорешений для совместной работы Logitech[7], говорит, что для их компании всегда было в порядке вещей позволять одну часть работы сотрудникам выполнять удаленно, а другую — в офисе.

«
Для переговоров малых групп и общения дистанционной команды из дома используются конференц-камеры MeetUP или BRIO. Схемы подключения зависят от типа помещения, его размера, количества человек и программного обеспечения. Такое оборудование помогает максимально заменить очные встречи.
»

Настройка процессов под компанию

Вынужденный стремительный перевод сотрудников на «удаленку» в марте показал, что все можно сделать очень быстро: привезти оборудование и инсталлировать его дома реально менее чем за час. Особенно если речь идет о классическом наборе оргтехники, не требующем каким-то сложных решений. Чуть дольше может длиться настройка оборудования, программного обеспечения, особенно корпоративной сети, которая должна быть защищена от внешних атак и утечек данных.

Кроме того, важно решить вопрос с удаленным администрированием, чтобы при любых проблемах с компьютером IT-специалисты могли моментально помочь. Для этого ставится программа TeamViewer и VPN — защищенный туннель, который строится от пользователя в корпоративную сеть через VPN-шлюз. В среднем полноценная настройка процессов способна отнять 1-2 дня. Ее можно проводить силами специалистов вашей компании или сторонней.

Настройка бизнес-процессов

В зависимости от специфики работы компании для управления удаленными командами требуются информационные панели, трекеры по каждой задаче, автоматизированные системы контроля, журналы открытых вопросов.

Андрей Илингин, директор ЯКласс в России выделяет сразу несколько важных сервисов и систем:

«
Для контроля бизнес-процессов при удаленном режиме работы мы применяем полный функционал G-Suite, внутри некоторых отделов используют Trello, IT-команда предпочитает Slack. Крупные проекты ведем в Битрикс 24, по срочным вопросам отражаем статус в Google Документах. Аналитика регулярно обновляется и выводится в Tableau (софт для визуализации и аналитики), по которому смотрим как перформят конкретные отделы и их прогресс по KPI. Также используем Google Аналитику и функционал 1C: модули для автоматизации, интеграцию 1С с Битрикс 24, пишем много собственных бизнес-процессов. Для автоматической обработки отзывов редакция использует Jira, где тоже создаем собственные бизнес-процессы и роботов для автоматизации, а служба поддержки использует UseDesk. У них отличный функционал по распознаванию текстов и автоматическим ответам на письма пользователей.
»

Общение сотрудников в виртуальном пространстве

Взаимодействие работников между собой и выполнение отдельных задач в командах повышает эффективность их труда. На удаленке общение обычно осуществляется при помощи мессенджеров (рабочие чаты), а также видеосвязи. Последние также используют для коротких совещаний и планерок. Здесь многое зависит от правильно подобранных инструментов — организации выбирают инструменты[8] для видеоконференцсвязи от Logitech. Можно отдельно выбрать вебкамеры, гарнитуры и другое оборудование, можно приобретать готовые решения для помещений разных размеров. Большинство компаний склоняются к последнему варианту, потому что такое оборудование легко установить и просто использовать сотрудникам. Причем система сертифицирована для работы с Zoom, Google или Microsoft и др.

Видеосвязь между двумя-тремя сотрудниками легче организовать в виртуальных комнатах-чатах — это позволяют сделать практически все сервисы видеосвязи. Маленькой группой во всех можно общаться бесплатно, а вот за большие конференции зачастую уже придется заплатить.

Ирина Степанова, руководитель направления видеорешений для совместной работы Logitech в России говорит о том, что видеосвязь делает работу максимально эффективной:

«
Благодаря видеоконференциям создается единое виртуальное пространство, где всем удобно работать вместе. Сегодня это уже полноценная альтернатива командировкам, с помощью которой можно решить острые вопросы, не тратя время и деньги на дорогу. Даже после пандемии тренд будет сохраняться, количество рабочих поездок сократится.
»

Источник фото: Logitech
«
Несмотря на то, что видеосвязь уже давно используется для работы и взаимодействия внутри большинства компаний, в период пандемии мы в полной мере оценили существующие инструменты для проведения мероприятий. Мало того, они заменили нам оффлайн-события, и мы с удовольствием встречались со своими заказчиками, зарубежными коллегами, проводили переговоры. С коллегами стали даже чаще видеть друг друга, чем при работе в офисе, мы теперь обязательно включаем видео при звонках. Так что командный дух тоже укрепляется. В онлайн перешли даже конференции - на мероприятиях UiPath собирались иногда сотни участников, чтобы обсудить тренды роботизации бизнеса`, - делится впечатлениями Светлана Анисимова, генеральный директор UiPath Россия и СНГ.
»

Дополнительно для взаимодействия между сотрудниками могут понадобиться доски или средства совместного рисования: например, Popplet. Она позволяет проводить групповой мозговой штурм, прикреплять мультимедийные заметки с фото, видео, текстом, подгружая их с компьютера или из интернета. Также есть сервис RealtimeBoard, который синхронизируется с Google Drive и подходит для групповых чатов.

Имеет смысл и использовать софт, обеспечивающий сотрудникам удаленный доступ к рабочим столам «сокомандников». Это полезно во время групповой работы, а также возникающих проблем с софтом. Наиболее известная программа — TeamViewer. В Windows есть встроенная утилита Microsoft Remote Assistance. Кроссплатформенное решение, подходящее для macOS и LinuxChrome Remote Desktop. У него есть и мобильное приложение для iOS и Android.

Если вы хотите узнать больше об оборудовании для видеосвязи, то вам сюда.

Смотрите также

Обзор TAdviser Удаленная работа: организационные и технические решения:

Примечания