Проект

«Газпром добыча Оренбург» внедрила Directum RX

Заказчики: Газпром добыча Оренбург

Оренбург; Газовая промышленность

Подрядчики: Directum (Директум)
Продукт: Directum RX
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2021/07 — 2021/12
Технология: BPM
подрядчики - 469
проекты - 6129
системы - 461
вендоры - 306
Технология: HRM
подрядчики - 464
проекты - 4240
системы - 402
вендоры - 289
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 1139
проекты - 14478
системы - 1781
вендоры - 1002
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

2022: Внедрение Directum RX

Компания ООО «Газпром добыча Оренбург» внедрила российскую систему, соответствующую технологическим процессам обработки документов, организации контроля и управления процессами. Directum RX используют 100% сотрудников, которые работают с документами, а скорость процессов кратно возросла. Об этом 19 мая 2022 года сообщила компания Directum.

Системы электронного документооборота, используемые в компании, не отвечали требованиям предприятия по скорости и функциональным возможностям. Чтобы оптимизировать процессы делопроизводства и отказаться от бумаги, руководство решило внедрить отечественную интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX, поддерживающую работу с PostgreSQL на ОС Linux.

Задачи проекта:

  • выстроить единое информационное пространство;
  • сократить трудоемкость процессов делопроизводства и повысить качество документов;
  • уменьшить срок доставки информации;
  • внедрить в работу электронную подпись (ЭП) для легитимности электронных документов;
  • повысить качество контроля исполнительской дисциплины.

Проект стартовал в июле 2021 года. За это время цифровизирована: обработка входящей и исходящей корреспонденции, распорядительных и организационных документов, договорная и архивная работа, работа с протоколами совещаний, доверенностями и служебными записками.Российский рынок CRM-систем: оценки, тренды, крупнейшие поставщики и перспективы. Обзор TAdviser 148.8 т

Чтобы выполнить проект в сжатые сроки, команда внедрения взяла за основу шаблонное решение на базе Directum RX, разработанное специально для дочерних обществ ПАО «Газпром», учитывающее специфику процессов предприятий группы.

«
Шаблонное решение для дочерних общество ПАО «Газпром» закрыло 60% наших требований, а дополнительные пожелания команда внедрения реализовала в ходе опытно-промышленной эксплуатации. Благодаря этому мы достигли поставленных целей. У нас получилось внести свой вклад в развитие шаблона, в будущем это поможет при внедрении системы у наших коллег в других дочерних обществах,
сказал Антон Колтунов, администратор системы Directum RX в «Газпром добыча Оренбург».
»

Ранее внутренняя корреспонденция на предприятии готовилась в бумажном виде и регистрировалась в подразделениях как входящие и исходящие письма. Теперь переписка проходит с помощью служебных записок в системе, которые регистрируются один раз на стороне автора. На этапе подписания система автоматически ставит на документы ЭП.

Для сотрудников «Газпром добыча Оренбург» работа с входящими электронными письмами была трудоемкой и неудобной. Делопроизводители вручную пересылали письма на свой почтовый ящик, экспортировали вложенные документы на компьютер, затем импортировали их в СЭД, распечатывали, ставили штамп и передавали в бумажном виде на рассмотрение.

Теперь система автоматически захватывает входящую корреспонденцию с электронной почты. Directum RX формирует основной документ на основе содержания письма, а вложения связывает с ним как приложения. Делопроизводителю не надо распечатывать документы, руководители рассматривают их в электронном виде, а регистрационный номер можно присвоить в цифровом виде.

Благодаря Directum RX согласование резолюций и передача поручений исполнителям значительно ускорились. Генеральный директор и его заместители рассматривают документы только в электронном виде.

Процесс стал проще и быстрее: сотрудникам больше не надо отправлять документы на рассмотрение поочередно каждому пользователю, достаточно один раз настроить маршрут согласования.

Результаты внедрения:

  • снизилась нагрузка на делопроизводителей: команда проекта исключила двойную регистрацию внутренней переписки и реализовала функцию захвата писем с электронной почты;
  • уменьшилось количество бумажных документов, а обработка оригиналов стала быстрее: сотрудники создают служебные записки в электронном виде с использованием простой ЭП;
  • ускорилось рассмотрение входящих документов;
  • увеличилась скорость поиска документов и информации в них;
  • выросли показатели исполнительской дисциплины и прозрачность управления;
  • снизились расходы на бумагу и товары для печати.

В планах предприятия продолжить курс на импортозамещение, внедрить интеллектуальные сервисы Directum Ario One, решение «Долговременный архив», мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz, а также провести интеграцию с Контур.Диадок, SAP, Галактикой ERP, САД ПАО «Газпром» и интегрированной системой менеджмента.