Valtec заменил Confluence на российскую систему управления знаниями Naumen KMS

2022: Итоги внедрения Naumen KMS

Российский производитель инженерной сантехники Valtec внедрил в техническом департаменте систему управления знаниями Naumen Knowledge Management System (Naumen KMS). Данная база знаний оптимизировала работу отдела, повысив производительность сотрудников. Продукт Naumen заменил в компании решение Confluence от ушедшего из России иностранного ИТ-вендора Atlassian. Об этом 16 марта 2023 года сообщила компания Naumen.

На основе Naumen KMS в организации создали полноценную базу знаний: она объединяет материалы, используемые для технической поддержки, разработки и внедрения новой продукции, а также данные экспертиз и лабораторных исследований. Решение помогло ускорить поиск внутренней информации и управлять версионностью документов, благодаря чему техническая поддержка и контроль качества продуктов стали работать эффективнее.

Раньше мы управляли знаниями в системе Confluence, но ее функциональных возможностей было недостаточно, из-за чего часть контента хранилась в папках на локальных дисках. Платформа Naumen KMS, которую мы выбрали в качестве альтернативы, оказалась многофункциональной и простой в освоении. С ее помощью мы оптимизировали работу технического департамента, — отметил Дмитрий Жигалов, технический директор VALTEC.

Встроенные шаблоны в решении Naumen KMS помогают сотрудникам экономить время при работе с каталогом продукции. Они систематизируют контент и могут распределять по соответствующим разделам части одного материала — например, «Артикулы», «Этикетки и упаковка», «Разработка», «Испытания и контроль качества». Поисковая система, работающая по аналогии с сервисами Яндекс и Google, позволяет инженерам технической поддержки за несколько секунд находить ответы на сложные вопросы в продуктовых материалах и документах, например, в ГОСТах.

Наполнением базы знаний и управлением информацией занимаются все сотрудники VALTEC. Конструкторы, маркетологи, технические писатели, инженеры и другие специалисты, участвующие в разработке новых продуктов и доработке существующих, ведут на платформе Naumen KMS соответствующую документацию и могут как переключаться между разными версиями документов, так и видеть обновления в персонализированной ленте уведомлений.

Хороший проект подразумевает не только внедрение ИТ-системы, но и построение процессов по управлению знаниями с учетом специфики бизнеса. Важно, чтобы все задействованные сотрудники были в курсе обновлений контента и понимали, что в базе знаний можно найти любую нужную информацию. Наша команда с помощью продукта Naumen KMS помогает выстроить такие процессы, и это позволяет избежать ситуаций, когда, например, одни и те же документы переписывают по несколько раз, — прокомментировал Сергей Попов, директор департамента контактных центров и роботизированных систем Naumen.

Спустя восемь месяцев с момента внедрения Naumen KMS базой знаний пользуются 100% сотрудников технического подразделения. В ближайшее время VALTEC планирует подключить к платформе отдел продаж, поставщиков и клиентов.