Проект

Softline автоматизировала работу с документами для ГК «Гулливер»

Заказчики: Гулливер и Ко Торговый дом (Gulliver Group)

Москва; Торговля

Подрядчики: Softline (Софтлайн)
Продукт: Directum RX
На базе: Directum (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2020/09 — 2021/03
Технология: BPM
подрядчики - 469
проекты - 6129
системы - 461
вендоры - 306
Технология: HRM
подрядчики - 464
проекты - 4240
системы - 402
вендоры - 289
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
подрядчики - 1139
проекты - 14480
системы - 1781
вендоры - 1002
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

2021: Внедрение СЭД Directum RX

Компания Softline 3 июня 2021 года сообщила о внедрении системы электронного документооборота Directum RX в ГК «Гулливер». Реализация проекта позволила заказчику полностью автоматизировать процесс работы с договорной, нормативно-методической и организационно-распорядительной документацией и оптимизировать работу с контрагентами.

В ГК «Гулливер» входит сеть супермаркетов «Гулливер», торговая сеть «Победа», представленная в 26 субъектах РФ, а также офисные подразделения, 2 логистических центра, 1 автотранспортное предприятие, собственное производство «Фабрика Кухня». Рост бизнеса неизбежно связан с ростом количества договоров, и в 2020 году перед руководством компании встала необходимость полностью перестроить, автоматизировать работу с документами в подразделениях компании. Партнером в реализации проекта стала компания Softline.

Команде проекта предстояло сократить время на создание и обработку документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников за счет автоматизации процессов управления документооборотом, снизить влияние человеческого фактора — сократить количество ошибок при оформлении документов.

Эксперты провайдера предложили заказчику оптимизировать работу за счет внедрения системы Directum RX. Одна из особенностей платформы — это наличие большого перечня готовых модулей и технических решений, которые позволяют не только автоматизировать канцелярию, но и перейти на цифровое взаимодействие в кадровых процессах, повысить эффективность коллективной работы с информацией в договорной и торговой деятельности, начать безбумажный документооборот с контрагентами с обеспечением юридической значимости таких операций.

В ходе проекта Softline помогла ритейлеру автоматизировать проверку контрагентов на благонадежность, согласование договорных документов, работу организационно-распределительной и нормативной документацией. Произведена интеграция Directum RX с системами , Run Retail, Active Directory.

Все входящие договоры автоматически выгружаются в систему, а исходящие составляются в пару кликов на основе готовых шаблонов. Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект. Система способна самостоятельно выбирать подходящие шаблоны договоров, систематизировать входящие документы при помощи интеллектуального механизма распознавания и автоматически заполнять электронные карточки. СЭД, используя предварительно заданные настройки, подсвечивает факты, на которые стоит обратить внимание, выделяя риски разного типа отдельными маркерами, чтобы облегчить поиск.Банковская цифровизация: ускоренное импортозамещение и переход на инновации. Обзор и рейтинг TAdviser 13.2 т

В результате реализации проекта работа ГК «Гулливер» с договорами была переведена на электронные рельсы. Заказчик может работать внутри сервиса с 43 видами договоров, 27 видами доп. соглашений и 52 правилами согласования. В систему уже занесено 7000 документов, доступ предоставлен для 885 сотрудников. Для согласования документов используется электронная подпись, выдаваемая внутри организации с начала работы. Вся информация о контрагентах хранится внутри карточек, которые постоянно пополняются новыми сведениями, и внутри которых можно полностью отследить историю взаимоотношений с тем или иным партнером.

«
«Для любой организации важно грамотно выстроить работу с договорами. Именно от этого зависит качество взаимоотношений с партнерами и контрагентами. Чем крупнее бизнес, тем больше документов приходится обрабатывать его сотрудникам ежедневно. Если не автоматизировать этот процесс, неизбежно возрастает риск ошибок и задержек согласования. С новыми инструментами Directum наши заказчики могут существенно упростить подготовку проектов договоров и сопутствующих бумаг, отслеживать все этапы согласования и подписания, осуществлять поиск документов и формировать досье в единой системе. Так работа становится управляемой и предсказуемой, а бизнес — более эффективным», — рассказала руководитель направления СЭД/ECM компании Softline Полина Дуйкова.
»

«
«Ранее инструменты ЭДО сводились только к ведению реестров в Excel. Необходимость в автоматизации возникла в связи с динамично растущим объемом документооборота и развитием компании с учетом удаленности регионов присутствия. Предложенное Softline решение полностью соответствовало выставленным бизнес-требованиям, часть процессов были разработаны с нуля и поставлены на рельсы под конкретные потребности компании. Что особенно важно — оценка реализации любого вопроса являлась не просто формальным решением, предоставленным по шаблону, она всегда сопровождалась качественным анализом и консультацией, помощью в решении возникающих трудностей. "Гулливер", безусловно, планирует развитие системы в нескольких направлениях. Прежде всего, это внедрение квалифицированной подписи в ЭДО при обмене с КА и интеграция с 1С:ЗУП для реализации КДП», — рассказал менеджер проектов компании «Гулливер» Елена Долгова.
»