Кадровое агентство ДОМЕЛИ / Microsoft Dynamics CRM для управления подбором персонала 2

Кадровое агентство ДОМЕЛИ было создано в 2005 году и в настоящее время специализируется на предоставлении услуг по подбору профессионального обслуживающего персонала для дома: няни, гувернантки, репетиторы, домработницы, горничные, повара, водители, сиделки и прочие специальности.

В компетенции агентства помимо поиска, отбора и тестирования соискателей входит также предоставление уникальных на рынке услуг по обучению, психологической подготовке и повышению квалификации домашнего персонала. В настоящее время агентство активно работает над созданием на базе КА ДОМЕЛИ профессионального учебного центра для подготовки домашнего персонала по различным специальностям. 28 мая министр цифрового развития Максут Шадаев выступит на TAdviser SummIT 8.5 т

Отличительной особенностью процедуры поиска и подбора соискателей в КА ДОМЕЛИ является строго дифференцированный подход к работе с клиентами: в агентстве разработана собственная сетка уровней квалификации кандидатов и система многоуровневого тестирования, включающая оценку профессиональных качеств, психологических способностей, опыта работы, а также чистоту медицинских и юридических документов.

Ранее в КА ДОМЕЛИ для информационного обеспечения работы менеджеров и руководства компании использовались стандартные офисные приложения Microsoft. Но поскольку регламенты работы агентства и действующие процедуры поиска и отбора персонала требуют от менеджеров обработки огромного количества информации (только по каждому соискателю в КА ДОМЕЛИ собирают и анализируют данные более чем по 100 параметрам), средствами Microsoft Access было достаточно сложно и трудоемко поддерживать необходимый уровень качества и оперативности работ.

Использование только офисных приложений не могло обеспечить проведение оперативного мониторинга закрытых вакансий, действующих договоров и предложений на открытые вакансии, что в свою очередь усложняло осуществление контроля деятельности менеджеров и общее управление работой агентства.

К тому же отсутствие единой информационной системы, в которой хранилась бы вся информация по заказам, договорам и открытым вакансиям, не позволяло должным образом синхронизировать работу клиентской и финансовой служб.

В целях упрощения работы менеджеров агентства и повышения эффективности оперативного и стратегического управления руководство ДОМЕЛИ приняло решение отказаться от использования стандартных офисных приложений Microsoft в пользу специализированного программного продукта для управления отношениями с клиентами – Microsoft Dynamics CRM.

«Два года назад мы вышли на высококонкурентный рынок кадровых услуг Москвы с предложением исключительных услуг для самых взыскательных клиентов, и не ошиблись - высокое качество подбора персонала остро востребовано на рынке. Однако для развития бизнеса нам необходимо совершенствовать методы работы, как с персоналом, так и с клиентами, и, по нашим оценкам, CRM-система позволит улучшить качество услуг и повысить эффективность работы агентства».

Руководство КА ДОМЕЛИ однозначно определило выбор CRM-системы в пользу Microsoft Dynamics CRM как обладающей исчерпывающей функциональностью для решения всех стоящих перед агентством задач автоматизации управления отношениями с клиентами – работодателями и соискателями.

Одним из критериев выбора CRM-системы для КА ДОМЕЛИ явилось удобство работы пользователей и быстрый запуск системы в работу, поэтому дружественный интерфейс Microsoft Dynamics CRM стал еще одним преимуществом CRM-системы Microsoft.

К тому же возможности Microsoft Dynamics CRM позволяют с легкостью наращивать и расширять функциональность системы с учетом появления новых потребностей бизнеса и внедрения более совершенных технологий работы. Для ДОМЕЛИ, молодой и растущей компании, очень важно было внедрить такую CRM-систему, которая могла бы обеспечить и поддержать развитие компании на уровне информационных технологий.

В качестве партнера по CRM-консалтингу и внедрению Microsoft Dynamics CRM руководством КА ДОМЕЛИ была выбрана компания «НОРБИТ», в активе которой на тот момент было более 15 успешных проектов автоматизации в области продаж и маркетинга. К тому же НОРБИТ предложила КА ДОМЕЛИ наиболее выгодные условия разработки и внедрения CRM-системы на основе Microsoft Dynamics CRM.

CRM-система КА ДОМЕЛИ включает как стандартные возможности Microsoft Dynamics CRM, так и специализированные настройки и разработки, выполненные в соответствии с логикой бизнес-процессов агентства.

Функциональный состав CRM-системы охватывает:

1. Управление отношениями с соискателями:
• Ведение подробной информации о соискателях.
• Ведение электронного архива фотографий кандидатов с привязкой к общей информации соискателя.
• Отражение данных о составе и членах семей кандидатов на вакансии.
• Учет длительности стажа кандидатов с разбивкой по отдельным местам работы.
• Фиксация информации о навыках кандидатов.
• Реализация специальных сервисов для автоматического ежеквартального пересчета возраста соискателей и членов их семей.
• Реализация нескольких печатных форм резюме.
• Автоматическая смена статуса соискателя в случае включения его в список потенциальных кандидатов на открытую вакансию, приема на работу или отклонения его кандидатуры.

2. Управления клиентскими заказами на поиск и подбор персонала:
• Ведение в электронном виде списка обязанностей по каждой открытой вакансии с привязкой к клиентским заказам.
• Возможность маркирования и отдельного отображения кандидатов, составляющих предложение на открытые вакансии.
• Реализация нескольких печатных форм клиентских заказов и возможность групповой печати заказов.

3. Управление договорной работой:
• Ведение детальной информации по клиентским контрактам.
• Автоматическая проверка даты завершения договоров и перевод их в статус завершенные по истечении срока действия.
• Автоматический перевод сотрудника в базу свободных кандидатов в случае прекращения действия договора.
• Контроль проведения оплаты по договорам.

4. Автоматизация менеджерских операций:
• Обеспечение однократного ввода информации и реализация механизма автоматической подстановки хранящихся в системе данных в случае необходимости их повторного использования при работе с клиентскими заказами и базой работодателей.
• Реализация нескольких автоматизированных бизнес-правил при работе с договорами, клиентами и заказами.

«Проект внедрения Microsoft Dynamics CRM для кадрового агентства ДОМЕЛИ интересен своим отраслевым акцентом. CRM-система используется в компании не только для автоматизации коммерческой работы и поддержки продаж, но и для автоматизации операционной деятельности: для поиска, оценки и подбора персонала».

В общей сложности в CRM-системе КА ДОМЕЛИ работает около 35 пользователей коммерческого и административного отделов, а также руководство компании.

К числу наиболее значимых результатов проекта внедрения Microsoft Dynamics CRM в КА ДОМЕЛИ можно отнести:

• оптимизация бизнес-процессов по подбору персонала за счет обеспечения хранения в электронном виде полной информации по соискателям, включая фотографии, анкетные данные, уровни квалификации, данные о навыках и опыте - в общей сложности более 100 параметров;
• снижение трудоемкости работы с базой соискателей за счет настройки инструментов быстрого поиска по необходимым параметрам и внедрения инструментов автоматического маркирования соискателей, составляющих предложение для открытых вакансий;
• упрощение работы менеджеров за счет автоматической актуализации необходимых действий и задач на основе настраиваемых бизнес-правил;
• повышение эффективности информационного взаимодействия коммерческого и финансового отделов за счет открытого доступа к информации по вакансиям, заказам, действующим предложениям и договорам;
• усиление контроля работы менеджеров за счет разработки отчетных форм;
• усиление централизованного управления за счет создания единой базы данных всех обращений, предложений, вакансий и договоров и автоматизированного мониторинга работы менеджеров.

«Внедрение в агентстве CRM-системы позволило нам предложить клиентам новый уровень сервиса – повысить оперативность обработки заказов, точность оформления договоров и прочей документации. Очень важно, что мы смогли добиться упрощения самого трудоемкого участка нашей работы – отбор персонала на клиентские вакансии. Мы рассчитываем, что создание собственной CRM-системы поможет нам максимально комфортно чувствовать себя на рынке кадровых услуг, развивая конкурентные преимущества компании и повышая рентабельность бизнеса».

Дальнейшее развитие CRM-системы КА ДОМЕЛИ может быть реализовано за счет настройки автоматического импорта данных со сканера в CRM-систему и интеграции Microsoft Dynamics CRM c IP-телефонией AVAYA, что в свою очередь позволит упростить обработку и хранение информации о соискателях, обеспечит эффективную маршрутизацию входящих звонков и повысит оперативность и эффективность клиентского сервиса.

На российском рынке CRM компания «НОРБИТ» представляет ведущую экспертизу по разработке и внедрению CRM-решений на основе программного продукта Microsoft Dynamics CRM. НОРБИТ является единственным российским партнером Microsoft, обладающим статусом Premium Partner по направлению Microsoft Dynamics CRM, и победителем конкурса Microsoft Dynamics CRM Awards 2007-2008 «5 Звезд».

В активе компании три крупнейших внедрения Microsoft Dynamics CRM в России - Страховой дом ВСК, группа компаний Энергобаланс и компания «Афиша», а также отраслевые CRM-проекты для ведущих игроков российского бизнеса: Группа компаний ЛАНИТ, Издательский дом «Альпина Бизнес Букс», радиостанции СИТИ-FM и Relax FM, КА «ДОМЕЛИ» и другие.

Отраслевые CRM-компетенции компании сосредоточены в отраслях информационные технологии, кадровые услуги, страхование, энергетика, торговля и дистрибуция, издательский и медиабизнес. Специалисты компании «НОРБИТ» также имеют опыт проектирования и внедрения информационных CRM-решений для торговых и дистрибуторских компаний, инвестиционно-финансового сектора, телекоммуникационных компаний, рекламных агентств, риэлтерского бизнеса и автодилеров.