«РН-Энерго» ускорил обработку первичных документов с внедрением Abbyy FlexiCapture

Компания «РН-Энерго» завершила в конце 2015 года проект по автоматизации работы с первичными документами. Благодаря внедренной системе потокового ввода данных и документов Abbyy FlexiCapture время на обработку документов в «РН-Энерго» сократилось в 5 раз. Также при том, что количество документов в «РН-Энерго» за последний год увеличилось до 10 тыс. в месяц, компании не потребовалось расширять штат.

Раньше ежемесячно сотрудникам бухгалтерии «РН-Энерго» приходилось обрабатывать более 5 тыс. первичных документов: договоров, накладных, счетов-фактур, актов и т.д. Ручная сортировка, составление реестров передачи-возврата документов отнимала массу времени и человеческих ресурсов. Этими рутинными задачами были заняты сразу 2 отдела: бухгалтерия и отдел входного контроля и обработки первичной документации.

В итоге руководством компании было принято решение автоматизировать работу с первичными документами. Для этой цели в «РН-Энерго» выбрали систему Abbyy FlexiCapture, которая отвечала всем требованиям компании. Важную роль в принятии решения сыграли быстрота, качество и автономность работы системы. С помощью технологий Abbyy удалось оптимизировать сортировку документов и добавить возможность сохранять их в электронных форматах, соответствующих требованиям Инспекции Федеральной налоговой службы России. Также сотрудники компании могут отслеживать выполнение требований договоров и вести допретензионную работу с клиентами. Это стало возможно благодаря автоматическому извлечению данных из документов и экспорту их в систему бухгалтерского учета для контроля поступления оригиналов от потребителей.

По отзыву «РН-Энерго», в результате внедрения удалось сократить трудозатраты работников на обработку входящей и исходящей документации. Раньше один сотрудник тратил 5 дней в месяц на обработку всех документов, а теперь для этого нужно меньше 1 дня. В будущем планируется автоматизировать обработку документов, передаваемых поставщиками по электронной почте, а также функции документооборота и формирования заявок на оплату по счетам поставщиков.

«Растет количество регионов нашего присутствия и клиентов, а следственно, растет и объем документов, с которыми мы работаем: договоры, накладные и т.д. Очевидно, что обработать всю документацию вручную крайне трудоемко. Благодаря решению Abbyy мы получили удобный инструмент для решения этой задачи. Уже сейчас стало понятно, что он позволяет эффективно автоматизировать весь процесс и значительно увеличить скорость работы», — заявил Аркадий Саховский, заместитель генерального директора по экономике и финансам «РН-Энерго».