Михаил Папура, Corpsoft24: «Удаленка требует не карательных, а полезных всем сотрудникам инструментов контроля»

Михаил Папура: Вне зависимости от того случилась бы пандемия или нет, существовавшая на тот момент информационная инфраструктура уже могла абсолютно спокойно поддерживать удаленный режим работы. Каналы связи, облачные технологии, средства защиты информации – всё было готово, чтобы пользователь мог работать с компьютером из любого места. Как когда-то все привыкли делать покупки через интернет в любое удобное время, не выходя из дома, также большинство работников безболезненно перешло на «удаленку».

В 2016 году, когда никто еще и не слышал про коронавирус, я был в Англии – на тот момент более 70% местных ИТ-специалистов работали удаленно. Многие преподаватели вузов и колледжей, консультанты и аналитики различного профиля, маркетологи, логисты, PR-специалисты, юристы и даже медики делали свою работу тоже из дома. До 2020 года на формат home-office планировалось перевести порядка 90% сотрудников.

Пандемия стала всего лишь «спусковым крючком», который ускорил естественный и неизбежный процесс перехода рабочей среды из корпоративного офиса в домашний. Львиная доля специалистов, занятых интеллектуальным трудом, так или иначе продолжит работать удаленно и в дальнейшем. И снятие всех ковидных ограничений эту тенденцию не изменит.

Михаил Папура: Есть немало подводных камней. Один из главных – при отсутствии контроля со стороны начальника и коллег не каждый сотрудник способен к самодисциплине и работе на результат. И это проблема не технического, а исключительно организационного плана. Возможно, со временем это изменится, но пока для решения проблемы необходимо использовать новые инструменты.

Разработанная нашей компанией информационная система Rewtas объединила в себе две функциональных блока: систему централизованного управления трудовыми ресурсами компании и систему мониторинга и контроля работы сотрудников. Именно такая комбинация на сегодняшний день представляет наиболее эффективный инструмент организации работы сотрудников вне офиса.

Михаил Папура: Нынешние системы мониторинга и контроля пользователей являются современной версией традиционных решений по учету рабочего времени, сохранившей их недостатки. Системы мониторинга обычно включают в себя набор подсистем:

• менеджер задач, реализующий процессы создания и распределения задач по исполнителям, а также контроль статусов их исполнения,
• тайм-трекер – подсистема учета рабочего времени, которая ведет сбор данных для табеля учета рабочего времени,
• грабберы – различные программы-агенты по сбору телеметрических данных, фиксирующие активность сотрудника за компьютером (нажатия на клавиши клавиатуры, перемещения и клики мыши) и информацию о запущенных приложениях,
• кейлоггеры, записывающие нажимаемые сотрудником клавиши.

Михаил Папура: Пандемия стала всего лишь «спусковым крючком», который ускорил естественный и неизбежный процесс перехода рабочей среды из корпоративного офиса в домашний. Львиная доля специалистов, занятых интеллектуальным трудом, так или иначе продолжит работать удаленно и в дальнейшем

Для дополнительного контроля могут делаться скриншоты рабочего экрана, фото лица пользователя, отправляться сообщения-триггеры, на которые сотрудник обязан ответить в течение определенного интервала времени и многое другое. Несмотря на такое функциональное изобилие, системы мониторинга способны решать только два типа задач: фиксировать время работы и крайне приближенно оценивать продуктивность сотрудника на основании формальной оценки полезности или вредности используемых им приложений.

Михаил Папура: Существует немало средств, чтобы обойти программных агентов по сбору телеметрии. Они будут имитировать «правильные» действия пользователя в «правильных» приложениях. Недобросовестный сотрудник в это время может отправляться в отпуск, система признает его героем труда. В то же время программа может показать полное разгильдяйство ответственного человека, если ему для решения нестандартных задач понадобится изучить информацию на разных сайтах или пообщаться на профильных форумах и чатах.

Поэтому оценка работы персонала на основании телеметрических данных может быть крайне необъективна. Мы использовали другой подход. В нашей системе есть настраиваемый классификатор задач и работ, функциональных ролей исполнителя, метрики для оценки качества выполнения работ, функции анализа занятости и направлений использования трудовых ресурсов компании, себестоимости и качества исполнения ключевых бизнес-процессов.

Михаил Папура: В теории управленческие функции включают пять основных компонентов: планирование, контроль, учет, анализ и перепланирование. В каждом из этих блоков руководителю необходимо иметь представление о состоянии трудовых ресурсов. Какие сотрудники есть в компании, какова их специализация и текущий уровень загрузки, наличие резервов или, наоборот, дефицит кадров для полноценной реализации бизнес-процессов компании.

Всеми этими процессами надо управлять, что называется, «на лету». Новые задачи появляются каждый день, реагировать на них надо мгновенно. Старые же системы и схемы управления персоналом заточены под ситуацию, когда все задачи можно делать неспешно, а требуемые специалисты всегда в наличии. Поэтому они уходят. Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 6.9 т

Чтобы увидеть всю ситуацию с человеческими ресурсами в целом и реализовать необходимые изменения в условиях высокой неопределенности, необходимы данные из разных специализированных информационных систем. Системы бюджетирования, управления проектами, управления делопроизводством, учета рабочего времени – все они содержат информацию о сотрудниках.

Михаил Папура: Оценка работы персонала на основании телеметрических данных может быть крайне необъективна. Мы использовали другой подход

Но не хватает главного – из этих систем руководителю невозможно извлечь сводный отчет, где и как прямо сейчас задействованы трудовые ресурсы компании, кем поставлены задачи той или иной команде, каков результат работы, идет ли целевое использование сотрудников или высококлассными специалистами закрываются «бреши», возникшие из-за недостатка или низкой квалификации линейного персонала.

Приведу пример. Как всем известно, ключевой фигурой проекта является архитектор системы. Это суперпрофессионал, гуру в области построения и внедрения сложнейших систем, знаток разнообразных технологий. Уровень зарплат таких людей крайне высок.

Системный архитектор может решать практически любые задачи. Из-за этого у некоторых менеджеров проектов в силу недостатка специалистов или ограниченности времени возникает соблазн привлечь архитектора к выполнению заурядных функций. Это сродни тому, как если бы в качестве сиделки для пациента был приглашен именитый профессор медицины. В результате такого перераспределения ресурсов у компании появляется сразу три проблемные области – себестоимость проекта возрастает; сложные задачи, для которых должен привлекаться архитектор, откладываются на потом; снижается мотивация высококвалифицированного персонала.

При этом ни одна из существующих информационных систем не способна отследить по своей ли специализации сейчас работает сотрудник, какие задачи он выполняет, от кого их получал.

Михаил Папура: В отличие от строго регламентированных workflow-подсистем наше решение позволяет классифицировать задачи гибко, в соответствии с бизнес-процессами компании. Классификация может проводиться по видам деятельности и функциональным ролям сотрудников, по типам задач – разовые, постоянные, регулярные.

После настройки классификатора Rewtas может извлекать данные из разнородных информационных систем, приводить их к единому формату и отображать в разрезе конкретного бизнес-процесса. На основе полученных данных в блоке BI формируются аналитические отчеты, способные показать руководству компании картину занятости и продуктивность сотрудников различных подразделений в любых разрезах.

Возможности настройки классификатора под разные бизнес-процессы делают систему Rewtas универсальной и применимой для любого вида деятельности, любой специфики работы. Конечно, производственные участки машиностроительного завода автоматизировать мы не сможем. Но управленческий аппарат, финансовые службы, МТО, закупки, и другие подразделения, как с проектной, так и не проектной спецификой, где основным инструментом работы является компьютер, могут быть автоматизированы с помощью нашей системы.

Михаил Папура: То, чем располагают сегодня руководители – это данные, получаемые от разных подразделений, выгружаемые из разных ИС, с высокой степенью взаимного несоответствия, не учитывающие кроссфункциональности выполняемых работ. Чем крупнее компания, тем сложнее отобразить действительное положение вещей.

Поэтому главные вопросы, ответы на которые заказчик хочет получить от Rewtas – чем заняты ресурсы компании, какова их продуктивность, в реализации каких процессов участвуют сотрудники того или иного подразделения.

Михаил Папура: Только та система имеет право на жизнь, в которой пользователю выгодно работать и которая облегчает его жизнь. В Rewtas сотрудник видит не надзирающий, а полезный для работы инструмент. Получив задачу, он может оценить – способен ли полностью ее выполнить, или ему нужно привлечь другого специалиста. Если потребуется, он разделит задачу на несколько подзадач и передаст ту часть, в которой недостает компетенций, в другое подразделение, не тратя времени на ненужные согласования. У исполнителя в нашей системе есть в том числе возможность сразу отказаться от выполнения задачи и отменить исполнение подзадачи.

Михаил Папура: В отличие от строго регламентированных workflow-подсистем наше решение позволяет классифицировать задачи гибко, в соответствии с бизнес-процессами компании

Rewtas показывает всю цепочку выполнения работ по задаче, с неограниченным числом вложенных подзадач. Можно понять, с чего все начиналось, когда и какие сотрудники привлекались к работе по задаче, какова на данный момент фактическая трудоемкость, объем и статус выполнения подзадач, оценить текущие результаты, своевременно отреагировать на риски срыва работ. Например, при попытке перевода одного из исполнителей работ по задаче на другой фронт работ, инициатор работ по исходной задаче сразу это увидит. В стандартных системах об этом можно узнать только по окончании контрольного срока, когда наверстать планы уже невозможно.

Также очень полезно, что сохраняется история взаимодействия сотрудников по задаче и в случае спорной ситуации или просто «восстановления в памяти» результатов работы можно моментально разобраться в вопросе.

Михаил Папура: ИС «REWTAS» соответствует требованиям законодательства РФ, предъявляемым к отечественному программному обеспечению. Система реализована в парадигме разработки ПО с «открытыми исходными кодами» (open source) и является кроссплатформенной – работает под управлением различных операционных систем.

Поддерживаются два варианта ее развертывания и подключения клиентов: по модели SaaS, как «сервис» в облаке провайдера (клиенты платят за аренду облачного сервиса) и по модели «On-premise», когда система развертывается в инфраструктуре клиента.

Система поставляется в виде преднастроенной платформы с механизмами кастомизации. Настройку системы может выполнять компания-разработчик, либо сам заказчик. Для этого привлекается два специалиста – бизнес-аналитик заполняет справочники бизнес-процессов, видов деятельности, функциональных ролей, метрик и прочую НСИ, а системный администратор заводит пользователей и предоставляет им соответствующие права.

Стоимость Rewtas составляет 350 рублей за рабочее место в месяц в базовой версии. Есть и расширенный вариант с модулем биометрической защиты прикладных информационных систем компании. В этом случае, в процессе подключения и работы удаленного сотрудника в информационной системе, содержащей конфиденциальные данные, через web-камеру ПК производится непрерывная, с интервалом в несколько секунд, сверка его лица с лицом владельца учетной записи, от имени которого он работает.

Кроме того, отслеживается наличие посторонних за его спиной в поле видимости web-камеры ПК. При появлении постороннего, модуль биометрической защиты выполняет предусмотренный для такого случая сценарий – закрывает экран информационной системы, выводит пользователю сообщение на экран ПК, отправляет фотографию нарушителя в службу безопасности, блокирует пользовательскую сессию в информационной системе и т.д., для разных инцидентов предусмотрены различные сценарии действий.