ЦФТ МГУ имени М.В. Ломоносова расширил сферу использования электронного архива

В связи с активной работой центра финансовых технологий Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова и постоянно растущей базы клиентов и партнеров руководством было принято решение автоматизировать разработку и хранения первичной документации центра. Также родилась идея хранения не только своей первичной документации, но и документации ряда компаний, которым оказалась интересна данная услуга.

В основе деятельности центра лежат: научные исследования и разработки в области общественных и гуманитарных наук, практическое применение (внедрение) результатов интеллектуальной деятельности, исключительные права на которые принадлежат МГУ имени М.В. Ломоносова, а также деятельность по созданию и использованию баз данных и информационных ресурсов, создание и сопровождение электронного архива финансовой документации.

В рамках поставленных задач руководством IT – отдела был проанализирован рынок предложений подобных систем хранения. После проведения ряда консультаций в качестве такой платформы хранения была выбрана система ЭТЛАС, позволяющая легко совместить электронный архив первичной документации с электронными архивами других контрагентов. Более того, в ходе изучения системы IT- специалисты ЦФТ пришли к выводу, что можно не ограничиваться архивом первичной документации, а сформировать полноценный архив всех документов компании, тем самым сформировать единое информационное пространство. В ходе реализации данного проекта сотрудники ЦФТ самостоятельно построили структуру хранилища документов под каждого контрагента, полностью изолировав сегменты архива для каждого из них. Завели всех пользователей, разбили на группы и установили для них права доступа к своим сегментам. В то же время администратор системы в одном месте может контролировать все архивы контрагентов и собственный архив документов. Таким образом данная реализация позволила компании ЦФТ МГУ имени М.В. Ломоносова реализовать мульти архив хранения документов и сильно сэкономить средства контрагентов на приобретение лицензий и дорогостоящих серверов для хранения данных.

Развитие проекта

9 декабря 2016 года компания "Этлас-Софт" сообщил о расширении функционала электронного архива ЭТЛАС в ЦФТ МГУ имени М.В.Ломоносова.

После шести месяцев эксплуатации архива документов, в центре финансовых технологий Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова появилась потребность решения двух дополнительных задач:

• ускорить ввод документов в систему посредством автоматического распознавания атрибутов регистрируемых документов
• интегрировать электронный архив с бухгалтерской информационной системой.

Для решения первой задачи в системе действует модуль автоматического распознавания атрибутов документов, который помогает ускорить импорт документов в систему. Модуль ориентирован на массовый скоростной ввод документов. Импорт может выполняться из набора сканированных изображений на локальном диске и со сканера с автоподачей, поддерживающего протокол TWAIN.

Специалисты Этлас-Софт настроили правила распознавания платежных поручений с последующим автоматическим заполнением атрибутов карточки документа:

• «Наименование документа»,
• «Номер документа»,
• «Дата документа»,
• «Сумма документа»,
• «Плательщик»,
• «Получатель»,
• «Содержание документа».

Согласно сообщению пресс-службы подрядчика в проекте, реализация такого механизма помогла заказчику сократить время обработки платежных поручений примерно в 20 раз.

Для взаимодействия электронного архива с бухгалтерской информационной системой установлен и настроен модуль интеграции со сторонними приложениями, который помогает автоматизировать импорт и экспорт документов с атрибутами карточки, справочников, статистических данных в формате XML, автоматизировать запуск пользовательских сценариев на сервере системы, которые помогают организовать правила обмена данными.