Удаленные и офисные сотрудники под контролем. Профессиональный обзор системы учета рабочего времени Kickidler
TAdviser протестировал систему учета рабочего времени Kickidler.
Содержание |
«Время - деньги» - гласит всем известная поговорка. Ни один бизнес не хочет терять деньги, поэтому он вправе контролировать работу своих сотрудников, проверять, насколько эффективно они расходуют свое рабочее время. Если сотрудники ориентируются исключительно на выполнение KPI, а затраченное время не имеет приоритетного значения, то они могут контролировать сами себя. Это полезно и удобно. Поэтому в организациях все чаще используются системы учета рабочего времени (СУРВ, англ. Employee Monitoring Software, EMS). Особенно эти системы востребованы, если речь идет об удаленных сотрудниках, работающих в дистанционном режиме. В пандемию коронавируса их число увеличилось в разы, соответственно выросла популярность систем учета рабочего времени и продуктивности.
Этично ли использовать такие инструменты? Этот вопрос мы оставим за рамками, скажем лишь, что если речь идет об активном контроле, то он в любом случае не должен быть тайным. Сотрудники вправе знать, что работодатель контролирует, каким образом они используют рабочее время. Можно посмотреть и с другой стороны. Системы учета рабочего времени поддерживают функции самоконтроля, когда сотрудник сам получает уведомления о том, сколько времени он потратил на рабочие задачи, а сколько времени было израсходовано на непродуктивные цели. Это мобилизует, позволяет сосредоточиться на главном, не отвлекаясь на лишнее.
Об одном из таких решений рассказывается в данном материале. Это российская система учета рабочего времени с продвинутой функциональностью Kickidler. Данное решение можно назвать одним из лидеров российского рынка СУРВ, оно получило признание и на мировом рынке.Kickidler оказался единственным из российских продуктов, вошедших в международный рейтинг 10 лучших систем учета и контроля рабочего времени, опубликованный на портале Top10VPN.com.
Программа мониторинга сотрудников Kickidler состоит из трех компонентов. «Сервер» предназначен для настройки и администрирования. Он представляет собой сервер с веб-интерфейсом и встроенной СУБД. Его можно установить на любой отдельный ПК или сервер, который должен соответствовать системным требованиям. Второй компонент «Вьювер» устанавливается на ПК руководителя или менеджера, отвечающего за мониторинг работы сотрудников. С помощью этого компонента можно наблюдать за работой контролируемых ПК в режиме реального времени. Третий компонент «Граббер» или Агент устанавливается на ПК сотрудников, работу которых нужно контролировать. Этот компонент может работать как в обычном, так и в скрытом от пользователя режиме.
По умолчанию никаких дополнительных настроек производить не нужно, если все три компонента работают в одной сети. Если соединение осуществляется через прокси-сервер необходимо ввести данные для авторизации на нем. Если в компании используется Microsoft Active Directory, структура подразделений и список сотрудников будут автоматически загружены оттуда. Все это и многое другое подробно изложено в документации, которая находится на сайте разработчика, и ознакомиться с ней можно до скачивания и установки Kickidler. Разработчики предлагают бесплатный тестовый период, в течение которого можно детально ознакомиться со всеми функциями, измерить показатели работы сотрудников, и на их основании которых произвести необходимые настройки.
В нашем небольшом обзоре мы не будем дублировать Руководство пользователя, а остановимся лишь на нескольких типовых функциональных сценариях работы системы, которые могут быть интересны потенциальным заказчикам.
Онлайн-мониторинг
После того, как все компоненты Kickidler установлены («Сервер» и «Граббер» запускаются автоматически), можно запустить «Вьювер». В главном меню «Вьювера» расположены три пункта: «Слежение», «Отчеты» и «История». По умолчанию открывается пункт «Слежение». В этом режиме в окне «Вьювера» отобразятся уменьшенные изображения Рабочих столов сотрудников, на ПК которых установлен компонент «Граббер». В отличие от многих конкурирующих решений, Kickidler не просто делает периодические скриншоты с рабочих столов сотрудников, а ведет практически полноценную (1 кадр в секунду) их трансляцию. Принцип работы очень похож на слежение через камеры видеонаблюдения.
Поддерживается одновременное наблюдение за любым количеством пользовательских ПК. Если экранов слишком много, например, 100, то их можно отсортировать по разным вкладкам, например, исходя из того, в каком подразделении трудится специалист.
Главный параметр - достаточный объем оперативной памяти, на ПК, где установлен «Вьювер». В среднем, наблюдение за одним пользователем требует дополнительно 50 мегабайт ОЗУ.
Чтобы увидеть детали работы конкретного пользователя, нужно нажать на уменьшенное изображение его Рабочего стола. Изображение будет увеличено, а над ним появятся четыре вкладки: «Программы», «Мониторы», «Нарушения», «Кейлоггер». Вкладка «Программы» демонстрирует приложения, которые в данный момент запущены на ПК данного пользователя, а также веб-страницы, которые у него открыты в браузере.
При этом отмечено, какой процент времени было открыто то или иное приложение. Во вкладке «Мониторы» можно увидеть открытый Рабочий стол пользователя и все приложения, которые открыты на нем в данный момент. Если нажать на вкладку «Нарушения», то можно увидеть полную картину работы пользователя в течение заданного периода времени, от одного часа до десяти дней. Доступна шкала активности работы сотрудника, эффективности, а также список нарушений, которые были зафиксированы системой.
Шкала активности пользователя
Триггеры также отображаются для каждого пользователя, при просмотре миниатюр Рабочих столов всех пользователей в режиме «Слежение», о чем мы говорили выше. При этом миниатюра «проштрафившегося» пользователя будет обведена красной рамкой. О том, как настроить мониторинг нарушений, мы расскажем чуть ниже. Во вкладке «Кейлоггер» можно увидеть все нажатые пользователем клавиши, причем отдельно указано, что это было: поисковый запрос в браузере, написание письма или сообщения, работа в текстовом редакторе и т. д. Могут быть отображены не только буквенные и цифровые клавиши, но и системные. По умолчанию эта опция отключена, но ее можно включить, убрав галочку в пункте «Не показывать нажатия системных клавиш». Готовый клавиатурный лог затем можно экспортировать в файлы CSV и XLSX.
Запись видео с экрана
Система Kickidler позволяет записывать и сохранять видеопоток, полученный с экрана наблюдаемого ПК. Запись ведется автоматически. Это не просто видеофиксация проходящего на экране, а полная картина всех действий пользователя, в любой момент времени (видео со всех экранов ПК, запись всех нажатий клавиш (лог), перечень всех запущенных приложений и открытых веб-страниц). Во многих случаях расследования инцидентов и нарушений именно видео является самым неопровержимым свидетельством, которое практически невозможно сфальсифицировать. Все, что делал пользователь в любой момент времени, можно просмотреть. Запись видео маркируется различными способами: по набранным ключевым словам, по запущенным приложениям, по открытым сайтам, по совершенным нарушениям и т. д. Видео записывается с максимальным битрейтом 1 кадр в секунду. Оно сохраняется на «Сервере» Kickidler, а также на любом аппаратном хранилище, которое можно подключить. Примерный объем видео 8-ми часового рабочего дня одного сотрудника составляет 1–1,5ГБ (при использовании стандартных офисных и интернет-приложений).
Просматривать видео можно нажав на кнопку Play. Доступен просмотр как в обычном, так и в ускоренном режиме, а также перемотка с помощью «бегунка» по временной шкале.
Допустим, нам не нужно просматривать все видео работы пользователя за день, а нужно просмотреть, в чем заключались его нарушения, зафиксированные системой, которые были заранее настроены в виде соответствующих триггеров. Например, можно посчитать нарушением посещение пользователем в рабочее время социальной сети «ВКонтакте» (vk.com). Чтобы проверить, чем именно занимался пользователь на данном ресурсе, следует нажать на кнопку «Открыть панель нарушений» и выбрать указанный триггер для просмотра данных только по нему. В результате можно понять, посещал ли сотрудник профильное профессиональное сообщество, либо использовал соцсеть в развлекательных или личных целях. Как мы уже говорили выше, одновременно с просмотром видео, в меню «Запущенные приложения» обновляется список запущенных в тот же момент программ и открытых веб-страниц, а также строка кейлоггера. Любой фрагмент видео можно вручную сохранить на ПК для последующего просмотра и работы с ним.
Часто возникает необходимость убедиться в том, писал ли пользователь конкретные ключевые слова. Для этого нужно выбрать его Рабочий стол, а затем зайти во вкладку «кейлоггер» и в строке поиска набрать искомое слово или фразу. Если слово или фраза были написаны, система покажет, в какое время, и в каком приложении это было сделано. После этого можно выбрать в «Панели нарушений» указанное приложение и период времени, и посмотреть, в каком контексте были написаны данные слова и фразы.
Для настройки записи видео необходимо выбрать вкладку «История» и нажать на кнопку «Изменить настройки». В окне «Смена периода и сотрудника по приложению» нужно будет выбрать сотрудника, видео с экрана которого будет записываться, указать период и шаг записи (минимум 1 кадр в секунду, максимум 1 кадр в 2 часа).
Учет рабочего времени
Система включает в себя набор функций, позволяющих учитывать время, отработанное каждым сотрудником, составлять табель рабочего времени и показывать его как самим сотрудникам, так и руководителям. Прежде всего, для этого нужно настроить график работы сотрудников. Чтобы сделать это, следует зайти на «Сервер» Kickidler через веб-интерфейс и перейти в меню «Сотрудники» и выбрать вкладку «Производственный календарь». По умолчанию в «Календаре» уже установлено время рабочего дня с 9 до 18 часов. При необходимости можно настроить режим для всех рабочих дней компании, для отдельных рабочих дней, для отдельных подразделений и сотрудников.
Если в компании предусмотрено фиксированное время обеденного перерыва, например с 14 до 15 часов, можно указать и его. В этот период также собирается информация об активности пользователя, однако в отчетах по использованию рабочего времени она не демонстрируется. Чтобы посмотреть, как работали все сотрудники в течение заданного периода времени (недели или месяца), необходимо выбрать в главном меню пункт «Отчеты» и подпункт «Табель рабочего времени». Формируется сводная таблица по всем сотрудникам, в которой отчетливо видно, сколько дней и часов проработал каждый из них.
Отпуска, больничные и прогулы также подсвечиваются в этой таблице. Разработчики Kickidler готовят к выпуску открытый API, с помощью которого систему можно будет интегрировать со сторонними продуктами, например с решениями на платформе «1С», отвечающими за кадровый учет и расчет заработной платы.
Для получения более детальной информации нужно будет выбрать в меню «Отчеты» подпункт «Отчет по рабочему времени». В нем можно увидеть такие данные по каждому сотруднику, как общее время и количество опозданий, общее время и количество ранних уходов с работы, общее время в часах, проведенное на работе, а также отпуска, прогулы и больничные.
При этом началом рабочего дня считается включение рабочего компьютера или авторизация на нем, а завершением - выключение или переход машины в спящий режим, либо длительный период неактивности, который можно настроить.
Анализ продуктивности
Сотрудник может проводить за компьютером полный рабочий день, и даже больше. Однако есть еще и такой параметр, как продуктивность. Он складывается из того, в каких приложениях работал пользователь в течение дня, сколько времени он на это потратил, какие сайты он посещал и т. д. Система Kickidler умеет посекундно рассчитывать продуктивность каждого сотрудника и формировать соответствующий рейтинг по отдельным подразделениям, либо по всей компании. Продуктивным на 100 процентов в течение рабочего дня не может быть даже робот, поскольку роботы ломаются и «зависают», не говоря уже о человеке. Поэтому администратор системы может установить нормы продуктивности в процентах для каждой профессии или категории специалистов, работающих в компании. Как определить такую норму? Разработчики Kickidler рекомендуют в течение тестового периода провести мониторинг работы нескольких сотрудников одной профессии, например менеджеров по продажам, а затем, на основании этого мониторинга установить соответствующие нормы продуктивности. Чтобы настроить оценку продуктивности, нужно зайти в веб-интерфейс «Сервера» Kickidler, проследовать в меню «Сотрудники» и выбрать вкладку «Продуктивность». Здесь можно выставить оценку каждому сайту и приложению, которые сотрудник использовал.
Разработчики также предлагают около пятисот преднастроенных триггеров продуктивности. В это число входят как приложения, так и сайты. Если в компании уже разработаны собственные списки продуктивности, можно отключить настройки «из коробки», сделав все преднастроенные сайты и приложения «непродуктивными», а затем загрузить в систему свой собственный список. Чтобы правильно настроить список, необходимо будет провести предварительный анализ работы каждого сотрудника. К примеру, один пользователь читает на Facebook личные страницы или сообщества с котиками, для него использование этой соцсети можно установить, как «непродуктивное». Другой пользователь просматривает профессиональные паблики и общается с коллегами по рабочим вопросам. Для него лучше установить статус использования Facebook, как «продуктивный». Список ресурсов можно редактировать не только на «Сервере», но и во «Вьювере». Допустим, руководитель увидел, что пользователь работает в приложении Telegram в непродуктивных целях. Для него сразу же можно изменить статус этой программы на «непродуктивный». Если же сайт или приложение может использоваться, как в продуктивных, так и непродуктивных целях (например, Google.com), то ему рекомендуется присваивать статус «Нейтрально».
Отчеты и рейтинги
Администратор системы Kickidler может получать отчеты о работе сотрудников в течение дня или другого периода времени. Отчеты подразделяются на «Базовые» и «Расширенные». Для просмотра полного набора отчетов в веб-интерфейсе «Сервера» выберите меню «Отчеты» и подпункт «Базовые отчеты». Отчеты можно просматривать и во «Вьювере», однако там доступно только три базовых отчета.
Отчет по рабочему времени позволяет увидеть, сколько времени сотрудник провел в той или иной программе, на той или иной веб-странице, либо общее время, проведенное за ПК. Отчет по эффективности тоже отображает время, проведенное в приложениях и на веб-страницах, но уже в соответствии с оценками эффективности (продуктивная, непродуктивная и нейтральная активность). На специальных линейных диаграммах наглядно видно, сколько в течение дня сотрудник занимался непродуктивной активностью, сколько продуктивной, сколько нейтральной, а сколько времени пребывал в бездействии. Диаграмма может учитывать как все время суток, так и только рабочие часы. При нажатии на кнопку «Подробный отчет» можно посмотреть детали, из которых складывается шкала продуктивной, непродуктивной и прочих активностей или бездействия пользователя. Важно отметить, что информация об активности пользователей обновляется в режиме реального времени, а не раз в сутки, как во многих конкурирующих продуктах. Оперативное обновление особенно полезно в тех случаях, когда сотрудники заняты срочной задачей, которую необходимо решить в течение одного или нескольких часов.
Отчет по динамике позволяет оценить использование компьютеров пользователями. Он формируется в виде столбчатой диаграммы. Зеленым цветом выделена продуктивная активность пользователя. Желтым цветом – нейтральная активность, а серым – активность без какой-либо категории.
Если у пользователей слишком большая часть столбцов выкрашена в серый или желтый цвет – это повод заняться категоризацией приложений и сайтов.
Отчет по динамике помогает выявлять закономерности в поведении сотрудников в течение рабочей недели. К примеру, можно определить периоды спада активности пользователей и проводить в это время совещания, мотивационные мероприятия или тимбилдинги.
Нагляднее всего выглядит отчет «Детали дня». Он относится к расширенным отчетам. Его можно сформировать в веб-интерфейсе «Сервера», зайдя в меню «Отчеты» и подпункт «Детали дня». В круговых диаграммах показана активность и бездействие каждого сотрудника, а в столбчатых - показатели эффективности, в соответствии с ранее настроенными параметрами.
На основании рейтингов эффективности работы сотрудников можно поощрять лучших и «подтягивать» отстающих. Рейтинги также формируются на «Сервере» Kickidler. Для этого нужно зайти в меню «Отчеты» и выбрать подпункт «Рейтинг сотрудников».
Здесь можно собрать рейтинг по всей компании, и по отдельным подразделениям. Можно сравнить сотрудников по продуктивной и непродуктивной работе, по нейтральной активности и по бездействию.
К расширенным относится и отчет по используемым приложениям. Он помогает оценить, сколько времени каждый сотрудник провел в том или ином приложении, как продуктивном, так и непродуктивном.
Самоконтроль
Наиболее ответственные, либо удаленно работающие сотрудники, с помощью системы Kickidler могут контролировать сами себя. Эту функцию может для них включить администратор на «Сервере». Для этого нужно в веб-интерфейсе «Сервера» выбрать пункт «Сотрудники» и зайти во вкладку «Kickidler самоконтроль». В этой вкладке следует включить опцию «Показывать интерфейс самоконтроля сотруднику», а затем включить или оставить выключенными отдельные элементы, как, например, разрешение сотруднику приостанавливать сбор статистики, то есть включать и выключать «Граббер». В результате сотрудник видит круговую диаграмму, иллюстрирующую его активность, а также получает уведомления о непродуктивной активности
Функцию самоконтроля можно активировать как для всей компании, так и для отдельных подразделений и сотрудников.
Уведомления
По каждому случаю аномальной активности или бездействия пользователя может быть сформировано уведомление. Под аномальной активностью подразумевается любое нестандартное поведение: посещение того или иного сайта, запуск определенного приложения, подключение флэш-накопителя с чтением или записью данных на него, любая непрерывная активность, длящаяся дольше заданного периода времени. Для настройки уведомлений в веб-интерфейсе «Сервера» следует выбрать пункт «Настройки» и подпункт «Нарушения и уведомления». Пользователь получает уведомления в виде всплывающих сообщений (поп-апов).
А руководитель может настроить получение уведомлений их по электронной почте.
Также система формирует отчет по уведомлениям. Отчет содержит сводную информацию по всем сотрудникам: кто и как часто нарушал рабочий режим, и как именно.
В систему уже встроено множество типичных триггеров нарушений, но поддерживается создание новых. Для настройки нового нарушения требуется указать группу (например «Развлечения»), категорию (например «Веб-страница») и таймер (мгновенный, непрерывный, суммарный).
Мгновенный таймер фиксирует сам факт нарушения (запуск приложения, посещение веб-сайта), непрерывный срабатывает на факт нарушения, зафиксированный в течение определенного периода времени, суммарный таймер отреагирует, если пользователь в течение заданного периода находился в нежелательном приложении или на сайте больше определенного времени (например, более 30 минут в течение дня или более 5 минут в течение часа).
После того, как нарушение создано, для него создается уведомление. Созданное уведомление нужно включить на автоматическое срабатывание.
Удаленное управление
СУРВ Kickidler позволяет не только наблюдать за пользователями и фиксировать их работу на ПК, но и, в случае необходимости, вмешиваться и перехватывать управление компьютером, чтобы предотвратить нарушение, происходящее именно в данный момент. Руководитель из «Вьювера» может открыть экран провинившегося сотрудника и заблокировать ему клавиатуру, мышь, буфер обмена, либо вмешаться в процесс работы, закрыв приложение или сайт. Подобная функция будет полезна также специалистам технической поддержки при оказании помощи внутренним пользователям, то есть самим сотрудникам компании.
Какие задачи позволяет решить СУРВ
Системы учета рабочего времени вообще и Kickidler в частности, позволяют решить целый ряд задач. Прежде всего, это повышение эффективности работы сотрудников. Согласно результатам множества исследований, большинство офисных работников продуктивно трудятся над решением рабочих задач всего 3–4 часа в течение рабочего дня, а то и меньше. Остальное время они тратят на «видимость» труда: личные дела, посещение развлекательных сайтов и социальных сетей и т. д. Проблему можно решить разными способами, такими как мотивация, проведение занятий по тайм-менеджменту, наконец - блокировкой мешающих работе ресурсов и приложений. Что из этих мер даст лучший результат, можно убедиться протестировав работу системы учёта рабочего времени в «боевых» условиях.
Специалистам по HR и непосредственным руководителям недавно принятых на работу сотрудников данные из СУРВ позволят понять, как новичок проходит испытательный срок. Ведь документированные показатели всегда нагляднее, чем субъективные оценки. С другой стороны, СУРВ помогают «приглядывать» за сотрудниками, собирающимися увольняться в ближайшем будущем, чтобы они не «прихватили» базу клиентов и другие чувствительные корпоративные данные. Можно сказать, что они даже способны заместить и дополнить часть функций DLP-систем, защищающих от внутренних утечек информации.
Также СУРВ-решения помогают создавать благоприятный моральный климат в коллективе. Каждый сотрудник знает, что его рабочую активность будут оценивать исключительно объективно, на основании данных о его активности, полученных из программы мониторинга сотрудников. Для сотрудников, заинтересованных в саморазвитии и профессиональном росте, такая программа может стать стимулом, помогающим смело идти «вверх» и не отвлекаться на постороннее. Полезны такие решения и для ИБ-служб, поскольку они помогают предотвратить утечки конфиденциальной информации, как случайные, так и намеренные.
Современный руководитель нередко тратит время на рабочие совещания и планерки, на которых подчиненные отчитываются о своей работе за день, за неделю и т. д. Использование СУРВ дает возможность либо вовсе отказаться от таких совещаний, либо свести их время к минимуму. Но самое лучшее, что могут дать системы учёта рабочего времени самим сотрудникам — это широкие возможности по самоконтролю, а также рекомендации по более оптимальному и продуктивному использованию рабочего времени.
В качестве конкретного примера, как система онлайн-мониторинга компьютеров сотрудников влияет на прибыль компании, расскажем о проекте по внедрению Kickidler в польском интернет-магазине рыболовных товаров из г. Кракова. Весной 2020 года все его сотрудники в связи с пандемией коронавируса были переведены на дистанционный режим работы. При этом в Польше вырос внутренний туризм, в том числе интерес к рыбалке, по причине закрытия внешних границ. Вместе с тем, при переводе сотрудников в удаленный режим, доля отказа покупателей от сделки выросла с 20 до 30 процентов. В результате внедрения системы и выявления недостаточно активных сотрудников (с которыми была проведена беседа), процент отказов от сделки упал до 15, то есть стал вдвое ниже. А это реальные деньги и реальная экономия.
Стоимость
В заключение остановимся на стоимости лицензий Kickidler. Напомним, что всем новым пользователям системы доступен тестовый период, в течение которого они абсолютно бесплатно могут изучить и начать применять на практике все имеющиеся функции. В дальнейшем тестовый период может быть продлен. Полный контроль одного компьютера, если приобрести лицензию на 1 месяц, будет стоить 600 рублей. Однако Kickidler предлагает гибкую систему скидок в зависимости от срока действия лицензий. Наблюдение за одним компьютером в течение года будет стоить 3960 рублей (330 руб/мес), а трёх лет – 7920 рублей (220 руб/мес). Все это время пользователь будет получать техническую поддержку и все обновления. Более полная информация имеется на сайте разработчика. Помимо продажи лицензий, разработчики Kickidler обучают заказчиков работе с СУРВ на основе накопленного опыта российских и зарубежных клиентов, проводят исследования и активно публикуют наиболее интересные практические примеры использования системы.
